LA AUTOMATIZACION DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

Por Victor Jiménez
CEO  – Todosistemas STI. Partner de AuraPortal
Web: todosistemassti.co

La Gestión Documental puede ser definida como el conjunto de prácticas y procedimientos mediante los cuales los documentos de un individuo u organización son administrados.

Por ello la importancia de la Gestión Documental en la empresa hace que sea necesaria una estrategia de gestión que se adecúe al tipo empresa y que además sea segura y eficiente.

Para enfrentar este reto de T.I., las empresas tienen 2 posibilidades actualmente:

a) Compra de una solución especializada de soporte a la Gestión Documental, lo que hemos llamado el Enfoque del Documento.

b) Compra de una solución de Automatización de Procesos Empresariales, que lo hemos llamado el Enfoque de los Procesos; hemos estado en las dos líneas del negocio y tenemos que decir que definitivamente cuando se cuenta con soluciones tecnológicas como AuraPortal BPMS las ventajas de adoptar el Enfoque de los Procesos para implementar una solución tecnológica de Gestión Documental en las organizaciones trae consigo ventajas como las siguientes:

  • Estructuración del proceso de Gestión Documental de acuerdo al manejo particular de cada organización: No obstante, que la empresa sea del mismo tipo de industria, sector o sea gubernamental, tiene su propia cultura de “hacer las cosas”, lo que en AuraPortal BPMS es precisamente una de sus virtudes, permitiendo diseñar el proceso acorde con sus propias necesidades, de negocio o de ley, que hagan que su proceso sea diferente al del vecino. Es decir, AuraPortal se adapta al diseño del proceso de Gestión Documental de cada empresa y no que esta deba adaptarse al funcionamiento empacado de un software de propósito específico.
  • Implementación ágil: Con AuraPortal BPMS se ha implementado el proceso de Gestión Documental de una empresa mediana, partiendo desde el análisis del proceso, es decir desde el momento cero, en escasos 4 meses. Cuando se trata de implementar software de propósito específico para Gestión Documental es común encontrar que el software no cumple con todos los requerimientos y deseables de la Empresa, lo que conlleva a efectuar mantenimientos correctivos o adaptativos en el software, teniendo que pasar por las pruebas de Unidad y de Regresión del software modificado lo que hace que los tiempos de la implementación sean inciertos.
  • Fácil integración del proceso de Gestión Documental: Conociendo que en la Gestión Documental confluyen todos los documentos de los diferentes procesos empresariales y que estos pueden provenir de diferentes fuentes o sistemas de información, es muy importante contar con un sistema empresarial como AuraPortal que permite todo tipo de integración con sistemas de tecnología actual y legados, con mecanismos de tecnología punta listos para usar, que facilitan la integración de sistemas de la empresa o externos a la misma con el proceso diseñado en AuraPortal BPMS, para incluir en la base de datos documentos generados y requeridos para el acervo documental. Con los sistemas de propósito específico, las empresas tienen que someterse a la evaluación del productor del software para analizar y efectuar los desarrollos que permitan las integraciones requeridas, lo que la mayoría de las veces se convierte en un proyecto adicional con sobrecostos para la empresa.
  • Múltiples procesos a implementar: Con la compra de un sistema como AuraPortal BPMS para la implementación del proceso de Gestión Documental, las empresas están adquiriendo uno de los mejores BPMS del mercado (ver que opina Gartner sobre AuraPortal iBPMS), que les facilitará no solamente automatizar este proceso, sino todos los procesos empresariales que requiera la organización, al punto de que AuraPortal sea el soporte tecnológico y funcional de la empresa que permita que lo utilicen, no solamente los usuarios del área de Gestión Documental, sino de áreas igualmente claves como: Facturación, Ventas, Atención al Cliente o al Ciudadano, Compras, etc. En fin todos los procesos empresariales que se requieran para el funcionamiento adecuado de la organización. Con la compra de un sistema, que no sea AuraPortal, para la Gestión Documental las empresas solucionan, en el mejor de los casos, solamente uno de los retos de las áreas de T.I., pero ¿y el resto de procesos empresariales?