Gebruikers

AuraPortal kent drie typen gebruikers die kunnen deelnemen aan BPMS processen: Medewerkers, Externe Gebruikers en Gastgebruikers. De medewerkers en de externe gebruikers hebben individuele licenties nodig, single use en concurrent use. De gastgebruikers vereisen geen individuele licenties en hun aantal is onbeperkt.

• Medewerker. Een Medewerker is de gebruiker met de meeste handelingsmogelijkheden. Hij betreedt het systeem via het Medewerkersportaal vanwaar hij processen kan starten, met procestaken en vrije taken kan werken en ook toegang heeft tot alle bronnen van de appllicatie zoals documenten, accounts, items, projecten, herkomsten, processen, etc. Indien hij er de rechten voor heeft, kan hij ook processen ontwerpen. De medewerkers zijn geregistreerd in de organigram van het bedrijf, dit is de stamboom van de familie “medewerkers”. De organigram is LDAP compatibel.
  
  BELANGRIJK: Het bedrijf bepaalt welke medewerker-gebruikers toegang hebben tot de speciale modules.
• Externe Gebruiker (Communiceert door middel van zijn eigen Extern Portaal). De Externe Gebruiker krijgt toegang tot het systeem door middel van externe portalen (vrij ontworpen door het bedrijf om toegang te verlenen aan de verschillende soorten externe agents). Hij kan processen starten en uitvoerder zijn van een procestaak, maar zijn mogelijkheden zijn beperkt in vergelijking met de medewerker-gebruiker. Dit type gebruiker is bestemd voor het onderbrengen van klanten, leveranciers, etc. die een hoge graad van interactie hebben met de onderneming.
• Gast Gebruiker (Communiceert door middel van het Web Interactie Platform en E-mail). De Gast Gebruiker communiceert met de onderneming door middel van het WIP, dat wordt verkregen met het installeren van de gelijknamige module. Het WIP is bereikbaar via de AuraPortal PRIVÉ knop op de AURA Web Site. Gast Gebruikers kunnen bepaalde processen uitvoeren en starten, query’s uitvoeren, etc. Ze kunnen ook e-mails ontvangen met links naar formulieren die toegang geven tot voorbereide processen. De mogelijkheden zijn zeer beperkt in vergelijking met de externe gebruiker en medewerkers. Het is dus eerder bedoeld voor klanten, leveranciers en andere agents die een minder intense relatie hebben met het bedrijf.

Licenties

Het aangaan van licentieovereenkomsten voor AuraPortal gebeurt op basis van On Premises, SaaS of Cloud Computing. De licenties kunnen Corporate zijn (beschikbaar voor alle bedrijfsgebruikers) of Per Gebruiker. In dit laatste geval hebben de gebruikers van het type medewerker alsook van het type externe gebruiker indien nodig tegelijkertijd Single Use licenties (elke gebruiker heeft een permanente en privétoegang tot het systeem) en Concurrent Use licenties (alle gebruikers hebben toegang tot de applicatie zolang het concurrentieniveau niet overtroffen is). Alle gastgebruikers hebben permanente toegang.