RPA Robot Robotic Process Automation

RPA: Robotic Process Automation – Qué es y cómo nos ayuda

La automatización de procesos mediante robots (Robotic Process Automation en inglés) es toda tecnología orientada al uso de software con el objetivo de disminuir la intervención humana en el uso de aplicaciones informáticas, especialmente en tareas repetitivas que varían muy poco en cada iteración. RPA es un término relativamente nuevo, pero no el concepto que hay detrás, ya que desde hace décadas se han buscado formas de optimizar recursos a través de software que realice funciones específicas en tiempo récord.

Cuando se habla de robots tendemos a pensar en máquinas pesadas que llevan a cabo tareas industriales, principalmente en cadenas de montaje. RPA extrapola ese concepto de automatización a los modelos puramente informáticos, por tanto hablamos de robots software, y es la tendencia que promueve añadir nuevos niveles de calidad y productividad en la estrategia de Transformación Digital de toda empresa.

automatizacion de procesos mediante robots de software

La capacidad de procesamiento de los equipos modernos, así como sus altas posibilidades de conexión e internet, están permitiendo el auge de este tipo de tecnología de automatización. No sólo porque permiten procesar la información mucho más rápido que un ser humano, sino porque pueden conectar diferentes sistemas informáticos entre sí, así como generar documentos, actualizar bases de datos, enviar mails, traspasar datos entre aplicaciones, etc.

Aunque BPM y RPA operan con una lógica de proceso similar basada en eventos, acciones, condiciones y bucles, el contexto sobre el que se aplican es sumamente diferente.

BPM (Business Process Management) tiene como objetivo asegurar que la infraestructura operacional y de procesos del negocio es sólida.

RPA (Robotic Process Automation), en cambio, es usado para acometer tareas tal y como lo haría una persona, pero a una velocidad mucho más elevada; por tanto, opera a un nivel más superficial.

Ambas son relativamente rápidas de implementar, y permiten un ajuste muy versátil ante posibles cambios en los procesos.

BPM puede ser visto como la base sobre la que opera la compañía, aplicando sobre esta tecnología el flujo de trabajo ordenado que integre usuarios, sistemas y datos de una forma coordinada y eficaz, siendo capaz de proveer integraciones nativas con sistemas externos.

RPA, por su parte, permitirá que ciertas tareas dentro del flujo de trabajo de la empresa se acometan en tiempo récord, mejorando notablemente lo tiempos en tareas repetitivas que generen cuellos de botella.

En definitiva, RPA y BPM no están en conflicto la una con la otra. Aunque ambas buscan la optimización de procesos, su área de influencia es diferente, y cada caso requerirá mayor presencia de una o de otra, aunque la mayoría de las veces la mejor solución será implementar ambas.

Aunque RPA puede resultar  más llamativo en primera instancia, muchas de la veces lo que una empresa necesita es establecer un flujo de trabajo adecuado entre sus departamentos y empleados, en vez de optimizar una tarea repetitiva en cuestión.

RPA (Robotic Process Automation) vs BPM (Busines Process Management) infography differences

Por lo general, resulta mejor estrategia comenzar estableciendo un flujo de trabajo adecuado a nivel empresarial, y a partir de éste detectar cuellos de botella. BPM es la herramienta ideal para este caso, tanto en producción como con la posibilidad de la simulación estadística para estimar tiempos y recursos. A partir de la detección de cuellos de botella, una optimización del proceso BPM puede resultar suficiente, y si el caso lo requiere, se puede utilizar RPA para solventar el problema.

La tecnología BPM (Business Process Management) de AuraPortal posee, por definición, muchas de las características que un usuario puede pedirle a un sistema o tecnología RPA. Aunque la perspectiva del BPM tiene como objetivo la automatización de procesos empresariales en general (ya sean procedimientos software, tareas personales, o una combinación de ambas), AuraPortal puede utilizarse como entorno de automatización software, para lo que cuenta con capacidades como:

  • Control de workflow: La lógica del proceso es construida a través de un diagrama de flujo al que posteriormente se asignan los atributos necesarios para hacerlo funcionar.
  • Personalización completa: El usuario cuenta con todas las herramientas necesarias para plasmar su idea en un proceso automatizado real y ejecutable, independientemente de lo complejo que éste sea.
  • Bases de datos: AuraPortal cuenta con bases de datos propias que permiten recopilar cualquier tipo de información en repositorios propios para su posterior consulta o procesado.
  • Procesamiento de la información: todo dato importado al proceso puede ser procesado, almacenado o incluso enviado a otro sistema o aplicación.
  • Tareas de sistema: ejecutan acciones en base a los datos del proceso y son de muy diversa índole, pudiendo realizar tareas como envío de emails, generación de documentos, actualización de bases de datos, cálculos complejos, ejecución de scripts personalizados, etc.
  • Conectividad: permite conexiones con cualquier tipo de dispositivo, aplicación o base de datos externa a través de servicios web, Adapters Server, formularios externos, servicio importador de datos, tareas de sistema de tipo ejecutor e invocador de scripts, etc.
  • Conectores nativos: la plataforma también incluye canales sofisticados de integración con otras aplicaciones de software externas como ‘Excel’, ‘Email’, ‘ODBC’, ‘Web Services’,’ SAP’,’ Dynamics CRM’ y otros.

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No cabe duda de que esta filosofía de trabajo puede traer beneficios inmensos en cuanto a productividad y eficiencia en nuestra empresa, pero primero debemos conocer nuestras necesidades y posteriormente plantear una buena estrategia. En definitiva, será necesario analizar dónde sufre cuellos de botella nuestra compañía y cómo podrían solventarse a través aplicaciones software personalizadas, para finalmente crear la lógica de estos procesos automatizados y ponerlos en marcha.