A Gestão Dinâmica de Casos (DCM: Dynamic Case Management) permite gerenciar os casos em seu conjunto. Denominam-se Casos nesse contexto aos assuntos pontuais a resolver em uma organização em um determinado período de tempo.

Os casos provêm de solicitações (internas ou externas) em sentido mais amplo: incidências, gestão de bens ou serviços, atenção ao cliente, compras, ações de marketing, projetos, expedientes, etc., terminando quando o caso tenha sido resolvido.

A gestão desses assuntos (Casos) afeta à maioria das atividades administrativas de todas as empresas e entidades públicas e representa um grande desafio para qualquer entidade por que: ainda que alguns Casos possam ser simples, outros podem chegar a serem bastante complexos.

O problema se agrava devido a que existem muito poucas ferramentas suficientemente capazes de resolver problemas complexos, sem contar que o custo de implementação é muito elevado.

A Solução AuraPortal

AuraPortal é uma Plataforma de Gestão Empresarial por Processos 100% Web. Sua concepção holística inclui, de forma totalmente integrada, sem remendos e amigável, todas as capacidades necessárias para gerencia os casos de forma realmente efetiva.

1. Famílias de Elementos

Em DCM a unidade de controle é o Caso, com o que deve dispor das ferramentas para controle dos casos e de seus elementos auxiliares.

AuraPortal conta com uma estrutura unificada que relaciona e conecta as gestões de Colaboradores, Contas (Clientes, Fornecedores, etc.), Itens (Produtos, Serviços, Existências e Imobilizado), Projetos e Áreas da entidade.

Também permite a criação ágil de Gestões Complementárias que são desenhadas pela própria entidade segundo suas necessidades, que estão totalmente interconectadas entre si e com o resto de elementos de gestão (processos, documentos, etc.) e que são um dos elementos indispensáveis para a Gestão Dinâmica de Casos.

2.Suíte BPM

A excelência de DCM deve estar baseada em uma Gestão por Processo com grandes possibilidades de automatização mas, ao mesmo tempo com as poderosas capacidades de agilidade e flexibilidade.

A Suíte BPM de AuraPortal com Regras de Negócio (não confundir com regras de processo) está considerada pelos especialistas como uma das mais avançadas, completa e fácil de usar.

Está dotada de tecnologia de última geração desenvolvida por AuraPortal para adaptar-se à Gestão de Casos, como Grupo de Campos e Tratamentos Distribuídos, Tarefas Livres integradas nos processos, Formulários Dinâmicos capazes de serem mostrados ou não segundo circunstâncias, possibilidade de desviar o fluxo, em um determinado momento, a outros processos (com ou sem retorno), etc.

3. Documentos e Conteúdos

Na Gestão de Casos, a gestão de documentos e outros conteúdos forma parte da atividade que se realiza, portanto não pode estar desligado dela.

AuraPortal integra um ECM (Enterprise Content Management) que oferece um dos mais completos sistemas para gerenciar os Documentos e Conteúdos e seus ciclos (Arquivamento, Aprovações, Controle de Versões, Assinatura Digital, Cadastros para avisos de mudanças, Pesquisa por conteúdo, Discussões, Vigilância, Rastreabilidade para Auditoria, etc.).

Inclui a geração automática de documentos inteligentes com assinaturas automáticas e um sistema de criação de conteúdos com umas possibilidades de grande alcance em publicação e difusão.

4. Intranet e Extranet

Outro aspecto importante da gestão dos casos é a necessária comunicação entre todos os atores do caso.

Ademais dos fluxos dos Processos, AuraPortal integra três canais de comunicação: Intranet Corporativa, para a comunicação entre colaboradores, Portais Externos e a Janela interativa – WIP (Wide Interaction Platform) posicionada na Web da entidade para a comunicação entre colaboradores e externos.

Esses três canais oferecem o ambiente ideal para a Informação (Comunicados, Anúncios, etc.), a Comunicação (Pesquisas, Fóruns, Agendas compartidas, etc.) e a Colaboração (Workflow de grande potência baseado em tarefas livres) entre o pessoal dos diferentes departamentos da organização, equipes de trabalho, filiais, etc., chegando aos usuários externos (agentes, clientes fornecedores, por exemplo).

5. Ferramentas de Análise e Controle

DCM necessita as ferramentas que permitam observar, controlar e analisar a execução de cada caso em seu conjunto, assim como analisar os resultados conjuntos de casos finalizados para sua melhora.

Com AuraPortal, as atividades realizadas no dia a dia (Processos) vão proporcionando em tempo real a informação que utilizam suas ferramentas de Inteligência: Dashboards, BI (Business Intellingence) BAM (Business Activity Monitoring) KPI's (Key Performance Indicators), que ao estarem incluídos na própria Plataforma AuraPortal, permitem a automatização da observação, o controle e a análise dos fatos e os dados.

Além de tudo, essas capacidades estão totalmente integradas e permitem uma grande agilidade e flexibilidade para desenvolver todo tipo de mudanças de forma imediata e com segurança.