Automatización del Ciclo de Vida de los Documentos mediante iBPMS

De igual forma que ocurre en la realidad empresarial, el manejo de los documentos forma parte de la actividad cotidiana y, en consecuencia, no puede estar desligado de ella.

Al estar integrada la Gestión Documental en una Suite iBPM, los procesos se encargarán de controlar las actividades que se realizan con los documentos y, por tanto, manejarán la documentación y se encargarán de su óptima gestión.

De esta forma, algunos iBPMS como AuraPortal pueden optimizar todo su ciclo de vida: Captura y Creación, Archivo, Flujo, Acceso y Eliminación.

  Captura. Los documentos que provienen de Externos: clientes, proveedores, etc. que mantengan una relación digital con la entidad y por tanto entren en el flujo de los procesos, habrán sido introducidos por los Externos, desde un Mensaje de Inicio o una Tarea, y quedarán integrados en el sistema, sin que la entidad deba  realizar ningún trabajo.

En el peor de los casos, los soportados en papel serán digitalizados e introducidos también.

  Creación. La mayoría de los documentos que se generan internamente en la entidad, al crearse en el contexto de una determinada actividad (que estará incluida en un proceso), serán creados de forma automática por el propio sistema (mediante sofisticadas plantillas y los datos propios del proceso) con el enorme ahorro de tiempos/costes que ello supone.

No se trata solo de crear cartas o formularios, sino de cualquier tipo de documento, por amplio y complejo que éste sea.

– Archivo. Los documentos, ya Capturados o Creados, quedarán ubicados en los Procesos (expediente electrónico) y/o en las Bibliotecas. Esta ubicación, que podría ser muy compleja debido a la gran cantidad de elementos de control y búsqueda que provee BPMS, es automática, al responder a las Reglas estipuladas para esa clase de proceso.

Es lo que se llama “Archivo Virtual Inteligente”. En AuraPortal este sistema es altamente eficaz ya que genera, mediante metadatos y etiquetas, un sistema de matriz multidimensional indexada por todos los criterios con los que se desee controlar, buscar, gestionar o eliminar cada documento.

– Flujo, Acceso y Eliminación. Al diseñarse las tareas de un proceso en el que se considere que algunos ejecutores podrían estar interesados en realizar alguna acción con documentos (consultas, modificaciones, aprobaciones, eliminación, etc.) estos documentos se habrán incluido en estas tareas.

De esta forma, la mayoría de los documentos no deberán ser buscados, sino que estarán a disposición del ejecutor de la tarea para su consulta, modificación, aprobación o eliminación.