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AuraPortal BPMS
é um sistema de Gestão Empresarial que oferece em uma única
suite, cinco mundos relacionados entre si que constituem as
áreas de maior interesse e eficácia na gestão empresarial de
hoje e do futuro imediato:
 
   
    
GESTÃO
DOCUMENTAL
COM MS SHAREPOINT
A
Gestão Documental de
AuraPortal BPMS
é a de Microsoft SharePoint melhorada com algumas funções
para facilitar sua usabilidade e ampliar possbilidades de se
conectar com outros elementos informativos.
O controle de
documentos de
SharePoint é um dos mais potentes, completos e flexíveis que
existem no mundo e
ademais, conta com a vantagem de ser de Microsoft, o que garante,
tanto a otimização dentro do sistema operativo Windows como as
futuras evoluções ao mais alto nivel. Algumas funções e aspectos da
mesma se especificam mais abaixo.
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Criação automática de bibliotecas. a criação e
posicionamento automático de bibliotecas é uma ferramenta
exclusiva de
AuraPortal BPMS.
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Grande capacidade. Suporta um número praticamente
ilimitado de documentos: até 2 milhões de documentos por
biblioteca e até 1.000 bibliotecas. Tudo isso em um único Site.
Se é necessário se podem criar mais Sites dentro de AuraPortal
BPMS.
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Criação, revisão e carga de documentos. Os documentos se podem criar com qualquer sistema, utilizando um editor ou um
leitor+OCR (scanner + reconhecimento de caracteres) que leva
incluido
AuraPortal BPMS.
Sua incorporação às correspondentes bibliotecas é imediata.
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Variedade de formatos. Os documentos não necessitam ser
exclusivamente de tipo texto ou imagem. Se gerenciam igualmente
os templates, formulários, listas tabelas, etc.
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Revisão e Aprovação. Se podem estabelecer circuitos de
revisão e aprovação, tanto simples como múltiples e tanto em
série como em paralelo. Os sistemas que proporciona
AuraPortal BPMS
para esta circulação são inovadores e oferecem singulares
vantagens.
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Assinaturas digitais nos documentos. Incorpora a mecânica
da firma digital.
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Arquivista. O arquivo dos documentos nas bibliotecas
permite múltiples classificações, tanto pré configuradas como
definidas pelo usuário. Essa característica permite definir e
utilizar diversas vistas para localizar ao instante os
documentos buscados em função das características
diferenciadoras utilizadas.
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Links. Tanto os documentos a título individual como as
bibliotecas podem ser ligadas com outros elementos informativos,
por exemplo, outros documentos, projetos, expedientes,
colaboradores, contas arquivos, tarefas, etc.
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Subscrição. Se um documento numa biblioteca sofre uma
modificação, o sistema envia um aviso de maneira automática aos
usuários incluídos na lista de cadastrados dessa biblioteca para
que possam revisar o novo documento.
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Controle de Versões. Existe um acompanhamento automático
de versões se se deseja.
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Fórum de discussões. Também é possível manter um fórum de
discussões sobre um documento entre vários usuários enquanto se
elabora o mesmo.
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Pesquisas. Todo tipo de pesquisas: Pelo nome ou parte do
mesmo, por cam pos ou características (autor, data de criação ou
modificação, destinatário, tamanho, etc.) por conteúdo (basta
indicar a porção de texto pesquisada), e ademais através de
mecanismos de filtrados personalizados pelo usuário.
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Ativação e vigilância das ações e responsabilidades dos
colaboradores envolvidos nos procedimentos.
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Histórico de tarefas que permite conhecer todo o ocorrido
mesmo documento ainda que não figure no texto nem nas
características do documento.
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Agrupação dos documentos por expedientes, projetos e áreas
com possibilidade de controle dos custos associados.
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Segurança. O acesso às bibliotecas está controlado e
restringido aos usuários que possuam as correspondentes
permissões. Se estabelecem 5 níveis de acesso (podem ser
ampliados ou reduzidos): Leitor, Agregador, Editor, Aprovador e
Responsável.
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