Teletrabajo: intranet y extranet

En este artículo vamos a ver cómo las tecnologías de intranet y extranet ya están ayudando a muchas organizaciones en su trabajo diario y cómo esta experiencia está facilitando su adaptación al teletrabajo.

En realidad, no importa si el modelo de trabajo de nuestra empresa es presencial o remoto. La comunicación es fundamental para desempeñar cualquier trabajo, y sin ella no serían posibles las relaciones que mantienen nuestras actividades internas y externas. Por lo tanto, necesitamos un espacio único donde compartir información, herramientas de trabajo e incluso plantear dudas y obtener respuestas. Este espacio de trabajo nos lo proporcionan tecnologías como intranet y extranet.

Por otra parte, en los últimos años y coincidiendo con el desarrollo de las tecnologías, el lugar de trabajo ha ido perdiendo importancia. De hecho, mantener una agenda comercial hoy en día sería misión imposible si no contáramos con tecnologías como Skype o Teams, que nos permiten mantener conversaciones con gente en cualquier parte del mundo.

Reunión de equipo a través de servicios online.

Hoy en día, las reuniones presenciales están quedando como algo a realizar en momentos puntuales y que nos van a servir para dinamizar alguna operación o estrechar lazos con el cliente.

Como vemos, existen nuevas necesidades y nuevos planteamientos para darles respuesta. Si queremos asegurarnos de que tanto proveedores, clientes, empleados remotos o presenciales, interactúen de la forma adecuada, necesitaremos establecer los canales de comunicación adecuados y disponer de una intranet y una extranet que actúen como lugar de encuentro.

¿Qué es una Intranet?

Una intranet es una red interna de una empresa u organización y de uso restringido a los empleados, que se utiliza para compartir información, herramientas de software y otros servicios informáticos que la empresa pone a disposición de sus empleados para ayudarles a realizar sus labores.

La intranet proporciona un único punto de acceso a los recursos internos y externos. La ventaja de trabajar de esta manera es que tanto la información que genera la empresa como los recursos de software que adquiere o desarrolla, están disponibles en un sitio concreto.

Ejemplo de intranet en AuraPortal.

No es necesario enviar un correo con la última actualización de un documento para que un departamento en concreto conozca una operativa específica, ya que toda la información se guarda actualizada en un mismo lugar y queda a disposición de quien la pueda necesitar.

¿Qué es una extranet?

Una extranet es una red privada que permite compartir parte de la información u operativas con usuarios externos: proveedores, compradores, socios, clientes, etc. En realidad, podríamos decir que es una parte de la intranet que compartimos con usuarios que, aunque interaccionan con la organización, no forman parte de ella. El acceso al contenido de esta puede estar limitado por el nivel de acceso que se le asigne al usuario en su autenticación.

Una de las implementaciones más extendidas de las extranets son los servicios al cliente, que en la mayoría de las ocasiones incluyen la posibilidad de descargar contenidos o utilizar servicios FAQ (Preguntas más frecuentes).

Con una extranet eliminamos las barreras geográficas ya que nos posibilitan almacenar y compartir la información, de manera que cualquier empleado o usuario externo autorizado pueda realizar sus tareas sin importar su ubicación física.

Unificando recursos: teletrabajo, intranet y extranet

En resumen, podemos afirmar que tanto intranet como extranet son herramientas imprescindibles si queremos o tenemos la necesidad de trabajar de forma remota, ya que permiten a las empresas unificar el trabajo de sus trabajadores remotos, y garantizar la cooperación necesaria entre todos los miembros del equipo sin importar su ubicación física.

Algunas herramientas Low-Code como AuraPortal, ofrecen un sistema Intranet / Extranet con un workflow de gran potencia basado en tareas que se pueden enviar tanto a empleados como a usuarios externos. Estas tareas pueden estar integradas dentro de un proceso o lanzarse de forma puntual (tareas libres) para gestionar aquellas tareas que, por sus características, no son susceptibles de ser automatizadas. Además, AuraPortal permite compartir información de la intranet de forma que usuarios externos puedan acceder a ella mediante autenticación.

En definitiva, AuraPortal gestiona la comunicación entre los empleados, clientes, proveedores y otros agentes externos, a través de un sistema de flujo de trabajo extremadamente potente, permitiendo compartir toda la información relevante, y asegurando la ejecución de las tareas y el control de la organización, aunque estemos en modalidad de teletrabajo.

Tomás Martí
tomas.marti@auraportal.com