AuraPortal beschikt over alle communicatiekanalen die de laatste technologieën te bieden hebben: publicaties in de Aankondigingen van de verschillende portalen, verschillende typen Enquêtes, Forums en Online Discussies waaraan alle gebruikers of groepen gebruikers kunnen participeren, gedeelde Agenda’s etc. Daarnaast kunnen er tevens vormen van Communicatie worden beheerd en gecontroleerd waarbij men fysiek aanwezig is (zoals cursussen en meetings), inclusief de uitkomsten hiervan.

AuraPortal voorziet in een samenwerkingsnetwerk via Intranet/Extranet door middel van procestaken en vrije taken. Dit netwerk is opgebouwd uit vele portalen die verschillende gebruikersgroepen toegang verschaffen tot informatie en taken binnen de onderneming. Er zijn twee typen portalen: Medewerkers Portaal (exclusief voor medewerkers) en Externe Portalen (voor Klanten, Leveranciers en andere partijen).

In beide gevallen dienen de portalen als zowel informatieverschaffers (Content Portalen) als platforms voor communicatie en samenwerking (Interactieve Portalen).

Binnen de Medewerkers Portaal wordt de gegenereerde bedrijfscontent beheerd en aan de medewerkers gericht. Dit portaal werkt als informatieverschaffer en tevens als toegangspoort voor medewerkers om hun taken uit te voeren en toegang te krijgen tot de informatie binnen het platform (families en woordenboeken).

Externe Portalen. Er kunnen zoveel portalen aangemaakt worden als nodig voor een exclusieve communicatie en interactie met groepen klanten, leveranciers en andere externe partijen. Deze portalen kunnen allen verschillende ontwerpen hebben, aangepast op de voorkeuren van het bedrijf.

Eigenschappen van de Portalen

Afhangend van het AuraPortal Portaal dat wordt gebruikt zijn er verschillen in de toegangsrechten tot de informatie en kunnen zij worden aangepast aan de specifieke behoeften. Hierdoor wordt beveiliging en bescherming van privacy gegarandeerd.

Een aantal van de meest belangrijke eigenschappen van portaalbeheer is:

• Creëren van Portalen. AuraPortal bevat een Portaal creatieplatform klaar voor gebruik. Op eenvoudige en snelle wijze kunnen verschillende portalen voor verschillende gebruikersprofielen gecreëerd worden. Hierbij kunnen verschillend talen worden gebruikt en zelfs andere gewenste eigenschappen om zo een meer verpersoonlijkte service te kunnen verlenen.
  
• Creëren van Content. Met AuraPortal wordt digitaal content gecreëerd en beheerd wat uiteindelijk gepubliceerd kan worden in de verschillende Portalen. Hierbij wordt rekening gehouden met de circuits van goedkeuring voor mededelingen, prioriteiten, publicaties, verloopdata, etc. Verschillende divisies van een bedrijf kunnen complexe content genereren door gebruik te maken van tools zo eenvoudig te gebruiken als Word, Excel. Front Page, etc.
• Publicatiezones. De mededelingen zijn gegroepeerd in verschillende Publicatiezones, welke geconfigureerd zijn om de behandeling van de mededelingen te automatiseren, beheren en optimaliseren. Dit zorgt ervoor dat wanneer een gebruiker een mededelingen creëert, het systeem beheert, afhankelijk van de zone, wie het moet goedkeuren, waar het gepubliceerd moet worden en tevens in welk format. De mededelingen voor een bepaalde zone kunnen zodanig geconfigureerd worden, dat zij worden goedgekeurd door een of meerdere gebruikers, afhankelijk van hun verschillende procedures:
  
  - Dat alle specifieke gebruikers het moeten goedkeuren.
  
  - Dat een aantal specifieke gebruikers het moet goedkeuren.
  
  Daarnaast zal de gewenste pagina automatisch met het vooraf vastgestelde format gepubliceerd worden op de juiste pagina.
• Informatie. Vanuit de Portal heeft elke gebruiker (Intern of Extern) toegang tot zowel de gedeelde projecten, als de bibliotheken en documenten die het bedrijf met hen wenst te delen. Zij kunnen tevens alerts ontvangen met betrekking tot wijzigingen, versies, etc.
  
• Proces Participatie. De procestaken worden uitgevoerd vanuit het gebruikersportaal van de medewerker of de externe gebruiker.
• Warning Bell. Het systeem toont automatisch een klein schermpje (‘warning bell’) die de medewerkers en externe gebruikers informeert over nieuwe taken en notificaties in hun workflow, zelfs wanneer zij niet ingelogd zijn in AuraPortal. Dit is een zeer handig mechanisme om men ervan te verzekeren dat taken worden uitgevoerd en daarbij behoudt men een continue relatie met klanten en leveranciers, zelfs wanneer zij niet met AuraPortal zijn verbonden.