Caso de éxito

Ministerio del Interior de Colombia (SIPI)

Caso galardonado con el premio “Global Awards for Excellence”

por “Workflow Management Coalition, WfMC”.

Sobre el Ministerio del Interior de Colombia y el proyecto SIPI

La implementación del proceso misional de viabilización de proyectos en la Plataforma de Gestión AuraPortal iBPMS toma mayor importancia en la medida en que es la puerta de entrada para que los procesos de la subdirección funcionen en un futuro en BPM y necesariamente esto influirá el cambio en otras dependencias dentro del Ministerio. Por tanto, la orientación es invertir en integración y consolidación, ya que este es un medio poderoso de creación de valor para el desarrollo del país.

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La Problemática

Se necesita generar informes para diferentes entidades gubernamentales, informes de gestión y plan de acción de la Subdirección entre otros. El gran volumen de registros generados sin automatización no permite conocer la trazabilidad del proceso ni dar información precisa sobre estos. Para la Subdirección es de vital importancia la información para el proceso de planificación y toma de decisiones, por lo tanto, el diseño y puesta en operación de sistemas de información que permitan disponer de la información, es esencial para asegurar la gestión adecuada de los diferentes proyectos.

La Solución

Se puso en marcha el proyecto “Sistema de Información de Proyectos de Infraestructura – SIPI” y con la plataforma AuraPortal Helium iBPMS como gestor de procesos se han semi-automatizado los subprocesos de Viabilización, al ser una entidad de carácter público que asigna recursos de la nación se hace necesario evaluar los documentos que aseguran la factibilidad de los proyectos presentados. Tanto usuarios externos como internos que cuentan con acceso al sistema pueden participar en los procesos, así como compartir la documentación almacenada en el gestor documental. Así mismo, cuentan con una pantalla donde pueden visualizar información sobre el estado de los diferentes proyectos con lo que se dispone de información en tiempo real.

Etapa de diseño del SIPI

Reglas de autenticidad de usuarios. Asignación de actividades por “roles”. Arquitectura basada en web. Re-estructuración de los procesos con subprocesos y procesos articulados y optimizados. Ejecución dinámica de subprocesos. Generación de reportes y monitorización.

Estrategia de la Gestión por Procesos (BPM)

El BPM se usa para establecer una comunicación eficaz y transparente, sobre los conceptos técnicos, legal y presupuestal de los proyectos de infraestructura para la seguridad y la convivencia que se gestionan con recursos del Fonsecon.

Optimización de todos los recursos

La integración de personas, procesos y tecnología. Agilidad y flexibilidad en la gestión del proceso de viabilización. Reducción en el número de pasos al desarrollar las actividades y los procedimientos. Reducción de tiempos de respuesta y aumento en la calidad.

Herramienta tecnológica SIPI BPM

Monitorización de los procesos en tiempo real, control y trazabilidad. Reporte histórico de actividades e indicadores clave de desempeño del proceso. Aumento de la sinergia entre la gestión de la información y los flujos de trabajo. Uso de firmas digitales. Integración de usuarios externos en los procesos.

Grandes Resultados

La plataforma AuraPortal Helium iBPMS ha implementado la integración de usuarios externos en los procesos, permitiendo a alcaldes y entidades territoriales participar en el proceso desde cualquier municipio de Colombia.

Resultados Excepcionales

Reducción de costes de gestión0%
Reducción de errores0%
Aumento de la capacidad analítica0%
Ahorro de costes0%
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Datos interesantes sobre “MinInterior” y la Subdirección de Infraestructura

La Subdirección de Infraestructura del Ministerio del Interior es la encargada de hacer cumplir las políticas en materia de infraestructura para propiciar la seguridad ciudadana y la preservación de la convivencia ciudadana en todo el territorio colombiano. Cumple su misión a través de los procesos de viabilización, aprobación y supervisión de proyectos de infraestructura, movilidad y sistemas integrados de emergencia SIES para la seguridad y la convivencia.

1138
Proyectos

Se han aprobado entre los años 2010 al 2016.

410
Millones de dólares

Aproximadamente, aporte total del Fonsecon (Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana).

8
Subprocesos

Con la interacción de 13 profesionales y 3 colaboradores de apoyo.

1103
Alcaldes de Municipios involucrados

Además de 32 departamentos y otras entidades como Policía Nacional, Dimar, Fiscalía, etc.

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