¿Por qué se deben Gestionar las Empresas por Procesos?

Tradicionalmente los sistemas de gestión de las empresas han estado concebidos y estructurados para trabajar por Funciones.

Esta forma de gestionar la empresa precisa de una rígida estructura jerárquica soportada en áreas, departamentos, secciones, etc. ya que se basa en controlar, analizar y optimizar las actividades que realiza cada empleado (o máquina): facturar, visitar a clientes, estudiar y aprobar propuestas, etc., sin tener en cuenta los procesos para los que se realizan estas actividades.

Este enfoque está basado en que “si se optimizan todas las funciones que se realizan, se optimiza la gestión de la empresa”.

Esto no es cierto. Falta aquí una variable importante que es la coordinación.

Además, al gestionar una empresa por funciones, la información que se genera es tratada de dos formas diferentes e independientes:

1- La gestión de la Información Estructurada (datos) que se genera en la empresa se maneja mediante herramientas (hardware y software de gestión) que, por una parte, ayuda a optimizar el trabajo de las personas. Y, por otra, ofrecen informes y análisis basados en los contenidos de las bases de datos.

2- De igual forma, la gestión de la Información No Estructurada (documentos y/o contenidos) que se genera en la empresa se maneja mediante otras herramientas del mismo tipo aunque diferentes (Gestión Documental, ECM, etc.) e independientes.

La Gestión por Procesos

Sin embargo, la realidad es que todas las empresas realizan sus actividades según flujos de trabajo coordinados y alineados con la cultura, la estrategia y los objetivos de la entidad. Estos flujos de trabajo se denominan Procesos.

La Gestión por Procesos está basada en la optimización, no de las acciones o funciones, sino la optimización y Mejora Continua de los procesos.

En la Gestión por Procesos, cuando un evento que ocurre en el día a día pone en marcha un proceso, las funciones y actividades del proceso se optimizan, pero, además, se tiene en cuenta la coordinación de estas acciones del proceso de principio a fin, alineándolo además con la cultura y los objetivos de la entidad.

Los procesos tienen:

1. Un Inicio. Cuando, en el día a día, ocurre en la organización un evento que debe ser resuelto.

2. Un Desarrollo. En el que realizan las actividades (llamadas Tareas) necesarias para su resolución, que pueden ser Personales: ejecutadas por personas (empleados o externos como clientes, proveedores, etc.) o de Sistema: que son ejecutadas por una aplicación de software, máquina, etc. sin intervención humana.

3. Y un Fin. Cuando ha sido dado por resuelto, tanto si es con éxito como sin éxito.

Como la resolución de estos eventos empresariales suelen ser ‘transversales’, cada proceso de negocio se Inicia, Desarrolla y Finaliza con independencia de áreas o departamentos.

El hecho de que todo el proceso recaiga de principio a fin sobre un determinado departamento o sobre varios o que intervengan también clientes, proveedores, subcontratistas, etc. no tiene ninguna relevancia (es lo natural) bajo el enfoque de la Gestión por Procesos.

Esto permite un control exhaustivo de la información que se genera en la empresa, así como una uniformidad y cohesión de esta. En efecto, un iBPMS (Suite de Gestión Inteligente de Procesos de Negocio) puede gestionar:

Información Estructurada. Todos los datos creados, modificados o eliminados, no solo en los procesos sino, también, de las aplicaciones con las que la empresa trabaja: ERP, legacy, etc. e incluso los que provienen de la integración con dispositivos externos, ya provengan de artefactos que se utilizan en la empresa como máquinas, sensores, etc. o bien capturados automáticamente de Internet, y que habrán sido integrados en la suite iBPM.

Información No Estructurada. Documentos de todo tipo que hayan sido creados, aportados por los externos (clientes, proveedores, etc.), archivados, consultados, firmados o eliminados. Así como los Contenidos digitales.

Información Relacionada: A través de enlaces con el resto de elementos de gestión: empleados, cuentas, etc. a través de redes de relaciones entre todos los elementos a nivel 1:1, 1:N y N:N, así como con los procesos y los documentos.

Información de Reglas. Reglas de Negocio, estrategias, procedimientos y normativas, tanto internas como de obligado cumplimiento, de comportamiento textual (interpretable) o mecánico (automático).

Información sobre Actividades. Sobre personas, grupos y roles que intervienen en la ejecución de los Procesos y de las tareas de Workflow Libre (actividades menores o no estructuradas), así como sobre los tiempos, consumos y costes previstos y realizados, con sus desviaciones, etc.

Información de Control y Análisis: Control de Costes y Rentabilidad y acceso directo a Tiempos, Vistas, Indicadores KPI, Monitorización, Reportes, Business Intelligence, etc. por cada proceso y por los conjuntos de procesos que se quiera analizar, así como del total de la empresa.

 

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