Casos de uso RPA

Casos de uso de RPA

RPA (Robotic Process Automation o Automatización Robótica de Procesos en español) sigue siendo una tendencia al alza y las empresas saben que implementarlo puede traer beneficios notables a corto plazo, pero quizá no tienen tan claro en qué consiste esta tecnología y en qué procesos conviene aplicarla. Por ello vamos a comenzar haciendo una breve descripción y a analizar los casos de uso de RPA más comunes en las empresas.

EN qué consiste RPA

Los robots software, más comúnmente conocidos como tecnología RPA, son programas informáticos que trabajan en una computadora y tienen la capacidad de interactuar con el sistema en un nivel o capa similar al que utilizaría un humano; generalmente, los robots software se configuran para actuar sobre la capa de interfaz gráfica, aunque debido a su naturaleza software también permiten actuar en otros niveles (consola de sistema, servicios web, etc.).

Capacidades genéricas de RPA

Dentro de su potencial encontramos capacidades como:

  • Extraer o insertar datos estructurados en excel, bases de datos o formularios, entre otros.
  • Interactuar con interfaces gráficas del sistema, aplicaciones o incluso máquinas virtuales.
  • Acceder a aplicaciones, ya sea a través de la interfaz gráfica o a través de servicios web.
  • Procesar datos a alta velocidad.
  • Establecer flujos lógicos en función de los datos.

Cuándo usar RPA

Aunque es una tecnología llamativa, RPA no es una solución adecuada para todos los procesos de una empresa. En los escenarios en que se requiera intervención humana para la realización de tareas, toma de decisiones, generación de datos y orquestación de personas, datos y sistemas, usaremos BPM (Business Process Management).

En líneas generales, aplicaremos robots software en los escenarios que cumplan las siguientes características:

  • El proceso puede definirse con reglas claras y no depende de decisión ni intervención humana.
  • El robot debe iniciarse con un trigger digital; por ejemplo, al hacer clic en determinado botón.
  • La lógica del robot está basada en datos puramente digitalizados.
  • El volumen de carga de trabajo es alto y las acciones a realizar son repetitivas.

Para saber más sobre cuándo usar esta tecnología puede consultar esta comparación entre RPA y BPM.

Casos de uso de rpa

Veamos los principales casos de uso de los que se benefician las empresas y organizaciones actualmente.

Integración de Aplicaciones o sistemas «Legacy» (Heredados)

Toda empresa tiene que lidiar el agún momento con algún sistema «Legacy». Las aplicaciones «Legacy» (o heredadas) son aquellos programas informáticos que se han venido utilizando desde hace muchos años para la gestión de la empresa y que por alguna razón no se han mantenido al día en cuanto a tecnología.

Esto provoca que estas aplicaciones sigan siendo vitales para el core de la empresa debido a la gran información que tienen almacenada, pero al no estar adaptadas a las tendencias y estándares tecnológicos actuales suponen un quebradero de cabeza a la hora de hacerlas interactuar con nuevos programas; el motivo es que no cuentan con una API con la que integrarse, y realizar desarrollos a medida para cada aplicación no suele ser una opción.

El siguiente vídeo muestra las capacidades de integración de AuraPortal con sistemas RPA (en la demo se hace uso de UiPath):

Extracción de datos desde páginas web

La extracción de información desde páginas web es una de las tareas más comunes del RPA, ya sea porque se quiere obtener un listado de precios de productos de Amazon, un conjunto de valores de acciones en bolsa, registros de temperatura en los últimos meses en un país, o casi cualquier dato imaginable. Esta información suele utilizarse posteriormente para realizar algún tipo de procesado o informe.

El siguiente vídeo muestra un ejemplo sencillo del uso de RPA (utilizando Blue Prism), dentro de la plataforma AuraPortal, para la extracción de datos web para un estudio de marketing:

Extracción y registro de datos usando OCR

Una de las tareas más densas de toda empresa es la relacionada con administración y contabilidad, debido al gran volumen de documentos, tanto digitales como físicos, que se acaban manejando.

RPA es una tecnología muy utilizada en tareas relacionadas con extraer datos de documentos digitalizados gracias a que entre sus mecanismos de extracción suelen contar con herramientas OCR (Optical Character Recognition), de forma que no haya que hacer un pase manual de datos; de esta forma conseguimos ahorrar tiempo al empleado y disminuir la probabilidad de error manual.

Movimiento de facturas, nóminas y otros documentos

Relacionado con punto anterior, suele ser una tarea difícil de evitar y que hay que acometer de una forma u otra. No se trata más que de mover documentos digitales de un punto a otro, ya sea porque una gestora externa deja las nóminas en una plataforma para que las descarguemos o porque determinados proveedores siempre envían las facturas adjuntas por email de la misma forma, y queremos tener todo integrado en nuestra plataforma de gestión (BPM, ERP, CRM u otra).

Estas suelen ser gestiones sencillas pero roban mucho tiempo al empleado, al ser tareas mecánicas, repetitivas y de gran volumen. Por suerte, estas gestiones son susceptibles de ser automatizadas con robots RPA, a través de acciones de clic, navegación y apertura de aplicaciones.

Alta de distribuidores, clientes y empleados

Dar de alta usuarios en diversos sistemas es uno de los puntos fuertes del RPA, ya que suele tratarse de tareas de cumplimentación de breves formularios de alta o registro.

En general, automatizar una lectura de datos estructurados (partiendo de un formulario web, un fichero excel o base de datos), algunos clics, y la inserción de datos en un formulario suele ser suficiente para llevar a cabo este tipo de tareas.

Actualización de datos en CRM, ERP u otros

A veces no es posible tener integrados todos los sistemas que se utilizan en la compañía, y la duplicidad de datos es difícil de evitar. Para prevenir tal duplicidad es común encontrar bots RPA cuya única finalidad es acceder a varios sistemas y actualizar algún dato o entrada (por ejemplo, actualizar un elemento en un inventario) cuando se produce un cambio en alguna de las aplicaciones core de la empresa.

Casos de uso de RPA con BPM

RPA es una tecnología eficiente, pero no perfecta. Es sensible a los cambios de su entorno, especialmente a los cambios que se producen en las interfaces gráficas de los programas de TI sobre los que actúa. Es por ello que conviene englobar los robots RPA dentro de un sistema de automatización que sea capaz de orquestar la iniciación de éstos, así como sus posibles caídas. A continuación se mecionan 3 escenarios en los que el software BPM resulta clave en la gestión del RPA.

Contextualización del robot

Muchas veces los robots van a depender de entradas de datos manuales o variables. AuraPortal es una plataforma BPM capaz de orquestar datos, sistemas y dispositivos; de esta forma, puede contextualizar los robots, ordenándoles cuándo iniciar su ejecución y con qué parámetros de entrada.

Gestión de caída (Fallout)

Un robot puede verse obligado a interrumpir la tarea que le ha sido configurada si, por ejemplo, está extrayendo información de un sistema que ha cambiado de estructura. En estos casos, AuraPortal puede recibir la excepción y generar un flujo de tareas alternativo para solventar el problema y hacer intervenir a personas en el proceso.

Inclusión de los robots en el control corporativo

Como ya se ha mencionado, AuraPortal orquesta la interacción de usuarios, sistemas y datos, de manera holística. Los robots son también usuarios, aunque sean digitales, por lo que se incluyen como un elemento más dentro los análisis de productividad, cargas de trabajo y estadísticas en busca de la optimización de recursos. En cierto modo, se trata como un empleado más a la hora de generar reportes de productividad y asignarle tareas.

Si aún no está seguro de las ventajas de combinar ambas tecnologías, le recomendamos visitar la siguiente página para más información:

Alain Chas
alain.chas@auraportal.com

Content Developer @ AuraPortal. LinkedIn