Guía práctica para la automatización de procesos

La automatización de procesos de negocio (BPA por sus siglas en inglés), también conocida como Automatización Inteligente o Automatización Digital de Procesos, es la tecnología que permite la automatización industrial de los procesos de negocio complejos. Aquí tienen una guía práctica para la automatización de procesos, que le ayudará en su proyecto.

Muchas empresas luchan para enfrentar los nuevos desafíos del mercado, mejorar la experiencia del cliente y garantizar el cumplimiento de las normativas que están en cambio continuo. Sin embargo, muchos proyectos no están logrando los resultados deseados y las empresas están perdiendo el valor estratégico del negocio porque han integrado el software como una solución independiente o terminan con diferentes soluciones aisladas trabajando de forma separada.

Tomemos por ejemplo RPA e Inteligencia Artificial (IA); son tecnologías extremadamente poderosas, pero tienen inconvenientes que se reducen al mismo punto: por sí solos, solo pueden afectar las tareas de trabajo individuales. Aquí es donde entra en juego la automatización de procesos con plataformas low code. La automatización inteligente de procesos o la hiperautomatización, termino acuñado por  Gartner, se puede usar para combatir estos desafíos y aprovechar los beneficios de una amplia gama de tecnología.

Elementos principales de la automatización de procesos

La automatización de procesos puede involucrar a un grupo de tecnologías de software que trabajan juntas perfectamente para administrar, automatizar e integrar los procesos de negocios en una empresa. La tendencia principal es tener toda la tecnología integrada en una plataforma para proporcionar una única fuente de verdad (SSOT, por sus siglas en inglés) para todos los datos de la empresa. Este ecosistema tecnológico suele incluir IA, ML, RPA, gestión de flujo de trabajo, gestión de decisiones, BPM e integración.

Imagen 1: Elementos principales de la automatización de procesos.

Pasos típicos para la automatización de procesos

1. El primer paso es definir la meta o el problema que necesita resolver.

Es recomendable comenzar con un proyecto pequeño y tener metas claras. Los resultados deben ser notables para que todos los trabajadores vean el valor llevando a escalar para futuros proyectos.

2. Describir el proceso existente, documentando cómo se completa actualmente el proceso.

Es importante comprender el estado actual del proceso, quién participa y en qué consiste su trabajo.

3. Identificar las áreas ineficientes o ineficaces.

La definición del proceso existente puede resaltar ineficiencias tales como tareas repetitivas que podrían realizarse más rápido usando RPA, o un proceso lento de toma de decisiones que podría manejarse mejor con reglas de negocios o gestión de decisiones, etc.

4. Diseñar cómo debe ejecutarse el proceso, el proceso futuro.

Usando una plataforma low code, esto se puede hacer sin código de programación, usando arrastrar y soltar para dibujar el proceso. Algunas plataformas facilitan al usuario de negocios al proporcionar conectores e integración nativa para incorporar fácilmente otras tecnologías, como los conectores SAP, RPA y AI.

5. Realizar una simulación del proceso, cambiando las variables hasta que esté satisfecho con el resultado.

La simulación se puede utilizar para identificar cuellos de botella, determinar cuántos trabajadores se requieren o calcular los tiempos de producción, etc. antes de poner la aplicación en ejecución.

6. Insertar puntos de control e indicadores claves de rendimiento para evaluar y mejorar continuamente el proceso.

Es extremadamente importante incluir puntos de control bien posicionados. Los datos generados a partir de estos puntos de control proporcionarán información clave sobre el proceso, que puede utilizarse para el monitoreo y la mejora del proceso.

Pasos para la automatizacion de procesos
Imagen 2: Pasos para lograr la automatización de procesos.

Lograr la automatización de procesos aprovechando un ecosistema empresarial integrado minimizará la cantidad de interfaces de usuario que los empleados necesitan aprender a usar y proporcionará un camino rápido y rentable hacia la automatización. Los pasos típicos pueden variar según la empresa, pero no planificar y evaluar adecuadamente el proceso no producirá el resultado óptimo y puede conducir al fracaso del proyecto. De hecho, hay mucha verdad detrás del adagio de Benjamin Franklin, «Al no planificar, se está planificando para fracasar.»

Las plataformas de aplicaciones low code se están volviendo cada vez más poderosas, abordando más casos de uso empresariales, facilitando a los usuarios y brindando una entrega rápida de aplicaciones en beneficio de todo tipo de empresas.

Kirsty Roberts
kirsty.roberts@auraportal.com