Aplicar workflow al teletrabajo

Aplicar workflow al teletrabajo

En el presente artículo, explicaremos por qué los flujos de trabajo automatizados son primordiales para poner en marcha oficinas virtuales.

Cada vez mayor número de personas están eligiendo trabajar desde casa, y las empresas están cambiando sus políticas para acomodar mejor a sus trabajadores remotos. Esta modalidad está beneficiando tanto al trabajador como a las empresas, que ahora pueden contratar talento en cualquier parte del mundo.

Pero esta dinámica de trabajo, trasladada a la práctica, obliga a establecer de forma muy clara la cronología de ejecución de las tareas y los objetivos individuales.

¿Qué es un workflow de procesos?

Existen muchas definiciones para workflow, o flujo de trabajo en su traducción al español. En Wikipedia podemos encontrar la siguiente definición:

“El flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas”.

Webinar process mockup diagram

Aplicado a la empresa, y en un contexto de transformación digital, se concreta en la automatización de los procesos de trabajo de las organizaciones. De forma que exista un flujo de trabajo que defina el orden de ejecución de cada una de las tareas. Y que estas, en función de ciertas reglas establecidas y aplicando los automatismos que fueran necesarios, vayan pasando de un empleado a otro hasta finalizar la actividad. En un entorno de teletrabajo, un workflow automático conecta a todo el personal involucrado en la actividad.

Organización y tecnología son claves para beneficiarse del teletrabajo y que las organizaciones puedan mantener su ritmo de actividad. Gracias a la informatización de los flujos de trabajo, es posible mantener la coherencia de ejecución de los procesos, incluso trabajando a distancia.

Y, por otra parte, con la automatización de los procesos, estos se vuelven racionalizados, organizados y más accesibles.

¿Para qué sirve aplicar un workflow al teletrabajo?

Automatizar los flujos de trabajo posibilita integrar todos los procesos empresariales y, por lo tanto, mejorar la organización de nuestro modelo de trabajo. Y, como consecuencia de este proceso, va a existir un antes y un después en la organización.

Integrar todos los procesos mejorará la comunicación interna. A partir de ahora, será el sistema el que se encargue de enviar las tareas, a las personas o departamentos que correspondan, para que sean realizadas.

En un entorno de teletrabajo, estas mejoras en los canales de comunicación y asignación de tareas garantizan que los empleados tienen claras sus obligaciones y puedan disponer de la información que necesitan para llevarlas a cabo.

AuraPortal como herramienta de teletrabajo - portada del post.

Como vemos, organizar y automatizar los flujos de trabajo repercute positivamente en la realización de trabajos y labores de forma corporativa, por lo que se agudiza el sentimiento de pertenencia del empleado a la organización, que se siente mejor valorado y reconocido.

Las dinámicas de trabajo con procesos automatizados también contribuyen a mejorar los tiempos de respuesta y la toma de decisiones. Y, no olvidemos que el beneficiario último de todas estas estrategias es el cliente, que también va a mejorar su grado de satisfacción respecto a su relación con la empresa.

Tipos de Workflow

En un entorno de trabajo empresarial podemos encontrarnos con actividades estructuradas y espontáneas. Las actividades estructuradas son actividades rutinarias que tienen asociado un proceso de ejecución. Es decir, son un conjunto de tareas coordinadas cuya estructura ha sido diseñada con antelación y que utilizamos de manera repetitiva a lo largo del tiempo. Esto es lo que denominamos procesos de negocio, que combinan tareas realizadas por personas y automatismos ejecutados por distintas herramientas de software: Low-Code, IA, RPA, etc.

Las actividades espontáneas son tareas que surgen como consecuencia de las actividades diarias pero que no se rigen por ningún patrón de ejecución. Por ejemplo, cuando un jefe quiere preguntar a un subordinado sobre el resultado de un encargo anteriormente realizado y este debe investigar las acciones realizadas. Lógicamente, estas tareas no son susceptibles de diagramación, aunque algunas herramientas Low-Code como AuraPortal habilitan funcionalidades ad hoc para tratar estas solicitudes y que quede un registro en el sistema.

Por último, pueden existir procesos estructurados que incluyan funcionalidades ad hoc en su workflow. Como ejemplo, podemos ver este proceso realizado con AuraPortal, donde se combinan tareas ejecutadas por personas con herramientas de Inteligencia Artificial, y que incluye funcionalidades ad hoc que pueden ser ejecutadas desde el botón de un formulario.

Tomás Martí
tomas.marti@auraportal.com