El Municipio de Calarcá (Colombia), implementa AuraPortal BPMS con la clara intención de convertirse en el ejemplo a seguir en la eAdministración colombiana
 

La adquisición de AuraPortal BPMS permitirá a la Alcaldía de Calarcá convertirse en una de las entidades tecnológicamente más avanzadas del mundo.

ArchiveNet Software de Colombia Ltda, empresa consultora Partner de AuraPortal en Colombia será la encargada de poner AuraPortal BPMS en marcha el proyecto.

ArchiveNet está especializada en este tipo de proyectos multidisciplinares que abarcan desde el levantamiento de información, diseño y diagramación de los procesos hasta la instalación, capacitación, soporte, digitalización de documentación, etc. 
 

AuraPortal BPMS es una de las herramientas de Gestión de Municipalidades más avanzada del mercado, y una puerta de acceso al futuro de la gestión administrativa. La consultora Gartner Inc. ha calificado AuraPortal como “el Ejemplo de la próxima generación de BPMS”.

Con AuraPortal BPMS se obtiene:
 

1. Reducción del 70% del tiempo de tramitación de expedientes.    
 

2. Reducción drástica de los costes administrativos.

Acceso simple a las últimas tecnologías de organización y comunicación (interna y externa).

3. Máxima satisfacción del ciudadano, que puede contar con un canal privado, individual y exclusivo con la Municipalidad

El municipio de Calarcá, situada en el departamento del Quindío, en Colombia, fue fundada en 1886 por los colonos, tiene una población aproximada de 100.000 habitantes y se ha convertido en un importante foco de desarrollo cafetero y comercial.
 

La Alcaldía de Calarcá pretende ser una entidad territorial reconocida departamental, nacional e incluso internacionalmente por su modelo de gestión administrativa, a través de la cual el ciudadano será el primer favorecido. 

En su ambicioso Plan de Desarrollo Municipal, uno de los primeros pasos ha sido contar con una organización interna que le permitiera acometer con éxito todas las actividades previstas, soportando sus procesos administrativos y de atención al ciudadano mediante la herramienta de gestión de procesos AuraPortal BPMS e incrementando paulatinamente el nivel y la calidad de vida de todos los que residan o habiten temporalmente en su territorio.
 

Mediante AuraPortal BPMS se gestionan los procesos de la función administrativa interna, la comunicación con el exterior y el archivo de documentos. Todo ello en soporte informático.
 

1. Tramitación de Expedientes.  Permite pasar de los procedimientos tradicionales de tramitación ralentizada con profusión de documentos en papel, a la tramitación en soporte digital. Además se evitan drásticamente los retrasos, se ahorran papeleos, se tiene en todo momento localizado por el responsable dónde está cada expediente y se puede consultar el estado de tramitación.
 

2. Organización Administrativa. Con AuraPortal BPMS el ayuntamiento dispone de una formidable herramienta de gestión, utilizando las últimas tecnologías disponibles. Recursos Humanos, Compras y Suministros, Normativas, Gestión de Proyectos y Costes, Integración con el resto de aplicaciones informáticas que utiliza la entidad, etc.  
 

3. Gestión Documental. Esta solución ofrece uno de los más completos sistemas para gestionar los documentos y los contenidos digitales, así como sus ciclos (Archivística, Aprobaciones, Versionado, Firma Digital, Suscripciones para avisos de cambios, Búsquedas por contenido, Discusiones, Vigilancia, Traza para Auditoría, etc.). La mayoría de los documentos no deberán ser buscados, sino que estarán a disposición del ejecutor de la tarea para su consulta, modificación o eliminación. De igual forma, la mayoría de los documentos se crearán de forma automática ya que AuraPortal BPMS cumplimenta una plantilla con los datos de los Expedientes.
 

4. Plataformas para la Comunicación privada y pública a través de Internet. AuraPortal BPMS proporciona un entorno de trabajo, comunicación y colaboración para los funcionarios, y entre estos y los ciudadanos. Para ello dispone de todos los canales de comunicación que ofrecen las últimas tecnologías: Publicación de Contenidos de los distintos Portales internos y externos, Encuestas, Foros y Debates Online, Agendas compartidas, etc.

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