Manual de supervivencia para el usuario de negocio moderno

Conceptos clave para no perderse en el mundo de la tecnología BPM

Actualmente vivimos rodeados de conceptos, siglas y acrónimos que, aunque no lleguemos a entender, nos resulta imposible escapar a ellos. La tecnología nos empuja y nos obliga, casi sin querer, a vivir a su propio ritmo. Esto implica una adaptación continua si no queremos quedarnos atrás en nuestro entorno laboral o círculos profesionales. Creemos que ya es hora de poner todos esos términos en orden y aprender de una vez por todas qué es qué en el mundo de la tecnología BPM.

Del proceso al iBPMS

Empezaremos por lo más básico: ¿qué es un proceso? Un proceso no es más que un conjunto de actividades coordinadas para alcanzar un fin. Como usuario de negocio, el CEO de una empresa se verá a diario envuelto en transacciones comerciales, viajes de empresa, etc. A su vez, cada jefe de departamento tendrá que lidiar con contrataciones de personal, aprobaciones de vacaciones, compras de material. ¿Le suena de algo?

“Tiene que haber una forma más sencilla de gestionar todo esto”, estará pensando. Todas las empresas están basadas en procesos, pero éstos no siempre se gestionan de una forma eficiente. Aquí es donde entran en la ecuación las primeras siglas: BPM. Business Process Management (o su equivalente en español Gestión de Procesos de Negocio o Automatización de Procesos de Negocio) es un modelo empresarial orientado a gestionar/automatizar los procesos de negocio de una organización. Como concepto es perfecto, pero pasemos a la práctica.

Para poder gestionar los procesos de una empresa, sin importar lo complejos que puedan llegar a ser, necesitamos hacer uso de una plataforma diseñada para tal fin. ¿Cuál? No podemos decidir por usted, pero sí le aconsejamos que sea una plataforma digital que gestione los procesos durante las distintas fases de su ciclo de vida: identificación, descubrimiento, análisis, diseño, implementación y monitorización. Elija sabiamente sin perder de vista el objetivo principal: facilitar y simplificar el día a día de las personas que forman parte de su corporación, tanto internas como externas.

Existen plataformas que requieren conocimientos de programación y que, por lo tanto, no se adaptan a todos los usuarios de su organización. Por el contrario, las plataformas zero-code o cero-código, no necesitan ningún tipo de programación adicional y cualquier usuario sin conocimientos previos puede hacer uso de ellas. No es por presumir, pero AuraPortal es una de ellas.

Es muy probable que, además del concepto de BPM, haya escuchado hablar de BPMS e iBPMS. BPMS (Business Process Management Suite) es un software que nos permite trabajar con los procesos de forma automatizada, gracias a su motor de procesos. Si, además, a este BPMS le añadimos otras funcionalidades como gestión de contenidos, analítica inteligente, reglas de negocio o conectividad, podemos hablar de un iBPMS (Intelligent Business Process Management Suite). Se trata de la evolución natural de BPMS, al que añadimos más funcionalidades para una mayor inteligencia dentro de los procesos de negocio.

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Una vez establecidas las bases de la tecnología BPM, proponemos algunas preguntas frecuentes que podrían rondar su mente tanto si está pensando en adquirir un BPM como si no.

Preguntas frecuentes

¿Por qué iba a necesitar mi empresa un BPM?

Sería un error pensar que una empresa que ya funciona, o que cuenta con una larga trayectoria en su sector, no necesita cambiar su metodología de trabajo. Antes de implantar un BPMS es necesario realizar otro cambio aún más profundo: un cambio de mentalidad. Esto es fundamental para que su empresa se encamine hacia la transformación digital, un concepto que no queremos que se quede en el tintero y que hace referencia a la integración de tecnología digital en todas las áreas de una empresa. Esta transformación supone, además, un cambio cultural que lleva a la organización a replantearse estrategias que hasta la fecha habían resultado válidas.

¿Cómo sé si mi empresa necesita un BPM?

A continuación, le presentamos algunos de los síntomas que presentan las empresas que necesitan implantar un BPMS:

  • Costes elevados
  • Uso excesivo de papel
  • Poca adaptación al cambio
  • Tiempos de respuesta elevados
  • Falta de control en los procesos
  • Dificultad para prevenir situaciones futuras
  • Falta de comunicación interna
  • Incumplimiento de las normativas
  • Pérdida de información
  • Bajo rendimiento

¿Qué debe tener un BPMS para hacer que mi organización sea más eficiente?

Un BPMS debe, en cualquier caso, hacer posible una colaboración más fluida y eficaz de los equipos de trabajo y permitir medir el desempeño de los procesos internos. Antes de elegir un BPMS, asegúrese de que se ajusta a sus necesidades y que reúne las siguientes características:

  • Gestión documental
  • Coordinación entre datos, usuarios y sistemas
  • Trazabilidad completa de los procesos
  • Integración entre sistemas (API y Servicios Web)
  • Simulación estadística
  • Analítica

¿Qué puedo esperar de un BPMS?

Las empresas que implantan un BPMS mejoran toda la entidad, sacan a la luz los puntos débiles y fortalecen las actividades más importantes. Permite a las organizaciones adaptarse a los requerimientos de la actual era digital, ganando en flexibilidad y eficiencia. Además, les ayudará a no perder la competitividad frente a otras compañías que ya lo están utilizando. Por si fuera poco, también obtienen todos estos beneficios:

  • Aumento de la productividad
  • Mejora en la toma de decisiones
  • Ahorro de tiempo y dinero
  • Eliminación de errores
  • Previsión de situaciones futuras
  • Adaptación al cambio
  • Control de riesgos
  • Transparencia

¿Necesito estar en la oficina para gestionar los procesos de mi empresa?

Nuestra respuesta es un no rotundo. Ningún BPM estará completo si no permite gestionar los procesos de una empresa sin estar físicamente en ella. La movilidad es un factor determinante a la hora de implementar un BPMS, ya que dotará de flexibilidad a la empresa y permitirá a los empleados gestionar sus procesos desde cualquier lugar.

¿Alguna duda?

Es fácil sentirse abrumado y perderse entre tanto concepto, pero la transformación digital no tiene por qué ser difícil. Pensar en todos estos conceptos de una forma cronológica le ayudará a procesar toda la información: empiece pensando qué problemas presenta su organización; el camino hacia la solución le llevará a pasar por todos los términos citados anteriormente.

A lo largo del artículo hemos dejado algunos enlaces a los que puede acceder si desea ampliar información sobre los términos más relevantes. Si alguno de ellos aún se le resiste, puede acudir al glosario de términos en busca de respuesta, visitar nuestro blog o contactar con nuestro equipo de asesores.

Alba Fernández
alba.fernandez@auraportal.com

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