Teletrabajo llevado a la práctica.

Teletrabajo llevado a la práctica

Hoy en día muchas organizaciones están adaptando sus modelos de operaciones para llevar el teletrabajo a la práctica y beneficiarse de las numerosas ventajas que les ofrece.

El teletrabajo significa trabajar de forma remota, desde casa u otro lugar fuera de la oficina, y no debe confundirse con el freelance autónomo, que es un acuerdo de trabajo entre una empresa y un empleado.

Como es lógico, no todos los trabajos pueden ser realizados desde casa. Pero, incluso en el caso de que nuestro modelo de trabajo lo permita, será necesario encontrar una fórmula que nos posibilite tener el máximo nivel de interacción, comunicación y trazabilidad de las tareas.

Sin embargo, esta circunstancia no debe ser un obstáculo. En la actualidad, ya existen muchas empresas de ámbito internacional que utilizan estrategias de teletrabajo para contactar con sus empleados o colaboradores en otros países, y que podemos tomar como modelos.

Beneficios teletrabajo

El teletrabajo es una modalidad que ha llegado para quedarse y que está contribuyendo a mejorar la productividad de las empresas. Facilitar el teletrabajo impacta directamente en el grado de satisfacción del empleado y fortalece su identificación con los valores de la empresa.

Por otra parte, la modalidad de teletrabajo permite a las empresas contratar a los mejores, estén donde estén.

Este comentario, atribuido a una persona que ya realiza teletrabajo, y que podemos encontrar en otros artículos en internet es muy significativo al respecto:

«Para mí, lo mejor es el silencio. Y poder evitar interrupciones cuando lo necesitas. Y la posibilidad de elegir tu horario, dentro de unos límites razonables, para conciliar con la vida personal (…). Poder vivir donde quieras, trabajando para empresas de primer nivel, es lo mejor del teletrabajo en sí. Y diariamente ahorras mucho tiempo y dinero en desplazamientos».

Consideraciones previas teletrabajo llevado a la práctica

El presentismo ya no funciona. Hoy en día se necesita que la gente sea creativa, y las empresas deben aprender a confiar en sus trabajadores, porque la tecnología permite ser flexible y que el empleado organice su propio tiempo.

Tanto la empresa como el trabajador tienen que poner de su parte y encontrar mecanismos que les permitan mantenerse en contacto. Para ello, algunos profesionales están optando por realizar reuniones presenciales, o bien acudir a la oficina al menos una vez a la semana. Esta práctica les ayuda a romper la rutina que supone estar siempre encerrado entre cuatro paredes y les permite seguir manteniendo el contacto con antiguos compañeros de oficina.

Las empresas deben aprender a trabajar por objetivos y no por horas.

No podemos aplicar normas de gestión del siglo pasado si queremos atraer, o retener, a profesionales de talento. Las relaciones laborales también han cambiado, y la gestión por confianza está ganando peso a la gestión presencial.

Preparando tu equipo de trabajo

A la hora de abordar el paso del trabajo en la oficina al teletrabajo, los jefes de equipo deben tener claras una serie de pautas que vamos a detallar.

En primer lugar, es importante definir bien los objetivos que se esperan. Si es necesario, se establecerán reuniones semanales para revisar las entregas y resultados obtenidos. Es importante confiar en tu equipo y darle responsabilidades para involucrarlo y permitirle crecer.

Por otra parte, hay que ayudar a generar el sentido de pertenencia al equipo de todos los miembros. Crear un grupo de WhatsApp donde compartir cosas de trabajo, pero también cosas divertidas o personales ayudará a generar este sentimiento.

En la medida de lo posible, es conveniente organizar reuniones presenciales para debatir temas comunes, conocer el trabajo que está realizando cada uno de los miembros del equipo y estrechar lazos personales.

Será necesario que se definan unos horarios para que el resto del equipo conozca la disponibilidad de cada uno de sus compañeros. El horario de las personas que se relacionan directamente con clientes deberá ajustarse en la medida de lo posible al horario de estos.

Por último, es importante compartir los logros del equipo. El reconocimiento al trabajo de los integrantes del equipo no debe estar mermado por la distancia física.

Organización

Hoy en día las organizaciones de todo el mundo están en plena fase de transformación digital y están adaptando sus procesos para incoporarlos a esta nueva realidad. El propósito de esta conversión es obtener soluciones digitales que faciliten las transacciones y la comunicación entre los clientes, proveedores y todo el entorno relacionado con la organización.

Como consecuencia de este trabajo, muchas empresas poseen capacidad y medios para trabajar a distancia. Sin embargo, a nivel organizacional, es muy importante coordinar toda la secuencia de actividades y generar un flujo del proceso de negocio. Al fin y al cabo, formamos parte de un equipo y nuestro trabajo es colaborativo.

Low Code y teletrabajo llevado a la práctica

Una herramienta Low-Code nos permitirá digitalizar el proceso y asignar las distintas tareas que serán ejecutadas por personas o por elementos de software como un RPA o herramienta de IA.

Cuando estas tareas deban ser ejecutadas por una persona, el sistema se encargará de enviar las tareas correspondientes al empleado que deba ejecutarla. En caso de que se trate de un proceso de gestión documental, se podrán incluir los documentos a consultar o modificar dentro de la propia tarea.

AuraPortal crea valor para su empresa

Además, con este tipo de herramienta, la información crítica de la empresa siempre estará centralizada y se podrá acceder a ella, de forma segura, desde cualquier lugar utilizando cualquier tipo de dispositivo: móvil, tablet, etc.

Por otra parte, también podremos mantener un calendario para sincronizar eventos y enviar alertas y mensajes. Herramientas como AuraPortal, además, permiten integraciones con plataformas de correo electrónico, calendario y videollamadas.

Finalmente, cabe resaltar que, al digitalizar nuestros procesos, siempre vamos a tener una gran trazabilidad de los mismos, y que los datos registrados nos van a permitir mejorar nuestros análisis.

Conclusiones finales

Pasar de un modelo de trabajo presencial a un modelo basado en el teletrabajo conlleva una serie de retos tanto para el trabajador como para el líder del equipo. Teletrabajar implica cambiar viejos esquemas de trabajo que solo tienen en cuenta las horas que se pasan en la oficina y la puntualidad por otros valores, donde lo que tiene verdadera importancia es el trabajo por objetivos.

Especialmente al principio, puede ser aconsejable aplicar el teletrabajo de forma gradual, combinando días de trabajo presencial con días de trabajo remoto. En cualquier caso, algo es seguro: el teletrabajo ha llegado para quedarse.

Tomás Martí
tomas.marti@auraportal.com