Caso galardonado con el premio “Global Awards for Excellence”
por “Workflow Management Coalition, WfMC”
Sobre New Millennia Group y el proyecto
NEW MILLENNIA nivela el campo de juego al proporcionar procesamiento de nóminas, facturación, control de crédito, protección ante la morosidad y una gran cantidad de otros servicios, permitiendo a las agencias independientes seguir adelante con el servicio a sus clientes y, a su vez, con la certeza de que el back-office está siendo atendido con la máxima profesionalidad. Con el fin de facilitar estos servicios, desde 2000 a 2010 NEW MILLENNIA utilizaba varias aplicaciones de software diferentes que estaban trabajando conectados entre sí a través de sistemas manuales de papel que producía muchos quebraderos de cabeza a la hora de operar.
La problemática
Para una Agencia de Contratación Temporal, una de las necesidades más importantes es asegurarse de que sus procesos administrativo-laborales funcionen sin problemas. NEW MILLENNIA entiende que las agencias de contratación temporal independientes deben competir con grandes compañías nacionales y a veces carecen de los recursos (financieros y tecnológicos) para hacerlo en igualdad de condiciones.
La solución
En 2010 NEW MILLENNIA decidió implementar un control automatizado y centralizado de los servicios que se proporcionaban a sus clientes. Para ello, era imprescindible que este control pudiera ser muy eficiente para cumplir con las regulaciones legales y los controles en el ámbito de la contratación. Ahora más que nunca, la competencia es feroz, y cualquier proceso de administración mal manejado podría llevar a la pérdida de clientes, litigios, etc. Todos los procesos operativos tenían que ser tratados con la máxima eficiencia y la urgencia que sus clientes requieren, así que NEW MILLENNIA comenzó una extensa investigación en la búsqueda de un sistema capaz de desarrollar un control efectivo de un gran número de procesos administrativos y de cumplir con las regulaciones de gobierno más exigentes en el campo de la contratación temporal, y también que fuera capaz de optimizar los recursos y reducir gastos. En noviembre de 2010 optaron por la Plataforma de Gestión de Procesos BPM de AuraPortal.
El proyecto con AuraPortal cubre exitosamente todos los objetivos que requerían, específicamente:
Gestión de contrataciones sin errores
Al trabajar con procesos ahora se evita la acumulación de papel y por tanto disminuye la posibilidad de error.
Automatización por procesos y monitorización en tiempo real
Automatizar los procesos y proporcionar una monitorización visual e intuitiva, en tiempo real, de cualquier movimiento en los procesos.
Total cumplimiento de normativas
Gestionar óptimamente el cumplimiento de cualquier cambio de exigencias legales y reguladoras, que son implementadas de forma rápida y eficiente en los procesos.
Sistema efectivo de gestión documental
Disponer de un sistema eficaz de gestión documental integrado en los propios procesos operativos.
Grandes resultados
NEW MILLENNIA ha implementado actualmente más de 600 procesos en 2 años, desde la creación de registros de los empleados hasta el control de la nómina, todo ello con un servicio automatizado de alertas, alarmas y notificaciones, y dentro de los requisitos de cumplimiento, establecidos por HM Revenue & Customs y AWR (Normativa de Agencias de Trabajadores).
Resultados excepcionales
Datos interesantes sobre New Millennia Group
El modelo de negocio de NEW MILLENNIA maneja alrededor de 28 mil millones de libras esterlinas anuales en el sector de Trabajo Temporal en el Reino Unido. Proporcionando financiación de facturas, seguros de créditos, nóminas y recursos administrativos a agencias de contratación que trabajan a nivel nacional. NEW MILLENNIA ha desarrollado esta actividad desde el año 2000 y operan como asociación o mediante licencia gubernamental para desarrollar su actividad laboral. Sus procesos administrativos y de cumplimiento de las leyes estatales son muy complejos y susceptibles de cambios importantes en cualquier época del año.
28
Mil millones de libras al año
El modelo de negocio de New Millennia Group (NMG) opera en un mercado de 28 mil millones de libras al año en Reino Unido, la industria del trabajo temporal.
150
Agencias
Proporcionar procesamiento de nóminas, facturación, control de crédito, protección ante la morosidad y una gran cantidad de otros servicios, permitiendo a las agencias independientes seguir adelante con el servicio a sus clientes.
1000
Clientes finales
New Millennia provee a todo tipo de empresas de trabajadores temporales, empresas tales como Tesco.
10000
Plantilla de trabajadores temporales
New Millennia posee una gran base de datos de trabajadores temporales.