Met MS SharePoint

Het Documenten Management in AuraPortal is hetzelfde als Microsoft SharePoint, maar op enkele punten verbeterd om het gebruikersgemak te vergroten en om meerdere mogelijkheden te bieden met andere elementen te koppelen.

SharePoint documentenbeheer is een van de meest krachtige, veelomvattende en flexibele die er bestaat. Doordat het gebaseerd is op Microsoft staat het garant voor zowel de optimalisatie binnen het Windows operationele systeem als de toekomstige ontwikkelingen van hoogste niveau.

Opmerkelijke Aspecten

Een aantal functies en aspecten wordt in onderstaand overzicht genoemd:

• Automatisch aanmaken van bibliotheken .Het automatisch aanmaken en geclassificeerd opslaan van de bibliotheken is een exclusieve AuraPortal tool.
  
• Grote capaciteit. Het aantal documenten dat wordt ondersteund is praktisch onbeperkt: tot 2 miljoen documenten per bibliotheek en tot 1.000 bibliotheken. En dit alles op slechts één Site. Indien nodig kunnen er meerdere Sites worden aangemaakt in AuraPortal.
• Aanmaken en herzien van en toegang tot documenten. De documenten kunnen worden aangemaakt in elk systeem door middel van een editor of door gebruik te maken van een reader+OCR (scanner + karakterherkenner) welke in AuraPortal is ingebouwd. Elk document word direct opgeslagen in de betreffende bibliotheek.
• Talloze formaten. De documenten hoeven niet beperkt te worden tot teksten of afbeeldingen. Templates, formulieren, lijsten, tabellen, alles kan worden behandeld.
• Revisie en Goedkeuring. Circuits van revisie en goedkeuring kunnen eenvoudig of complex en sequentieel of parallel worden opgesteld. De systemen die AuraPortal levert voor deze circuits zijn innovatief en bieden geweldige voordelen.
• Digitale handtekeningen in the documenten. Standaard opgenomen zitten de procedures voor digitale ondertekening, zowel gecertificeerd als gegarandeerd.
• Archieven. De documentenarchieven in de bibliotheken maken een meervoudige classificatie mogelijk, zowel voorgedefinieerd als gedefinieerd door de gebruiker. Hiermee kunnen de schermen op verschillende manieren getoond worden wat een versnelde zoekopdracht als resultaat heeft.
• Links. Zowel individuele documenten als gehele bibliotheken kunnen aan andere informatie-elementen gekoppeld worden, zoals bijvoorbeeld andere documenten, projecten, dossiers, medewerkers, accounts, taken, etc.
• Abonnementen. Wanneer een document in een bibliotheek is gewijzigd stuurt het systeem automatisch een notificatie (per e-mail) aan alle gebruikers die zich hebben geabonneerd op die bibliotheek zodat zij het nieuwe document kunnen bekijken.
• Versies. Indien gewenst, kan gebruik gemaakt worden van automatisch versiebeheer.
• Discussies. Voor verscheidene gebruikers is het tevens mogelijk een document te bediscussiëren terwijl het verder ontwikkeld wordt.
• Zoekopdrachten. Alle typen zoekopdrachten: op naam of een gedeelte ervan, op veld of eigenschappen (auteur, aanmaakdatum, geadresseerde, grootte, etc.), op inhoud (voer simpelweg een gedeelte van de tekst in) en tevens op filters die de gebruiker zelf definieert.
• Activering en waakzaamheid van de acties en verantwoordelijkheden van de medewerkers die participeren in de processen.
• Comment Logs tmaken het mogelijk alles wat gebeurt in een document vast te leggen, zelfs als de informatie niet is opgeslagen in de tekst of in de eigenschappen van het document.
• Documenten gegroepeerd op dossier, projecten en herkomsten met de mogelijkheid de verwante kosten te controleren.
• Beveiliging. De toegang tot de bibliotheken wordt beheerd en aldus de toegang beperkt voor de gebruikers die de corresponderende rechten hebben. Standaard zijn er 5 toegangsniveaus gedefinieerd (dit kan uitgebreid of verminderd worden): Lezen, Toevoegen, Wijzigen, Goedkeuren en Verantwoordelijk.