Control y Análisis de la Actividad Empresarial en BPM

Una de las funcionalidades más importantes que ofrecen las Plataformas de Negocio Digital iBPMS es el tratamiento automatizado de la observación y el análisis en tiempo real de la actividad de una entidad, lo que proporciona un fuerte control y análisis de la información que se maneja, permitiendo así la toma de decisiones rápida y fundamentada.

Con un iBPMS de alta gama como es AuraPortal, la actividad diaria (Procesos) se convierte de forma automática en conocimiento útil y relevante para distribuirlo a las personas que lo necesiten en el momento que la necesitan, a fin de que puedan tomar decisiones adecuadas y sobre todo bien fundamentadas. Además, permite combinar datos procedentes de fuentes diversas y obtener una visión integrada, completa y totalmente actualizada.

Esto se consigue mediante dos características de la estructura con la que ha sido diseñada la suite:

  1. Por una parte, gracias a que la información con la que puede operar AuraPortal es más amplia que cualquier otra que hayan podido manejar conjuntamente otros sistemas de gestión empresarial, como se explica en este mismo Blog.
  2. Por otra, para convertir toda esta gran cantidad de información en conocimiento útil y relevante para la entidad, se debe estructurar en Controles, Vistas, Consultas, Reportes, Análisis, Informes, etc.

Así, al trabajar en el día a día, cada proceso que se ejecuta registra toda la información que generan las actividades a lo largo de su flujo, tanto la que introducen los usuarios manualmente como la que se genera automáticamente por el sistema o por la integración con las aplicaciones externas, sensores y otros dispositivos, etc., incluidos los registros de los valores de KPI (Key Performance Indicators) definidos con el fin de analizar el rendimiento de los procesos para la toma de decisiones.

De esta forma, toda esta información queda automáticamente registrada y organizada según la estructuración que se haya determinado, para que las herramientas de Inteligencia de la suite: BAM (Business Activity Monitoring), Cuadro de Mandos, BI (Business Intelligence), Reportes, etc. automaticen también la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos de la organización.

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1. Entradas de Datos

La información (cualquier tipo de archivo de datos o documentos) es introducida en la suite:

  1. De forma Manual, por el trabajo de las personas, tanto Empleados como Externos (clientes, agentes, subcontratados, etc.) mediante computadoras, tabletas, smartphone o cualquier dispositivo móvil.
  2. De forma Automática por el sistema, mediante transmisión directa de valores de resultados, mediciones y, en general, todo tipo información, provenga de artefactos que se utilizan en la empresa o de Internet, o de aplicaciones, máquinas, sensores, etc. integrados en el sistema a través de Web Services, Adapters Server, Servicios de Importación, etc.

2. Procesamiento y Almacenamiento

Una vez introducida la información en el sistema, quedará almacenada según su destino en las Familias de Elementos de Gestión (empleados, cuentas, proyectos, etc.) y/o en las Bibliotecas de documentos y/o directamente en los Procesos, siendo procesada y gestionada por el Motor BPM y las Reglas de Negocio en el trabajo diario.

Algunos ejemplos

1. En un proceso bancario de Evaluación de Riesgo Crediticio de una Hipoteca, el sistema capturaría de Internet el valor actual del Índice de Referencia a aplicar, generando los cálculos del riesgo de forma automática siempre con el valor actual.

2. La información publicada en Internet de la previsión de ‘intensa nevada’ en una determinada zona alertaría de forma automática a una empresa de logística, reorganizando (manual o automáticamente) las rutas, modificando las previsiones de entrega, generando avisos, etc.

3. Salida de Datos

Toda esta información, ya convertida en conocimiento útil mediante la acción de las Personas, Reportes, Tareas de Sistema, Adapters Server, etc. quedará automáticamente a disposición de las personas apropiadas y en tiempo real.

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