Automatización Inteligente en la empresa, sistemas y robots interconectados a través de procesos inteligentes, analítica e inteligencia articificial.

Qué es la Automatización Inteligente

Normalmente, términos como “Transformación Digital” han resultado demasiado amplios y confusos, ya que uno no sabe siquiera por dónde empezar, y acaban generando frustración. Sin embargo, es un hecho que una Transformación Digital completa va a requerir más de una tecnología; es por ello que comienza a coger fuerza el término Automatización Inteligente, que básicamente es la automatización de los procesos de la empresa (tanto generales a nivel corporativo con BPM como específicos a nivel de tareas con RPA) apoyados por analítica y decisiones tomadas por la Inteligencia Artificial.

Definición de Automatización Inteligente

La Automatización Inteligente es un término que viene a describir una solución holística para la transformación digital, principalmente basada en gestión de procesos (BPM) para orquestar usuarios, tareas, sistemas y robots (RPA) en función de la necesidad en cada momento.

Por otra parte, también contempla el uso de analítica e Inteligencia Artificial (especialmente el Machine Learning) para tomar decisiones de forma automatizada e inteligente, así como la incorporación de gestión de casos para dotar a los procesos de flexibilidad suficiente para que se cumplan siempre de principio a fin.

Por último, cabe mencionar que otra característica clave de esta tendencia es la integración entre los diversos sistemas de la compañía, previniendo la interacción de los usuarios con cada uno de ellos y la duplicidad de datos en los mismos.

Los 4 pilares de la Automatización Inteligente

Por sencillo que suene el término, nos encontramos ante el problema de siempre: “Vale, lo entiendo, pero… ¿cómo empiezo a aplicar esta transformación?”.

Pues bien, la Automatización Inteligente viene para quedarse, ya que propone soluciones concretas; en resumen, se compone de una implementación exitosa e interconectada de 4 tecnologías clave, así que vamos a desglosarlas y explicar qué papel juega cada una de ellas:

1) BPM (Business Process Management)

BPM, conocido como Gestión por Procesos de Negocio en español, es una tecnología de automatización de procesos que permite involucrar en éstos a personas, sistemas y datos de una forma coordinada y eficiente.

El BPM tiene como objetivo asegurar que la infraestructura operacional y de procesos del negocio es sólida. Por tanto, actúa como capa base en la organización, automatizando el comportamiento de los procesos complejos que requieran intervención de personas en la introducción de datos y toma de decisiones, uso de sistemas en momentos puntuales como cálculos o integraciones, control de las acciones y generación y almacenamiento de datos.

Modelling a BPM (Business Process Management) Process with AuraPortal Modeler.

Dibujando un diagrama de proceso BPM (Business Process Management) con AuraPortal Modeler.

Dicho de otro modo, el BPM juega el papel de “director de orquesta” en la organización, asignando en todo momento qué empleado, usuario externo o sistema debe actuar, y llevando un tracking y almacenamiento completo de la información que se intercambia y genera en el transcurso de un proceso, de principio a fin.

2) RPA (Robotic Process Automation)

Robotic Process Automation (comúnmente referida como RPA) es la tecnología orientada al uso de software con el objetivo de disminuir la intervención humana en el uso de aplicaciones informáticas, especialmente en tareas repetitivas que varían muy poco en cada iteración.

RPA trabaja principalmente interactuando con las aplicaciones a “alto nivel”, entendiendo por “alto nivel” las capas de software alejadas del lenguaje máquina o código de programación, es decir, a nivel de interfaz gráfica. Dicho de un modo más sencillo, es un tipo de software que emula la interacción real que un humano tendría con las aplicaciones informáticas convencionales.

Esta tecnología permite llevar a cabo tareas simples, repetitivas y manuales tales como introducción de datos en aplicaciones. Dado que libera de tiempo a los empleados, permite a éstos enfocarse en otras ramas de valor para la empresa como toma de decisiones o mejora de la relación con el cliente.

RPA (Robotic Process Automation) Diagram using the software UiPath

Ejemplo de proceso RPA utilizando el software UiPath.

Es una tecnología relativamente rápida de implementar y que puede traer beneficios inmediatos (ahorro de tiempo y costes) a una empresa, si se consigue aplicar en cuellos de botella de determinados procesos.

3) Inteligencia Artificial

Inteligencia Artificial es la simulación de inteligencia humana por parte de las máquinas.

En otras palabras, es la disciplina que trata de crear sistemas capaces de aprender y razonar como un ser humano.

La Inteligencia Artificial engloba otros conceptos como Machine Learning, Deep Learning, NLP (Natural Language Processing), reconocimiento visual, Big Data, etc.

Inteligencia artificial engloba muchas tecnologías y categorías, como PNL, Machine learning, visión, voz, etc.

Inteligencia Artificial y categorías relacionadas.

Aunque es un concepto muy amplio y abarca muchos niveles (desde simples automatismos hasta complejos asistentes virtuales), entre sus principales virtudes dentro del ámbito empresarial actual destacan:

  • Obtención de patrones según experiencia previa.
  • Toma inteligente de decisiones.
  • Analítica prescriptiva y predictiva.
  • Asistencia al usuario (mejora de la experiencia de uso).

4) Integraciones

La conexión e integración entre sistemas es uno de los mayores dolores de cabeza de una empresa, ya que cada sistema o software tiene sus peculiaridades.

Generalmente ofrecen una API (Application Programming Interface) con la que interactuar, y ésta suele estar basada en algún estándar como SOAP (aplicado en Servicios Web) o REST (basado en protocolo HTTP), por ejemplo.

Las integraciones normalmente requieren código, pero con una plataforma como AuraPortal, además de gestionar los procesos BPM, usted podrá contar con conectores nativos (por ejemplo, con SAP o Dynamics CRM) y realizar conexiones basadas en SOAP o REST sin necesidad de usar código y de una manera rápida y sencilla.

Easily connect data to your applications with zero-code data importer and integrations. Integrate with the Microsoft Ecosystem, SAP, Sage, Oracle, Tableau, etc. / Conecte datos fácilmente con sus otras aplicaciones gracias al importador ‘zero-code’ (sin programación) y otros conectores. Integración con el ecosistema de Microsoft, SAP, Sage, Oracle, Tableau, etc.

AuraPortal BPM como plataforma de integración entre sistemas a través de conectores, Servicios Web y API REST.

Para los casos en que no sea posible realizar una integración vía API, optaríamos por el uso de RPA para acometer una integración superficial a nivel de interfaz gráfica.

Objetivos principales de la Automatización Inteligente

El objetivo principal de la Automatización Inteligente es mejorar la experiencia de nuestros clientes y empleados, mejorando también la productividad en el caso de estos últimos.

Además, permite el ahorro de tiempos y costes en la empresa, reduciendo notablemente la intervención humana en el ciclo completo de los procesos de principio a fin, lo que permite que los empleados dispongan de más tiempo para enfocarse en mejoras creativas, estrategia, toma de decisiones, etc.

Otro de los objetivos es la reducción de errores en los procesos, así como la reducción en el uso de papel, ya que esta tendencia está completamente orientada hacia la gestión puramente digital.

Conclusiones

En definitiva, Automatización Inteligente nace como un término relativo a la Transformación Digital, pero con la ventaja de estar mejor definido y proponer una solución real a partir de la unión de 4 ramas de tecnología: BPM (Business Process Management), RPA (Robotic Process Automation), Inteligencia Artificial e Integración.

Un caso ideal podría ser el de aquella empresa con un backbone orquestado por workflows (a través de BPM) que involucre de forma ordenada a usuarios, sistemas, datos y documentos, con uso de RPA en momentos y tareas puntuales (con el objetivo de evitar cuellos de botella en tareas hasta ahora manuales); todo ello aderezado con toma de decisiones híbrida entre gerentes y automatismos basados en Inteligencia Artificial.

Finalmente, completamos un círculo perfecto si conectamos todos los sistemas que use nuestra empresa a través de integraciones (a nivel API cuando sea posible, y con RPA cuando no) y centralizamos la información generada por los procesos en una base de datos principal, a partir de la cual se obtendrá la analítica pertinente y se alimentará el machine learning de nuestra Inteligencia Artificial, para posteriores decisiones mejor documentadas.

Los objetivos principales de la Automatización Inteligente son los de siempre (y a la vez tan difíciles de conseguir): mejorar la experiencia de nuestros clientes de principio a fin y mejorar la productividad de nuestros empleados, consiguiendo liberarles de tareas repetitivas y permitiendo que se enfoquen en añadir valor para la empresa (mejoras creativas, nuevas estrategias y soluciones, toma de decisiones, etc.). Además, permite un gran ahorro de tiempos y costes en los procesos.

Desde AuraPortal recomendamos que cada empresa realice (o solicite a un agente externo) un análisis interno en la organización para deducir en cuál de las 4 ramas debe invertir más dinero y esfuerzo, pero al menos ya tenemos varios puntos referencia para comenzar a trabajar la Transformación Digital de la compañía.

AuraPortal BPM es capaz de abordar toda la orquestación de procesos para coordinar usuarios, sistemas e información de principio a fin a través de workflows inteligentes. Además, es capaz de funcionar como plataforma de integración entre sistemas, ya que dispone de conectores SOAP (para Servicios Web) y REST que pueden lanzarse desde los propios procesos. La plataforma también cuenta con mecanismos de Inteligencia Artificial para toma de decisiones automáticas en función de datos previos. Finalmente, para los aspectos relacionados con RPA puede consultar nuestra sección de alianzas tecnológicas y dejarse asesorar en su implementación por alguno de nuestros partners especializados.

Alain Chas
alain.chas@auraportal.com

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