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AuraPortal como herramienta de teletrabajo

El Teletrabajo es la realización de tareas por parte del empleado de una empresa desde una ubicación alejada a sus oficinas. El teletrabajo generalmente se lleva a cabo desde el domicilio del propio empleado y haciendo uso de algún sistema de telecomunicación o aplicación de TI.

Introducción al Teletrabajo

Hoy en día, el teletrabajo empieza a ser algo más que una opción personal. En los tiempos de protocolos de Kioto, políticas de cero emisiones de carbón a la atmósfera, conciliación de la vida familiar y laboral, entre otras cuestiones, el “presencialismo” tan arraigado en la cultura empresarial de algunos países, comienza a ser algo que muchas empresas planean dejar atrás.

Si la implantación del teletrabajo es algo de lo que se viene hablando desde hace tiempo, hoy día ha tomado especial relevancia. De esta manera, los empleados evitan los desplazamientos en medios de transporte, reduciendo así las emisiones de carbono a la atmósfera, y favoreciendo la conciliación de la vida laboral y familiar, entre otras ventajas.

Pero para poder implantar este sistema de trabajo; demandado en España por el 69% de empleados, aunque sólo el 8% de los mismos lo practica; es necesario implementar las medidas tecnológicas que nos ayuden a trabajar desde casa sin perder la necesaria coordinación y productividad que toda empresa requiere para su buen funcionamiento.

Requisitos del teletrabajo

Dentro de esas medidas, algunas pueden parecer obvias, si bien no por ello menos necesarias. Entre las medidas obvias, es necesario que el trabajador cuente con un ordenador, bien sea portátil o de sobremesa y una conexión a Internet segura y confiable. Como en su lugar de trabajo, es necesario que cuente con un lugar despejado y confortable donde pueda aprovechar al máximo la jornada laboral, que no por ser realizada de manera remota deja de ser una jornada laboral. Además de estas medidas es necesario tener en cuenta determinados aspectos:

4 requisitos del teletrabajo: organización, tiempo, gestión documental y comunicación.

Organización

Gestionar las diferentes tareas de manera ordenada conforme a una lista de tareas pendientes, tareas gestionadas y con la garantía de que el resto de compañeros podrán realizar sus tareas conforme está previsto en el procedimiento decidido por la empresa, es absolutamente necesario, y con AuraPortal es algo disponible desde el momento de puesta en marcha del proceso automatizado.

Tiempo

Al trabajar desde casa, la organización del tiempo puede no ser tan eficaz como al trabajar en la organización. Es por esta razón imprescindible contar con una herramienta que mida los tiempos que se dedican a cada tarea, teniendo en cuenta los tiempos muertos en la ejecución de la misma y que nos permita empoderar a los empleados, incluso en el trabajo en remoto, para la mejora de la productividad y el mejoramiento de los procesos de la empresa. Con AuraPortal puede medir los tiempos de trabajo, los tiempos de ejecución de los procesos y, mediante diferentes métricas e informes, conocer los puntos de mejora de los procedimientos aplicados.

Documentos en Línea

Todas las empresas requieren de trabajo en grupo. Este trabajo requiere poder compartir documentos, de manera que estén disponibles para todos los miembros del grupo, que se puedan modificar desde diferentes puntos físicos de acceso, y que exista, si es necesario, un definido procedimiento de aprobación en el caso de documentos relacionados con contratos, calidad, procedimientos, y otros. Por esta razón, AuraPortal incorpora un gestor documental y toda la versatilidad de automatización de procesos característica de la herramienta para poder abordar todas las posibles casuísticas en cuanto a trabajo en equipo y generación y almacenamiento de documentación.

Comunicación

La comunicación es lo más valioso para desempeñar un buen trabajo. La posibilidad de incorporar el envío de correos electrónicos en sus procesos de negocio, así como habilitar herramientas de mensajería como WhatsApp, es cada vez más una realidad dada la necesaria interactuación con clientes y proveedores desde múltiples plataformas. En el caso de la implementación del teletrabajo, se puede complementar con otras herramientas como Teams (integrado en AuraPortal), Skype o plataformas de videoconferencia como Zoom o Webex.

Conclusión

En definitiva, el teletrabajo es una opción que se va imponiendo por múltiples motivos y que, con una adecuada planificación por parte de trabajadores y empresa, y las herramientas tecnológicas adecuadas, es posible implementar sin suponer ninguna merma en beneficios y productividad; e incluso suponer una mejora en calidad de vida e imagen corporativa.

Francisco Sánchez
francisco.sanchez@auraportal.com