Caso de éxito

Escuela Colombiana de Ingeniería

La Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito selecciona el BPM de AuraPortal e implanta el primer proceso de Compra de Bienes y Contratación de Servicios, desde el que se controlan las operaciones con sus más de 1.000 proveedores.

Sobre Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito y el proyecto

El complejo universitario Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito camina hacia la Excelencia Empresarial mediante la implantación de la avanzada Suite BPM de Gestión por Procesos de AuraPortal. El primer proceso automatizado ha sido el de Compra de Bienes y Contratación de Servicios, proceso estratégico de gran complejidad desde el que se controlan las operaciones con sus más de mil proveedores. La duración de la implantación del proceso se realizó en tan solo 2 meses.

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La problemática

En una institución académica que además del personal administrativo cuenta con 477 profesores y más de 5.000 estudiantes es enorme la cantidad de bienes que se precisan, ya sean consumibles, inmovilizado, material docente, etc., a lo que hay que añadir la continua contratación de servicios de todo tipo.

La solución

El proyecto se puso en marcha a mediados del año 2009. Su objetivo fue reducir significativamente el número de quejas por solicitudes incorrectamente atendidas y además disponer de una herramienta que le permitiera saber si la Escuela Colombiana de Ingeniería estaba siendo ineficiente en la administración, si disponía de la gente necesaria y si las funciones estaban bien distribuidas.

Monitorización

Posibilidad de monitorear cada paso, para seguimiento y para mejoramiento continuo.

Automatización de las compras y contrataciones

Las solicitudes de los usuarios compradores son atendidas de manera inmediata.

Transformación Digital

Menos acumulación de papel y manejo más efectivo de la carga de trabajo.

Optimización y mejora continua de los procesos

AuraPortal permite generar informes para beneficiarse de indicadores y promover la mejora continua de los procesos.

BPM Software Key Industries

Grandes resultados

Gracias a las especiales características de la Suite BPM de AuraPortal, la duración de la implantación del proceso se realizó en tan solo 2 meses. La puesta en marcha de AuraPortal BPM facilita que los trámites (procesos) fluyan sin tropiezos a través de las distintas áreas funcionales, para generar un servicio excelente a clientes internos y externos, con la posibilidad de monitorear cada paso, para seguimiento y para mejoramiento continuo.

Resultados excepcionales

Mejora de los tiempos de respuesta0%
Mejora de la eficiencia0%
Mejora de la capacidad analítica0%
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Datos interesantes sobre Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito

Universidad de carácter tecnológico dedicada a la formación integral de personas con alta preparación científica, técnica y humanística, caracterizadas por su compromiso ético y su espíritu de solidaridad social.

8
Programas profesionales

Seis de los cuales cuentan con acreditación de alta calidad.

477
Profesores

Especializados en diferentes campos.

5000
Estudiantes

En las áreas de pregrado y posgrado.

7
Edificios

7 edificios construidos en medio de un campus de 27.5 hectáreas.

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