La Escuela Colombiana de Ingeniería implanta la suite de gestión por procesos AuraPortal para automatizar y optimizar su organización y funcionamiento

El primer proceso automatizado ha sido el de Compra de Bienes y Contratación de Servicios, desde el que se controlan las operaciones con sus más de 1.000 proveedores.

La Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito, es una Universidad de carácter tecnológico dedicada a la formación integral de personas con alta preparación científica, técnica y humanística, caracterizadas por su compromiso ético y su espíritu de solidaridad social.

Actualmente ofrece ocho programas profesionales, seis de los cuales cuentan con acreditación de alta calidad. En el campo de la investigación, en la institución se han conformado 22 grupos reconocidos por Colciencias. Cuenta con 477 profesores y más de 5.000 estudiantes, en las áreas de pregrado y posgrado, y 7 edificios construidos en medio de un campus de 27,5 hectáreas.

Campus de la Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito. Bogotá. Pulse sobre la imagen para ampliar el mapa (72 dpi - 1600x960 pixeles)

Antecedentes del Proyecto

El ingeniero Luis Javier Mosquera Quijano, MBA, Vicerrector Administrativo y Financiero de la Escuela Colombiana de Ingeniería explica el alcance del proyecto:

“Requerir un bien o un servicio implica pasar por diversas áreas de la organización, y muchas veces estas solicitudes se desvían en el camino, se desvirtúan o definitivamente se pierden. Por esta razón, la Escuela Colombiana de Ingeniería pretendía reducir significativamente el número de quejas por solicitudes incorrectamente atendidas y además tener a la mano una herramienta que le permitiera saber si su compañía está siendo ineficiente en la administración, si tiene la gente necesaria o si las funciones están bien distribuidas”.

"La Escuela Colombiana de Ingeniería, como cualquier otra organización, no es ajena a la problemática citada y a la necesidad de tener unos trámites eficaces, eficientes y monitoreables. Por eso, decidimos empezar a mediados del año pasado este proyecto".

“Para ello, después de documentar procesos, estandarizados y optimizados, se evaluaron 8 proveedores. Seleccionamos el BPMS AuraPortal porque siendo uno de los más importantes del mercado y que están utilizando grandes multinacionales, fue el único con el que nos permitía poner en marcha el proyecto en un tiempo record”.

La Solución AuraPortal

El ingeniero Luis Javier Mosquera Quijano, sigue explicando: "Gracias a las especiales características de AuraPortal, la duración de la implantación del proceso se realizó en tan solo 2 meses."

"El objetivo del proceso de Compra de Bienes y Contratación de Servicios es lograr un acuerdo entre las diversas áreas acerca de qué información es necesaria para iniciar un trámite, por cuáles instancias de aprobación o verificación debe fluir, cuáles son los límites de atribución, qué resultado final debe generar, qué rastros debe dejar. Estos procesos, documentados de manera estándar, implican que las diversas instancias se pongan de acuerdo sobre esos procesos, pues a menudo surgen visiones distintas sobre cómo proceder, o posiciones defensivas que buscan defender instrumentos de poder y control, o por el contrario, significa que las personas queden formalmente como responsables de algún paso del proceso que habían querido eludir."

"La puesta en marcha de AuraPortal BPMS facilita que los trámites -procesos- fluyan sin tropiezos a través de las distintas áreas funcionales, para generar un servicio excelente a clientes internos y externos, con la posibilidad de monitorear cada paso, para seguimiento y para mejoramiento continuo."

"Mediante AuraPortal, además de procesos efectivos, se consigue menor consumo de papel, documentación ordenada, trazabilidad y, especialmente, mayor grado de satisfacción de nuestros clientes, llámense decanos, estudiantes, profesores, padres de familia o proveedores", asegura el Vicerrector Mosquera.

Acerca de Archivenet

ArchiveNet Software de Colombia Ltda., empresa consultora Partner de AURA en Colombia ha sido la encargada de poner en marcha el proyecto.

ArchiveNet está especializada en este tipo de proyectos multidisciplinares que abarcan desde el levantamiento de información, diseño y diagramación de los procesos hasta la instalación, capacitación, soporte, digitalización de documentación, etc.

Para más información sobre ArchiveNet:
Contacte con Álvaro Canal: acanal@auraportalcolombia.com, +5718052774.
O visite: www.auraportalcolombia.com.

Acerca de AURA (AuraPortal)
www.auraportal.com

AURA es un fabricante de BPMS (Business Process Management Suite) a nivel global, que ofrece una solución, AuraPortal, para crear Modelos de Ejecución de Workflow y Procesos de Negocio sin la necesidad de programación. AuraPortal es 100% Internet (“Web-based”) y complementa a los sistemas ERP y CRM existentes. AURA tiene más de 350 clientes en 41 países, incluyendo: Coca-Cola, PepsiCo, Frito-Lay, Toyota, Yamaha, Pemex, Carrefour, ArcelorMittal, Eletrobrás, Saras Energy, Royal KPN, Bristol-Myers Squibb, etc. Varios clientes están incluidos en el 'Fortune 500 Global Report'.

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AuraPortal ofrece, en un único paquete y de forma integrada, 6 áreas de la gestión empresarial de máxima actualidad. Por eso se publicita como "6 en 1"

1. BPM con SOA y Reglas de Negocio
2. CRM (Customer Relationship Management) Proceso Patrón para Marketing
3. SCM (Supply Chain Management) Procesos Patrón para Compras
4. Intranet / Extranet / Workflows
5. Gestión de Documentos con MS SharePoint
6. Portales