Indicadores Universal watcher

Análisis de indicadores con Universal Watcher

El análisis de los indicadores de empresa nos proporciona el mapa de navegación que necesitamos para marcar el rumbo de la organización. Los indicadores nos proporcionan la información que necesitamos para tomar decisiones y, sin ellos, nos convertimos en un barco a la deriva.

Consciente de esta necesidad, AuraPortal ha incorporado Universal Watcher al set de herramientas Business Intelligent de Neon. Con esta herramienta, el equipo directivo puede crear sus propios informes de indicadores, configurar alertas y notificaciones para estar enterado en todo momento de la evolución de los proyectos y disponer siempre de la información que necesita para tomar buenas decisiones.

Hoy en día, las empresas necesitan medir de forma constante su progreso (o la falta de él) en tiempo real, tener una foto de todo lo que ha ocurrido y adaptar sus acciones a lo que marcan los indicadores. De otra manera, sería como conducir un avión de pasajeros sin el tablero de mandos. El conocimiento de dónde nos encontramos y si se están cumpliendo nuestras perspectivas es fundamental para corregir el rumbo rápidamente y adaptarnos al mercado.

Qué es un indicador

“Dato o información que sirve para conocer o valorar las características y la intensidad de un hecho, o para determinar su evolución futura”.

Oxford dictionaries

Para diagnosticar el estado de nuestra organización necesitamos disponer de información detallada sobre el avance de nuestras operativas, y esta información nos la proporcionan los indicadores.

Estado de nuestros procesos

Pero es importante que estos indicadores nos devuelvan la información que necesitamos. De igual manera que un médico no hace mediciones al azar, sino que se centra en indicadores clave como la presión arterial, la frecuencia cardíaca o el índice de masa corporal, las organizaciones deben de saber qué datos necesitan para apoyar su toma de decisiones.

Por este motivo, los indicadores de gestión deberán centrarse en los objetivos estratégicos y proporcionar la información que los responsables de la toma de decisiones necesiten responder. Por lo tanto, es fundamental identificar las preguntas clave de desempeño para cada objetivo estratégico y definir los KPI que les den respuesta.

Por quÉ necesitamos indicadores

Nos valemos de los indicadores para evaluar hasta qué punto, o en qué medida, se están logrando los objetivos que nos habíamos marcado como organización.

En líneas generales los indicadores deben de cumplir estas tres funciones:

  • Representar una unidad de medida para evaluar que se están alcanzando las metas y objetivos marcados por la organización.
  • Proporcionarnos información sobre la eficacia de cualquier área de la empresa y verificar que cumplen con sus propósitos.
  • Detectar y prever desviaciones en la consecución de objetivos.

Un indicador es una comparación entre dos o más tipos de datos que sirve para elaborar una medida cuantitativa o una observación cualitativa. En definitiva, son herramientas muy útiles porque permiten valorar distintos aspectos de nuestro negocio como el grado de cumplimiento de un objetivo o el grado de satisfacción de un cliente.

Universal Watcher

Universal Watcher es una funcionalidad de AuraPortal dirigida especialmente al personal encargado de la toma de decisiones, que permite el acceso directo e instantáneo a información crítica sobre los procesos de la organización, sin interferir con la operativa del proceso. En la gestión por procesos resulta imprescindible establecer indicadores para medir, evaluar y revisar los propios procesos.

Medir indicadores
Lo que no se mide no se puede gestionar y, por lo tanto, no se puede mejorar.

Un indicador es una magnitud asociada a un valor que permite realizar una evaluación continua y periódica de una característica específica (resultado, desarrollo de una actividad, grado de satisfacción, etc). Para conseguir esta valoración, lo que hacemos es comparar el valor o característica que queremos analizar a lo largo de distintos periodos para ver su evolución y extraer una conclusión.

Qué, dónde y cuándo en tiempo real

El asistente de Universal Watcher permite recuperar información sobre sucesos y datos relevantes de la ejecución de los procesos y establecer condiciones para generar alarmas y enviarnos notificaciones de aviso.

Para crear vistas con Universal Watcher no es necesario tener conocimientos técnicos o sobre gestión de base de datos. Y podemos crear tantas vistas como sea necesario para obtener la información que nos ayude en nuestra toma de decisiones en situaciones en las que requiramos:

  • Conocer inmediatamente la agregación de costes generada por una tarea personal o entre dos etapas en un proceso dado.
  • Estar informado a una hora específica cada día laborable sobre qué procesos en la empresa están progresando en el tiempo y qué procesos están sufriendo un retraso.
  • Recibir una notificación si cualquier proveedor en la red comercial es demasiado lento en el seguimiento de los clientes potenciales de ventas en comparación con un patrón de referencia, o su tasa de éxito es aparentemente inferior a la media.
  • Recibir una alerta en caso de que la temperatura de un horno en el proceso de fabricación se esté acercando a los límites máximos.
  • Informar automáticamente a los clientes sobre la situación de sus pedidos en las diferentes etapas del proceso.
  • Todas estas situaciones, y muchas más, se responden fácilmente con tiempos de respuesta rápidos utilizando el observador AuraPortal Universal Watcher.

¿Qué diferencia a Universal watcher de otras consultas?

A diferencia de otras consultas que sólo muestran la información en tiempo real, Universal Watcher nos permite recuperar datos registrados en un momento específico y almacenarlos durante un período de tiempo.

Para no afectar al rendimiento de la plataforma se establecerán unos límites, por días o números de registros, que se podrán guardar en el sistema. Y en el momento que se superen, se sobrescribirán registros.

Qué es un dashboard

Ejemplo práctico

Imaginemos que una empresa planea hacer una gran inversión en infraestructura. Debido a los costes que esto conlleva, el gerente de la empresa inicialmente quiere controlar todos los gastos materiales y, al mismo tiempo, recibir notificaciones sobre los pedidos más caros.

La compañía ya ha creado un proceso de «Solicitud de compra» que podría ser modificado para cumplir con estas especificaciones, pero como este control sólo va a ser temporal, sería una pérdida de tiempo y esfuerzo, por lo que en su lugar usaremos Universal Watcher para recuperar toda la información necesaria.

Creando una vista con Universal watcher

En primer lugar, creamos una vista para que nos muestre la información que necesitamos para llevar el control de los costes y los tiempos invertidos entre la solicitud y aprobación de las compras. Añadiremos los campos que queremos comprobar y estableceremos alertas y notificaciones para mantenernos informados si se superan ciertas condiciones establecidas. Por ejemplo, podemos establecer una alerta que nos envíe una notificación a nuestro móvil si se adquieren productos por un valor superior a los 200 USD.

Crear vista proceso de compra

Podemos añadir fórmulas matemáticas si queremos que nuestro informe muestre valores calculados. Por ejemplo, queremos que muestre el precio del artículo con impuestos incluidos.

Otro elemento de gran utilidad que nos ofrece Universal Watcher es la posibilidad de conocer los tiempos de ejecución de una tarea. En el caso del ejemplo que nos ocupa, resultaría muy útil conocer el tiempo que se tarda en aprobar una solicitud de compra. O mejor aún, que se notifique si se tarda más de un tiempo determinado en aprobar o rechazar la tarea de aprobación de la solicitud.

Al igual que en otros casos, podríamos añadir condiciones para que sólo se mostrase este valor en la vista si estas se cumplen.

Añadir destinatario

Es muy importante resaltar que con Universal Watcher se pueden establecer los destinatarios de las notificaciones, y que estas pueden llegar mediante una tarea de AuraPortal, por correo electrónico, o incluso pueden llevar a nuestro dispositivo móvil con la app “Instant Workflow”.

Interpretación de los resultados

Cuando accedamos a la vista, podremos visualizar distintas líneas que muestran los resultados de cada ejecución del proceso de “Solicitud de compra”.

Vista Universal watcher

En esta vista podemos ver que aparecen valores en rojo porque se han establecido las siguientes condiciones que causan alertas cuando se cumplen:

  • Precio. Cualquier solicitud de compra por valor de más de USD 200.
  • Tiempo de aprobación (horas). Los tiempos de aprobación tardan más de dos horas.

Notificación de alerta inmediata

En la imagen inferior podemos ver un ejemplo de una notificación de alerta donde se nos indica que se ha superado el límite de 200 USD para adquisiciones.

Notificaciones alarma vía tarea

Notificación de transmisión de datos

Por último, quiero mencionar que se pueden establecer configuraciones para que se envíen notificaciones cada vez que se ejecuta una tarea determinada. En nuestro caso, podríamos establecerla para se nos enviase una notificación cada vez que se aprueba una solicitud de compra. Además, podríamos establecer condiciones para que sólo se enviase si el importe es superior a una cantidad, o si se ha tardado mucho en resolver la solicitud.

Notificación transmisión de datos

En la imagen de la notificación podemos ver que, en este caso, se ha producido la alerta por las dos condiciones establecidas: el precio ha superado los 200 USD y la solicitud ha tardado más de dos horas en aprobarse.

Tomás Martí
tomas.marti@auraportal.com