La Información en la Gestión por Procesos con iBPMS

En una organización que haya alcanzado un cierto nivel de madurez en la Gestión por Procesos, la información que maneja una Suite BPM, es superior a cualquier otra que hasta ahora haya podido manejar conjuntamente otros sistemas de gestión, y, además permite ofrecer puntualmente a cada usuario y en tiempo real toda la información personalizada que precisa y de forma óptima.

iBPMS es un término acuñado por Gartner (la agencia de investigación y análisis de la industria tecnológica más importante a nivel global) para designar las Suites de Gestión por Procesos de Negocio Inteligente. Es la evolución natural de los sistemas BPMS.

Al trabajar con un iBPMS en el día a día, cada proceso que se ejecuta, registra toda la información que generan las actividades a lo largo de su flujo, tanto la que introducen los usuarios manualmente como la que se genera de forma automática por el sistema o por la integración con las aplicaciones externas, sensores, otros dispositivos, etc., incluidos los registros de los valores de KPI (Key Performance Indicators) definidos con el fin de analizar el rendimiento de los procesos para la toma de decisiones.

Esta información es exhaustiva en el caso de AuraPortal, ya que, mientras que la mayoría de BPMS están enfocados solo en la gestión del ciclo de vida de los procesos, AuraPortal ha sido concebida como una Plataforma Integral de Gestión Empresarial por Procesos, por lo que proporciona una visión completa e integrada de la actividad empresarial.

Así pues, mientras el resto de BPMS ofrecen análisis de los procesos, AuraPortal ofrece análisis completos de la gestión empresarial, incluidos, naturalmente, los procesos. La razón es que, al gestionar la mayoría de las actividades de la entidad, maneja mucha más información.

En efecto, no existe actualmente ningún otro sistema de gestión de empresa que pueda operar conjuntamente con:

1- Información Estructurada

Además de manejar los datos que residen en su base de datos, la suite también maneja los de otras bases de datos externas. Concretamente, los datos de las aplicaciones con las que la empresa trabaja: ERP, legacy, etc. (y que habrán sido integradas en la suite) e incluso los que provienen de la integración con dispositivos externos, provengan de artefactos (maquinaria, sensores, etc.), que se utilizan en la empresa o bien capturados automáticamente de internet.

Atendiendo a su funcionalidad, concretamente son:

  • Datos Operativos del negocio, conformados por todos los campos de gestión e información que han sido creados, modificados y eliminados en la ejecución de los Procesos en el día a día, así como KPI (Key Performance Indicators) que registran valores estratégicos para analizar rendimientos y otros datos.
  • Reglas de Negocio. Estrategias, procedimientos y normativas, tanto internas como externas o de obligado cumplimiento, de comportamiento mecánico (automático).  
  • Datos de actividad de los usuarios, tanto de tipo técnico como operativo.
    • De Tipo Técnico. Se pueden obtener todo tipo de análisis de la actividad de cada usuario (empleado o externo) estadísticas de trabajo, de acceso, errores, etc., como por ejemplo, inicios y cierres de sesión y páginas accedidas por cada usuario, mostrando el nombre, versión del navegador, IP, dominio, etc., así como estadísticas por hora, día, semana o mes de: páginas y opciones visitadas, documentos e imágenes descargadas, ancho de banda consumido, motores de búsqueda, frases y keywords utilizados, etc.
    • De Tipo Operativo de personas, grupos y roles que intervienen en la ejecución de los Procesos y de las tareas de Workflow Libre (procesos no estructurados) sobre los tiempos, consumos y costes previstos y realizados, con sus desviaciones, etc.
  • Datos de Monitorización. Accesos a páginas, opciones, metadatos de documentos, estado de los procesos, actividad realizada por el Motor BPMS, etc.
  • Datos de Simulaciones en la Modelización de los procesos y reportes.
  • Datos de las Familias (De Sistema y Propias) que maneja la suite. Las Familias son aplicaciones de gestión creadas mediante las herramientas de AuraPortal.

2- Información No Estructurada

Documentos de todo tipo que hayan sido creados internamente o aportados por los externos (clientes, proveedores, etc.), archivados, consultados, firmados o eliminados. Así como los Contenidos Digitales, Reglas de Negocio Textuales, de Cálculo e Inferencia, Vídeos, Audios, Imágenes, etc.

3- Información Relacionada

De datos de los elementos de gestión que se utilizan (empleados, cuentas, proyectos, etc.), añadiendo muchas posibilidades para solucionar las necesidades de la mayoría de escenarios, a través de redes de relaciones a nivel 1:1, 1:N y N:N, así como con los procesos y los documentos.

Para convertir toda esta gran cantidad de información en conocimiento útil y relevante para la entidad, el sistema la registra y organiza automáticamente según la estructuración que se haya determinado, para que las herramientas de Inteligencia de la suite: BAM (Business Activity Monitoring), Cuadro de Mandos, BI (Business Intelligence), Reportes, etc. automaticen también la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos de la organización.

De esta forma se centraliza toda la información en la plataforma integral proporcionando una visión única y holística de todos y cada uno de los elementos de gestión, ya provengan de su base de datos o de las de las aplicaciones integradas, por lo que no son necesarias herramientas externas como MDM (Master Data Management o Gestión de Datos Maestros), CDI (Integración de Datos de Clientes) o SMI (Sistema Multicanal Integrado) que, en realidad, al ser aplicaciones adicionales, complican la gestión y análisis de datos.

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