Una organización eficiente con la automatización de procesos

Una organización eficiente con la automatización de procesos

Cuando una empresa empieza a adquirir cierta complejidad en cuanto a su número de documentos, movimientos financieros, relaciones con sus clientes… se hace necesaria una organización eficiente. Y la gestión de procesos es uno de los mejores sistemas de organización empresarial que nos permite controlar recursos materiales, financieros, humanos y tecnológicos. La implantación de plataformas de Business Process Management (BPM), con la automatización de procesos, nos ayudará a organizarlo todo de manera fácil y sencilla.

Se considera proceso un conjunto de actividades que se realizan de manera coordinada para conseguir un determinado objetivo. Cada uno de estos procesos incluye flujos de trabajo que deben definirse, monitorizar y supervisar de principio a fin para su adecuada ejecución. Muchos de estos procesos se realizan actualmente de manera manual, con la frecuente pérdida de control, ralentización o errores humanos. Todos los días se programan citas, se revisan documentos, se solicitan aprobaciones sin contar con soluciones de gestión de procesos especializadas que nos ayuden con estas tareas.

Cada sector empresarial se encuentra con sus propios desafíos a la hora de gestionar sus procesos. El sector de la salud tiene su caballo de batalla con la gestión de registros, datos sensibles como historias clínicas y firmas electrónicas. El sector de los servicios financieros centra sus necesidades en la automatización de transferencias de débito y crédito, y sistemas de pago. Mientras que el sector retail requiere la automatización integrada con sistemas CRM y ERP que gestionan desde la estrategia de marketing hasta temas logísticos.

Automatización de procesos

Las soluciones de BPM permiten conectar personas, procesos y datos a lo largo de toda la empresa para que el trabajo se realice de manera rápida y eficiente, ahorrando tiempo, dinero y mejorando la satisfacción de los clientes. Además, permite a los usuarios realizar un seguimiento del estado de los procesos de principio a fin en tiempo real, obteniendo un mayor control. Cada transferencia de información y datos quedará debidamente documentada para su posterior análisis.

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La empresa debe definir los procesos que tienen lugar en cada departamento (estratégicos, operativos y de soporte) y establecer las interrelaciones entre los mismos. Con una plataforma de automatización de procesos podrá dibujar un diagrama con todos los elementos implicados, estableciendo líneas de conexión para establecer las acciones requeridas. El objetivo de automatización de procesos es alcanzar una mayor calidad en las tareas realizadas con menos esfuerzo, quedando siempre claros los flujos de trabajo y las tareas y responsabilidades de cada uno de los implicados en el workflow. Todo de manera fácil y sencilla.

Cuando esté todo listo podremos ejecutarlo y tras monitorizarlo, ajustarlo todas las veces que sea necesario para su correcto funcionamiento. Y todo ello, sin programar ni una sola línea de código.

Toni Sansaloni
toni.sansaloni@auraportal.com

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