Diferencias entre DPA, RPA, BPM, BPA y DCM

Diferencias entre DPA, RPA, BPM, BPA y DCM

Hoy vamos a intentar aclarar varias siglas que son muy recurrentes en el mundo de la automatización empresarial; vamos a tratar de definirlas y desmitificarlas ya que, en ocasiones, se usan indistintamente y generan confusión. En resumen, vamos a hablar de las diferencias entre DPA, RPA, BPM, BPA y DCM.

DPA

DPA (Digital Process Automation) es un concepto que describe la automatización, a través de software, de los procedimientos y procesos de una organización. DPA es un concepto genérico y no define tecnologías concretas, aunque sí da pistas sobre cuáles utilizar, ya que da especial relevancia a determinados aspectos dentro de la automatización.

Puntos clave del DPA

Sin duda, el objetivo del DPA es la optimización de tiempos y recursos dentro de los flujos de trabajo empresariales, para lo cual propone ciertas características.

Flujos de trabajo (workflows) automáticos

Debe establecerse una base software que lleve a cabo los procesos definidos en la empresa. En definitiva, se debe contar con algún tipo de motor software que haga llegar la información o tarea necesaria al usuario pertinente en cada momento, así como llevar a cabo la lógica definida para tal proceso.

Interfaces móviles

Las tareas de los usuarios deben poder ser cumplimentadas desde prácticamente cualquier dispositivo y lugar, y en cualquier momento. El hecho de contar con interfaces adaptadas a móviles y tablets (ya sean apps nativas o aplicaciones web responsive) es un punto importante de la automatización.

Colaboración

La colaboración entre usuarios debe ser fluida y constante.

Adaptación a los cambios

Los procesos deben poder ser adaptados fácilmente ante cambios del mercado, políticas de la empresa, nuevas necesidades, etc.

Inclusión de clientes, proveedores, etc.

Los flujos de trabajo deben incluir a usuarios externos que, de algún modo u otro, participen en el proceso; esto hace alusión a partners, clientes y proveedores, que dispondrán de interfaces dedicadas para interactuar en los procesos que requieran intervención.

Trazabilidad y transparencia

Los procesos automatizados deben poder ser trazados y analizados, quedando un registro de cada interacción realizada por los usuarios y sistemas.

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Categorías de DPA

Hace un tiempo nació una categorización dentro del DPA, que básicamente diferencia dos grupos:

DPA Deep

DPA Deep es la abreviatura de Deep Deployment DPA, teniendo como objetivo la transformación y mejora de los procesos de negocio complejos, con un menor número de programadores de alto perfil, pero con cierto nivel técnico. El foco es resolver la automatización de procesos profundos, concretos y especialmente complejos dentro de la organización.

DPA Wide

DPA Wide es la abreviatura de Wide Deployment DPA, y son los casos de DPA que se abordan con un personal menos técnico. El término también hace referencia a las plataformas Low-Code (principalmente plataformas BPM), cuyo uso está especialmente diseñado para la automatización de procesos por parte de los usuarios de negocio, sin la necesidad de conocimientos de programación.

Cómo implementar DPA

Una implementación de digitalización de procesos, tras haber pensado un estrategia DPA minuciosa, pasará por hacer uso de las tecnologías adecuadas.

En la práctica, una buena aproximación a la implementación de DPA se consigue haciendo uso de tecnología BPM y tecnología RPA, ya que resultan ser complementarias; mientras una sirve como base procedimental corporativa, la otra ayuda a resolver cuellos de botella en tareas concretas dentro de los procesos.

Partiendo de una automatización de procesos obtenida con BPM y RPA, podemos comenzar a unificar todo el ecosistema de negocio conectando y centralizando la información de aplicaciones externas a través de integraciones (usaremos BPM para integrar sistemas a nivel de API o servicios web, y RPA para los casos restantes). Finalmente, una vez completados los procesos y abarcando escenarios end-to-end, se genera información suficiente como para empezar a dar los primeros pasos aplicando ciertas dosis de inteligencia artificial. Este punto es el conocido como Automatización Inteligente, objetivo actual de las empresas.

RPA

RPA (Robotic Process Management, o Automatización Robótica de Procesos en español) es una tecnología software de automatización que emula la interacción del usuario con las aplicaciones informáticas, actuando principalmente a nivel de interfaz gráfica. Esta tecnología nace como evolución de las clásicas apps de escritorio que completaban formularios y construían macros.

RPA requiere que los datos estén bien estructurados, tanto a su entrada como a lo largo de su ejecución, y es totalmente determinística, puesto que las decisiones son preprogramadas en el propio proceso del robot.

BPM

BPM (Business Process Management) se traduce en español como Gestión por Procesos de Negocio, y es una metodología corporativa que define la orquestación de datos, usuarios y sistemas a través de procesos de negocio end-to-end. Esta metodología nace como una estandarización de los flujos de trabajo y decisiones que antiguamente se dibujaban en papel, lo que dio paso al desarrollo de software que permitía automatizar tal metodología en la práctica: el BPMS.

BPMN 2.0

BPMN 2.0 (Business Process Management Notation) es el estándar actual para definir flujos de trabajo corporativos. Dentro de los objetos que define encontramos eventos, tareas, compuertas de decisión, etc.

BPMS (BPM Software)

BPMS (Business Process Management Software o Business Process Management Suite) es el software, plataforma o programa informático capaz de automatizar los workflows diagramados en notación BPMN 2.0 (u otros estándares BPM). Su principal labor es llevar a cabo el cumplimiento de un proceso o workflow de principio a fin, haciendo llegar las tareas correspondientes a los usuarios pertinentes, realizando los cálculos necesarios, determinando el camino del proceso en función de las compuertas de decisión, etc. Esta automatización es posible gracias al motor BPM que estos programas incorporan.

iBPMS

Cuando el BPMS no sólo automatiza los procesos, sino que además incorpora otras características como reglas de negocio, gestión documental o capacidades de conexión con sistemas externos (entre otras características), hablamos de iBPMS: Intelligent Business Process Management Software.

BPA

BPA (Business Process Automation) es la automatización de procedimientos corporativos. Al igual que ocurre con DPA, es un término genérico y no define una tecnología o metodología concreta a ser implementada. Se fundamenta en la automatización de tareas, el uso de reglas de negocio (principalmente para las tomas de decisión), y la trazabilidad del proceso de principio a fin.

Aunque no se especifica explícitamente, un software BPM es la tecnología adecuada para abordar un proyecto de BPA, ya que cumple con sus principales requerimientos.

DCM

DCM (Dynamic Case Management o Gestión Dinámica de Casos en español) difiere de los términos anteriores casi en su totalidad, ya que es la metología de gestión de los casos corporativos. Los casos son procesos que no siguen un flujo concreto y cuyo seguimiento resulta complejo y caótico, con un final muchas veces indeterminado. Son situaciones que requieren acciones extraordinarias y que tienden a ser poco estructuradas. Como ejemplos de casos encontramos: incidencias, quejas, reclamaciones, proyectos a largo plazo que involucren a varios departamentos, investigación, etc.

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DCM también suele utilizarse para denominar a los programas informáticos que ayuden a gestionar los mencionados casos. Es difícil encontrar soluciones software horizontales para la gestión de casos, siendo más común hallar herramientas verticales en función del sector empresarial.

Hay que tener en cuenta que, aunque la principal característica de los casos es su aleatoriedad y difícil seguimiento y anticipación, muchas de las partes de un caso se pueden desglosar en procesos más pequeños, ya que siempre hay secuencias de acciones que son susceptibles de repetición. Un software BPM, si dispone de herramientas de gestión de casos (como lo es AuraPortal al contar con tareas libres, gestión documental, trazabilidad y otras características de interés en el tema), resulta ser una solución adecuada; esto es debido a su naturaleza flexible, personalizable y adaptativa, incluso cuando los casos no siguen un flujo preestablecido.

COnclusiones

La Automatización Digital de Procesos (DPA), siendo un concepto algo genérico, puede ser aproximado haciendo uso de tecnologías BPM y RPA. El próximo paso sería, en la medida de lo posible, realizar integraciones con sistemas externos de la empresa a través de API y servicios web. Con los datos centralizados, estructurados, y preferiblemente no duplicados, se podría comenzar a aplicar técnicas de inteligencia artificial en los procesos con el objetivo de aumentar la eficiencia y mejorar las tomas de decisión. Este escenario nos lleva directamente a la Automatización Inteligente.

DPA está orientado a la automatización de procesos estructurados y cuya lógica se puede definir previamente, mientras que la Gestión de Casos (DCM) intenta cubrir procesos no estructurados y con finales indeterminados como puedan ser reclamaciones, solicitudes, quejas, investigaciones, etc. Ni DPA ni DCM cubren todos los escenarios posibles, por lo que será necesaria una combinación adecuada de ambas.

La Gestión por Procesos (BPM) es una metodología que funciona como base estructural de los procesos empresariales, y hoy día las plataformas BPM (como lo es AuraPortal) incorporan todo tipo de mecanismos de automatización, realización de tareas y gestión de casos, siendo opciones muy interesantes para resolver la mayoría de escenarios. BPM también tiene la virtud de ser un buen orquestador del RPA, ya que puede contextualizarlo para indicarle cuándo lanzar los bots a ejecución, con qué datos, y hacerse cargo de sus posibles fallas o excepciones para lanzar flujos de trabajo alternativos.

La Automatización Robótica de Procesos (RPA), por su parte, es una herramienta versátil para resolver escenarios muy específicos y que hagan uso de reglas y datos muy bien estructurados; generalmente, lo que nos va a permitir es llevar a cabo alguna tarea manual (relacionada con aplicaciones ofimáticas) en tiempo récord, así como realizar integraciones superficiales de sistemas a nivel de interfaz gráfica.

Alain Chas
alain.chas@auraportal.com

Content Developer @ AuraPortal. LinkedIn