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Soluciones de Compras
con AuraPortal
Si quiere verlo de forma real,
entre en la dirección
www.auraportal.com y
solicite las contraseñas para realizar ejemplos
prácticos).
Mediante AuraPortal se administra eficazmente el
departamento de compras mediante la normalización y
racionalización de los procesos, el control de cada una
de las actividades que se realizan, la mejora notable de
la relación con proveedores y la ampliación y mejora de
las diferentes formas de abastecimiento.
Las principales ventajas radican en el ahorro de tiempo
en la gestión de compras, la comodidad y reducción de
los costes y la posibilidad de acceder a nuevos
proveedores, con lo que se consigue un ROI (retorno de
la inversión) inmediato.
Normalización y Racionalización de Procesos
Con AuraPortal se
extenderá el proceso de compras a todos los ámbitos de
la compañía y a todas las personas implicadas.
Con este sistema se
descargarán las tareas administrativas de las compras en
los propios interesados, simplificando los procesos y
reduciendo los costes.
Gestión
El departamento de compras se centrará en la negociación
de las compras estratégicas, seleccionará y homologará
proveedores fiables, negociará pactos y condiciones con
ellos según las políticas generales de la empresa y
controlará su cumplimiento.
Descentralización
Mientras,
todo el personal autorizado podrá acceder a los
catálogos de productos y servicios homologados que son
de su competencia y realizar sus propuestas de pedido,
incluso podrán realizar compras o peticiones de
suministro directamente en los casos y circunstancias
que así se haya determinado,
siguiendo los
procesos normalizados automáticos
en
los que estarán determinadas las fases de actuación,
autorizaciones y controles por los que se debe pasar, y
que incluirán cuestionarios a rellenar y otros tipos de
documentación.
Flujos de trabajo
Las propuestas de pedido seguirán todo el ciclo de
fases, autorizaciones y comprobaciones hasta generar de
forma automática los pedidos. Tanto los pedidos
generados a través de propuestas como los realizados de
forma directa también seguirán sus ciclos
predeterminados hasta la recepción, factura y pago.
Además, en cualquier momento podrá conocerse el estado
de maduración de cada operación.
Compras Directas
Estos flujos podrán integrar en sus fases las
herramientas que gestionan los procesos repetitivos de
la empresa (ERP, SCM, etc.), consiguiendo una mayor
integración, agilidad, coordinación y control.
Compras Indirectas
Se gestionarán, de principio a fin, los procesos de
compras, suministros y servicios indirectos, que no
suelen ser controladas por los ERPs, tales como material
de oficina, reparaciones, equipos informáticos, piezas
de recambio, servicios de mantenimiento, servicios de
impresión, viajes de empresa, etc.
Control de las Actividades
Con
AuraPortal se controlarán todas las actividades
de compras de la compañía. Búsqueda, selección y
homologación de proveedores, presupuestos, órdenes de
compras, incidencias, reclamaciones, consultas técnicas
y comerciales, etc. se generarán en su origen y, a
través de Tareas Programadas, seguirán las diversas
fases de maduración hasta su completa resolución.
Procesos
Se determinarán circuitos que
seguirán fases de autorizaciones y comprobaciones. Estos
circuitos estarán particularizados y optimizados según
grupos de productos, proveedores u otros criterios y
permitirán, en cualquier momento, controlar la situación
de cada tarea.
Cada
uno de ellos podrá ser acompañado con toda la
información que le afecte: instrucciones, documentos,
archivos, datos, prescripciones, etc.
Integración
La integración de todos los elementos informativos que
maneja: empleados, tareas, documentos y formularios
electrónicos, cuentas, ítems, proyectos y ámbitos,
permite un control exhaustivo de todas las actividades
que se realizan, así como
evaluar el rendimiento del departamento.
Eficiencia
El sistema reduce drásticamente los documentos basados
en papel y la duplicación en la introducción de datos,
minimizando las actividades del proceso de
aprovisionamiento que no generan valor a la empresa.
Eficacia
Con la normalización de las compras se reduce la
duración de los ciclos de aprovisionamiento y, sobre
todo, los costes de los procesos.
Control de Costes y Tiempos
AuraPortal lleva incorporado un procedimiento que
permite la imputación automática por parte de los
usuarios que realizan una tarea de los tiempos y costes
que se van generando.
Control Presupuestario
Cada departamento, proyecto, artículo y, en general,
cada elemento de la empresa que se desee controlar como
centro de coste, podrá ser considerado como Partida
Presupuestaria y, partiendo de un Presupuesto Inicial,
se detectarán sus desviaciones y márgenes.
Centros de Coste
De cada Centro de Coste se conocerán todas las acciones
que se han realizado para él, con sus costes y tiempos,
para establecer comparaciones con las previsiones y
disponibilidades previamente registradas.
Control de Resultados
De igual forma, siempre se conocerán los costes
realizados con cada proveedor, no solo por la
adquisición de los bienes y servicios, también se
controlarán los gastos colaterales que se hayan
producido: atención, tiempos, retrasos, devoluciones,
etc.
Relación con proveedores
Con
AuraPortal se potenciará la comunicación con los
proveedores y suministradores a través de la Extranet,
permitiendo trabajar juntos para obtener ventajas mutuas
a largo plazo. Esto aumenta la transparencia de las
relaciones, generando un nuevo nivel de confianza y
compromiso.
Comunicación de la Información
Además del simple acceso a través de Web, AuraPortal
proporciona un canal privado y exclusivo
con cada proveedor, integrándolo en el propio Workflow
de la empresa. De esta forma la comunicación será
total.
Optimización de la Gestión
Con este sistema se
reducen sensiblemente los costes y los errores en el
intercambio de datos, se
agilizan las transacciones y se controlan los procesos.
Además, podrá llevarse un completo control de los
proveedores en términos de calidad de servicio y de
rentabilidad.
Datos siempre Actualizados
Serán los propios proveedores los que mantendrán
directamente sus datos actualizados: nuevos productos y
servicios, promociones, disponibilidad, precios, stock
en almacén, tiempos de entrega, condiciones de pago,
etc.
Efectividad y ahorro de Costes
Esto trae consigo una reducción del tiempo a emplear,
tanto para el mantenimiento de los datos como para la
contratación, evitando además errores y malentendidos.
Control y seguimiento de acciones, tiempos y costes
Los procesos podrán ser controlados de principio a fin,
y en todo momento se sabrá en qué situación está cada
caso. El sistema guardará constancia de las acciones
realizadas con cada proveedor, para su control y
estadística, pudiéndose obtener un planning
visual
de
cada acción realizada y el control de sus costes.
Workflow
Las reglas, estándares, condiciones, funciones, tiempos,
costes, roles, etc. que han sido pactados se
establecerán sobre estos procesos, quedando
automatizados e integrados en los flujos de trabajo e
información de la empresa.
Involucración
Además, de los procedimientos propios de la prestación
de los servicios, también se trasladarán a los
proveedores las normativas internas, incluyendo los
procedimientos de Calidad, Seguridad de la Información
(y en especial la de los ficheros de datos personales) y
resto de normativas que pueden implicar riesgos
técnicos, comerciales, logísticos, financieros e incluso
de responsabilidad legal.
Fidelización
A las ventajas que obtiene la empresa, hay que añadir
las proporcionadas a los proveedores: automatización de
la recepción de pedidos, reducción de los costes
asociados, reducción de errores y devoluciones y, sobre
todo, el valor añadido a la utilización de un nuevo
canal de venta: Internet.
Gestión del Conocimiento
La integración de proveedores y suministradores en la
gestión del conocimiento de la empresa facilitará la
colaboración, el conocimiento mutuo y la optimización de
la cadena de suministro de productos.
Canales de abastecimiento
Con
AuraPortal se optimizará la administración de los
canales tradicionales y se accederá al abastecimiento
electrónico de productos y servicios vía internet y, en
general, a todas las ventajas de la integración con la
red.
Segmentación
Permite una organización jerarquizada de los canales de
compras y suministros tan amplia como se desee,
permitiendo segmentar y personalizar más las acciones de
compra y
posibilitando estrategias de aprovisionamiento
específicas por diferentes clases y según diferentes
criterios, incluso por cada proveedor.
Optimización
Esto permite que pueda aplicarse la mejor estrategia de
adquisición para cada clase de productos, aplicando para
cada una de ellas las prácticas de más adecuadas:
mediante catálogos homologados, abastecimiento por
auto-servicio, abastecimiento planificado, estándares de
aprovisionamiento, peticiones de oferta, licitaciones,
etc.
Captación de Proveedores
Además de los canales de captación tradicionales, podrá
utilizarse la plataforma Internet para encontrar nuevos
proveedores, utilizando mercados electrónicos y otros
sistemas, permitiendo
una mejor búsqueda, selección, evaluación
y negociación de nuevos
contratos.
Compras por Contrato
Con AuraPortal podrá adquirir bienes y servicios
mediante sistemas automatizados de ofertas o
licitaciones adaptados a cada circunstancia,
utilizando los medios más efectivos para obtener ofertas
de un gran número de proveedores.
Permite la automatización del proceso de contratación:
solicitud, aprobaciones, preparación de contratos y
firma. Cada persona implicada dispondrá de la
documentación necesaria para realizar su cometido, según
se hayan determinado sus funciones, y conocerá en todo
momento el estado en el que se encuentra el proceso.
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