SANIDAD

AuraPortal BPMS es la herramienta más avanzada del mercado para la Gestión de Entidades Sanitarias, y una puerta de acceso al futuro de la gestión administrativa de est sector en el que, por las nuevas formas de trabajo y comunicación que se están produciendo y por sus necesidades de control, deberá a sufrir uno de los mayores índices de adaptación del mercado.

Áreas de Gestión

Como acertadamente la ha catalogado la consultora Gartner Inc., AuraPortal es el ejemplo de la Nueva Generación de BPMS. Su tecnología de desarrollo, su orientación hacia SOA y, sobre todo, su concepción como plataforma que integra todas las actividades que se realizan en la entidad marcarán el estado-del-arte de la futura gestión empresarial. 

Con AuraPortal se dispone, de una forma totalmente integrada, de las áreas de mayor interés y eficacia en la gestión empresarial de hoy y del futuro inmediato: BPMS / SOA, Workflow Libre, Reglas de Negocio, Intranet, Extranet, Gestión Documental, Portales ECM, eCare Integral, CRM, SRM, SCM, Business Online, Gestión del Conocimiento, Cuadro de Mandos (Dashboard) y Business Intelligence (BI), así como y una estructura imbricada que enlaza y conecta las gestiones de Empleados, Proyectos, Cuentas, Plannings, Costes, Ingresos, Ítems y Áreas.

Eficacia

AuraPortal se asienta sobre una configuración básica de naturaleza dinámica, que está totalmente orientada a los directivos que poseen el conocimiento de Negocio ya que no es necesario programar ni una sola línea de código ni en la puesta en marcha ni en el día a día.

Debido a que lleva ya resueltas muchas operativas empresariales y, sobre todo, a que no precisa programación, los tempos y costes se reducen en un 70%, tanto en su implantación como en las modificaciones a lo largo de su vida útil.

Este hecho permite un alto grado de flexibilidad para adaptarse a los cambios, tanto internos como del mercado o tecnológicos, así como a las necesidades de los clientes.

Gestión Remota

AuraPortal es una plataforma especialmente diseñada para realizar negocio utilizando Internet, y está situada en la vanguardia de los sistemas que permiten la realización del llamado Business Online (o E-Business), cuya presencia se está imponiendo como el escenario de negocio con mayor proyección de crecimiento e importancia para las empresas en los próximos años.

Empleados de las diversas áreas y centros, pacientes, médicos externos, especialistas, donantes, centros colaboradores, hospitales, farmacias, subcontratistas, proveedores, suministradores, etc. Con AuraPortal todos podrán operar con la entidad de manera remota a través de cualquier dispositivo (ordenador, móvil, PDA, etc.) pero, a diferencia del resto de productos del mercado, estas acciones no se tratarán de forma aislada, sino que entran en los flujos de los Procesos de la entidad, que fluye e intercomunica al cliente con el personal de administración, técnico y de soporte, el de las clínicas, los médicos externos, entidades colaboradoras, etc.

Integración

AuraPortal está diseñado para integrarse fácilmente con todo tipo de aplicaciones externas y de cualquier tecnología, aunque no sea web. De esta manera, la empresa puede seguir utilizando sus programas habituales (ERP, …) e integrar AuraPortal para aprovechar toda su potencia.

La concepción de AuraPortal está totalmente orientada a Internet y a la Arquitectura orientada a los Servicios (SOA). Incorpora el WSDL (Web Services Description Language), y la construcción de dichos Servicios Web se realiza con tecnología SOAP.

Otras Ventajas

AuraPortal está al alcance de cualquier empresa. Esto es debido a que:

1. Por una parte su política de licenciamiento, que depende del número de usuarios.

2. Y, por otra, debido a que su BPM no necesita programación, los costes de implantación de los procesos como las modificaciones a lo largo de su vida útil se reducen hasta un 90%.

Además, AuraPortal es extremadamente sencillo de usar. Los empleados pronto se encuentran en un entorno de trabajo muy amigable y eficaz que les incita a realizar bien sus funciones hasta el punto que ya no desearán trabajar de otra manera. Esto está garantizado.

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Con AuraPortal el eCare impregnará todos los ámbitos de la entidad aumentando la satisfacción, no solo de los pacientes, sino de empleados, médicos externos, donantes, entidades colaboradoras, subcontratistas, proveedores, suministradores, etc.

Incluir a todo el personal interno y externo de la entidad en el proceso de satisfacción potencia su integración y fidelización, aúna los esfuerzos consiguiendo una mayor efectividad y rebaja considerablemente los costes.

Las acciones que conciernen a la política de eCare quedarán integradas en los Procesos BPM que soportan la administración de la entidad. De esta forma, el propio sistema induce al cumplimiento de las normas y consignas eCare, ya que marca los pasos a seguir. Incidencias, reclamaciones, consultas técnicas y administrativas, sugerencias, etc., pero también el resto de actividades, servicios prestados, ciclos de facturación y cobro, órdenes de compras o de servicio, averías, etc. se generarán en su origen y, a través de los Procesos, seguirán las diversas fases de maduración hasta su completa resolución.

Las fichas de clientes (que serán diseñadas con todos los campos que se desee) se nutren de forma automática con los datos de las actividades del día a día. De este modo, y sin realizar un trabajo extra, se dispone no solo de la información actual (archivos de datos, textos, imágenes, audio, vídeo, etc.) y estadística sino del historial de acciones realizadas con y para el paciente: llamadas, visitas, diagnósticos, tratamientos, consultas, quejas y reclamaciones, servicios utilizados y productos consumidos, interés demostrado por un determinado tipo de producto/ servicio, valoración de la calidad, el precio o el servicio, etc.

Esta característica de AuraPortal permitirá:

• Realizar Análisis mucho más ajustados y seguros.
   

• Segmentar los clientes por múltiples perfiles que permitirá aumentar los cuidados y la satisfacción del paciente con servicios y tratamientos personalizados según sus características y preferencias, logrando una optimización de los recursos y de los resultados.

Atención al Cliente

AuraPortal contiene los medios y herramientas necesarios para desarrollar una eficaz política de eCare integral, basada en la comunicación, la normalización de los procesos, la atención y el control. 

1.1  Comunicación  

1.2  Normalización de los Procesos  

1.3  Atención 

1.4  Control 

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AuraPortal es la herramienta de referencia para administrar un sistema sanitario eSalud en su sentido más amplio, con la máxima seguridad, eficiencia y calidad.

1. Bases de Datos de Conocimiento

Todo el contenido de AuraPortal BPM, incluidos documentos y archivos de todo tipo, se almacena en su potente gestor de base de datos. Así, mediante una fuente de información única y organizada, el personal propio y los externos (médicos externos, especialistas, donantes, centros colaboradores, hospitales, farmacias, etc.) dispondrán y compartirán la información.

De esta forma, todos (Internos y Externos, según sus permisos) podrán acceder remotamente las 24 horas del día de forma interactiva e instantánea a sus datos, textos, normativas, facturas, albaranes, formularios, tablas, hojas de cálculo, listas, planos, dibujos, imágenes, fotografías, animaciones, audio, video, direcciones URL o cualquier otra información como páginas web o bases de datos.

La flexibilidad de su estructura así como la facilidad con que se integra a diferentes aplicaciones externas (ERP, etc.) y escenarios, lo convierte en un componente de alta eficiencia en la organización, para la gestión de la información existente y captura de nueva información, de formas adecuadas al contexto de conocimiento empresarial.

AuraPortal permite crear, gestionar y administrar los contenidos de la web pública y sus accesos restringidos, así como de los portales internos y externos, de forma ágil, práctica y eficaz.

2.1.1  Contenidos 

2.1.2  Comunicados 

2. Comunicación y Colaboración 

AuraPortal dispone de todos los canales de comunicación y colaboración que ofrecen las últimas tecnologías: publicación en los Tablones de Anuncios de los distintos Portales, diversos tipos de Encuestas, Foros y Debates on-line en los que podrán participar todos los usuarios o grupos de usuarios, Agendas compartidas, etc.

Sin embargo, el sistema realmente efectivo de comunicación en AuraPortal es el del workflow de las Tareas Personales de los Procesos y las Tareas Libres, y que afecta a todas las actividades que realizan en la entidad: que abarca las solicitudes, consultas técnicas y administrativas, sugerencias, incidencias, reclamaciones, pruebas físicas y sicológicas que no precisan de visita presencial, diagnóstico, gestión de datos clínicos, tratamiento, procedimientos administrativos y económicos, formación y educación sanitaria, etc. Las Tareas de los procesos transmitirán instrucciones, datos, audio, video, imágenes y documentos, y seguirán las diversas fases de maduración hasta su completa resolución.

Esta Comunicación y Colaboración se soporta sobre el Portal Interno (para empleados), los Portales Externos (para clientes, colaboradores, etc.), la Web Pública y el Correo Electrónico, en función del tipo de usuario.

2.2.1  Usuarios y Visitantes 

2.2.2  Workflow  

3. Portales Externos

El modelo actual de la comunicación on-line es utilizar los accesos restringidos a través de su Web pública como la fórmula más avanzada para comunicarse con los externos.

AuraPortal va mucho más allá, sustituyendo este sistema por el uso de Portales Externos, que proporcionan un canal privado, individual y exclusivo de comunicación y trabajo, poniendo a su disposición instantáneamente y desde su casa toda la información y la tramitación de asuntos: consultas, solicitudes, resultados, acuses de recibo, subsanaciones, situación de asuntos, pagos, recursos, etc.

Este sistema supone una personalización del servicio y una disminución de costes.

2.3.1  Portales 

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AuraPortal ha conseguido un objetivo anhelado pero inalcanzable hasta ahora: La integración total de las funcionalidades y operaciones CRM en los propios Procesos BPM de la empresa.

AuraPortal intercomunica el personal médico, administrativo, técnico y de soporte, el de los diferentes centros, las compañías con las que se trabaja, médicos externos, colaboradores y pacientes. Esto proporciona un mayor control, aúna los esfuerzos consiguiendo una efectividad sin precedentes y rebaja considerablemente los costes.

Con AuraPortal todos podrán operar con la entidad de manera remota a través de cualquier dispositivo (ordenador, móvil, PDA, etc.) pero, a diferencia del resto de productos del mercado, estas acciones no se tratarán de forma aislada, sino que entran en los flujos de los Procesos de la entidad, que fluye e intercomunica al cliente con el personal de marketing, técnico y de soporte, el de las clínicas, los médicos externos, entidades colaboradoras, etc.

De esta forma, se potencia su integración y fidelización, reduce al mínimo el time to market de nuevos productos y servicios, proporciona un mayor control y aúna los esfuerzos consiguiendo una efectividad sin precedentes rebajando considerablemente los costes.

1. Organización Comercial 

Con AuraPortal se optimiza la organización del departamento comercial de la entidad, intercomunicando el personal de marketing, sanitario, administrativo y de soporte, el de los colaboradores, subcontratistas, clínicas, proveedores de asistencia sanitaria, mediadores y clientes, manteniéndolos más satisfechos y recortando drásticamente los costes.

3.1.1  Usuarios y Visitantes  

3.1.2  Gestión de Cuentas   

3.1.3  Gestión de Proyectos 

3.1.4  Gestión de Documentos  

3.1.5  Informes, Análisis y Estadísticas

2. Marketing 

AuraPortal ofrece una nueva forma de organizar y gestionar las acciones de marketing que aporta agilidad y eficacia. Permite organizar, gestionar y controlar, desde un único sistema integrado, prácticamente todas las actividades de marketing que se realizan en la entidad, aprovechando todas las posibilidades que ofrece la tecnología actual.

3.2.1  Generación de Demanda 

3.2.2  Generación y Gestión de Oportunidades

3.2.3  Observatorios Interactivos 

3.2.4  Vías de Acceso en Web 2.0 

Gestión de Campañas Comerciales

Aquí se exponen algunas diferencias entre las campañas realizadas de la manera tradicional y la utilización de AuraPortal BPMS.

Campañas sin AuraPortal (situación actual común)

Campañas con AuraPortal (situación deseada) 

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Con AuraPortal podrá acometer todo tipo de proyectos de subcontratación con garantías, aprovechando todas sus ventajas y disminuyendo sus riesgos mediante la comunicación, la colaboración y el control de los subcontratistas. La tercerización será mucho más segura, práctica y eficaz ya que, al trasladar al subcontratista los Procesos y las Reglas de Negocio de organización interna de la entidad, minimiza los riesgos propios del outsourcing sin perder ninguna de sus ventajas.

Gracias a sus especiales características, con AuraPortal podrán tercerizarse todo tipo de actividades específicas, e incluso de procesos de negocio completos, así como cualquier fórmula de tercerización mixta que pueda interesar en cada momento, sin perder el control de estas actividades.

Además, la entidad podrá cambiar de subcontratista o retomar directamente la actividad en cualquier momento, sin que suponga un trauma para la empresa.

La gestión está basada en las siguientes características:

1- Comunicación. Los subcontratistas podrán acceder on-line a toda la información que les concierne y participar en el Workflow de la empresa. De esta forma la comunicación será máxima y en tiempo real.

2- Colaboración. Podrán establecerse todo tipo de mecanismos de colaboración, estableciendo los procedimientos a través de Procesos que seguirán las diversas fases de maduración hasta su completa resolución.

3- Control. Los procesos podrán ser controlados de principio a fin, y en todo momento se sabrá en qué situación está cada caso. El sistema guardará constancia de las acciones realizadas con cada subcontratista.

La gestión del outsourcing de AuraPortal abarca todo el conjunto de trámites que se llevan a cabo para desarrollar una eficaz política de tercerización:

4.1  Captación

4.2  Contratación 

4.3  Administración

4.4  Medición de Resultados 

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AuraPortal administra eficazmente las compras mediante la normalización y racionalización de los procesos, el control de cada una de las actividades que se realizan, la mejora notable de la relación con proveedores y la ampliación y mejora de las diferentes formas de abastecimiento. 

Cuenta con todas las posibilidades que ofrecen las últimas tecnologías, y aprovecha todas las posibilidades Internet, con todas las ventajas que esto supone: acceso remoto a toda la información, requerimientos de hardware mínimos, ahorro de costes de mantenimiento, etc.

Además permite descargar las tareas administrativas de las compras y suministros en los propios interesados, simplificando los procesos y reduciendo los costes.

Las principales ventajas radican en el ahorro de tiempo en la gestión de compras, la comodidad y reducción de los costes y la posibilidad de acceder a nuevos proveedores, con lo que se consigue un ROI (retorno de la inversión) inmediato.

1. Organización de Compras y Suministros 

AuraPortal propone una nueva forma de organizar la obtención de bienes y servicios de la empresa, basada en la información y la comunicación, involucrando en el proceso, por una parte, a todos los ámbitos de la organización, y por otra, a los proveedores y suministradores.

Trabajar con AuraPortal produce un empuje imparable para que los trabajos pendientes lleguen a su fin, obligando a cada usuario a realizar sus Tareas porque está pendiente del resto del Flujo.

5.1.1  Estrategia de Compras 

5.1.2  Optimización de las Actividades 

2. Relaciones con Proveedores

Con AuraPortal la comunicación con los proveedores y suministradores se hará más estrecha y fluida reduciendo el ciclo de compras y los errores en el intercambio de datos, manteniéndolos más satisfechos y recortando los costes administrativos sensiblemente.

AuraPortal proporciona una solución al ciclo completo de las relaciones con los proveedores, permitiendo gestionar el aprovisionamiento de manera integrada, y no como un evento aislado:

5.2.1  Captación y Homologación de Proveedores

5.2.2  Comunicación con Proveedores 

5.2.3  Portales de Proveedores 

5.2.4  Canales de Compras y Suministros 

3. El Aprovisionamiento

Con AuraPortal se accede a una nueva forma de organizar la obtención de bienes y servicios, involucrando en el proceso, por una parte, a todos los ámbitos de la organización, y por otra, a los proveedores y suministradores.

5.3.1  Estrategia de Compras 

5.3.2  Optimización de las Actividades 

5.3.3  eProcurement   

5.3.4  Petición de Ofertas 

5.3.5  Las Compras Indirectas 

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AuraPortal BPMS permite aprovechar todas las posibilidades del capital humano de que dispone la entidad en base a una información siempre disponible y a la racionalización de la gestión.

Proporciona una gestión de Recursos Humanos ágil, práctica y eficaz. La característica que lo diferencia más del resto de aplicaciones de Recursos Humanos es que permite una adaptación sin trabas a las diferentes características de empresas y entidades.

Las actividades de Recursos Humanos que se realicen estarán basadas en la organización a través de Procesos (BPMS). La gestión se realiza directamente sobre Tareas encadenadas con enlaces inteligentes, de forma que, al poner en marcha un proceso, éste seguirá automáticamente el flujo establecido con toma de decisiones automática en función de los datos emergentes a lo largo del mismo. Se manejan todo tipo de documentos, formularios y fichas para ser cumplimentados, así como instrucciones de uso general y para cada fase del flujo establecido.

El propio sistema induce al cumplimiento del procedimiento, ya que marca los pasos a seguir.

AuraPortal abarca todo el conjunto de trámites que se llevan a cabo para desarrollar una eficaz política de RRHH: Gestión de Personal, Comunicación y Colaboración, Gestión de las Ausencias y Presencias Extras, Reclutamiento de Personal, Salud Laboral, Formación del Personal, etc.

6.1  Gestión de Personal 

6.2  Comunicación y Colaboración 

6.3  Gestión de las Ausencias y Presencias Extras 

6.4  Reclutamiento  

6.5  Salud Laboral 

6.6  Formación del Personal 

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AuraPortal ofrece una nueva forma de gestionar las Normativas (tanto las de obligado cumplimiento como las voluntarias o las de tipo interno) de forma integrada con el resto de las actividades productivas y administrativas que se realizan en la entidad, y no de forma independiente a ellas.

Calidad, Seguridad de Datos Personales (LOPD), Seguridad de la Información, Seguridad Laboral, Higiene, Medioambiente, etc. Utilizando AuraPortal las normativas funcionan por necesidad.

Al diseñar los diferentes procesos de trabajo de la entidad, ya se tendrán en cuenta las normativas, incluyendo las tareas a realizar para su cumplimiento, y que contarán con sus correspondientes Reglas de Negocio, tanto textuales (instrucciones en las tareas que realizan las personas) como automáticas (que ejecuta el sistema sin la intervención de personas).

De esta manera, en el momento que corresponda, se pondrán en marcha las acciones correspondientes de forma automática asegurando así su estricto cumplimiento, con la consiguiente reducción de riesgo, trabajo (coste) y tiempos de respuesta.

7.1  Calidad ISO  

7.2  Gestión Ambiental 

7.3  Seguridad laboral  

7.4  Seguridad de la información / Protección de datos personales (LPDP) 

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AuraPortal permite gestionar con seguridad y eficacia toda la documentación corporativa, por compleja que sea la estructura de la entidad.

Cualquier soporte informativo se considera documentación: cartas, normativas, facturas, albaranes, formularios, tablas, hojas de cálculo, listas, planos, dibujos, imágenes, fotografías, animaciones, audio, video, direcciones URL a cualquier otra información como páginas web o bases de datos.

Todo el contenido de AuraPortal BPM se almacena en el potente gestor de base de datos MS SQL Server. Así, mediante una fuente de información única y organizada, el personal propio y los colaboradores externos dispondrán y compartirán la información, aumentando el conocimiento y reduciendo la repetición de tareas para obtener una mayor ventaja competitiva.

Sin embargo, la verdadera potencia, flexibilidad y sencillez de manejo de la Gestión Documental de AuraPortal proviene de la sinergia que desencadena su integración con Empleados, Cuentas (Cliente, Proveedor, partner, etc.), Áreas, Proyectos o Ítems (materiales e inmateriales), que son los elementos informativos que se gestionan en AuraPortal, y en especial con las Tareas.

En el día a día, los flujos de trabajo (tareas) se encargan de controlar las actividades que se realizan en la empresa y, por tanto, son los portadores naturales de la información necesaria para su óptima realización. Como al diseñar una Tarea Personal de un determinado Proceso ya se habrá tenido en cuenta los documentos que deben crearse y consultarse:

• La mayoría de los documentos se crearán de forma automática mediante la utilidad de Documentos Base, que rellena una plantilla con los datos del Proceso.
   

• La mayoría de los documentos no deberán ser buscados, sino que estarán a disposición del ejecutor de la tarea para su consulta, modificación o eliminación.

8.1  Funcionalidades Destacadas  

8.2  Trabajar con Bibliotecas 

8.3  Ciclo de Vida de los Documentos 

8.4  Gestión de Contenidos 

8.5  Gestión de Comunicados 

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AuraPortal BPMS provee a las empresas y entidades de cualquier índole de las herramientas de gestión necesarias para alcanzar la excelencia empresarial en toda su extensión.

En este apartado se describen algunas áreas que, por su carácter general, no han sido incluidas en los demás epígrafes. 

1. Gestión por Procesos

Los sistemas BPMS (Business Process Management Suite), también llamados en español ‘Gestión por Procesos’ constituyen el más moderno y ambicioso esfuerzo de la técnica de software empresarial para abordar la automatización y optimización del funcionamiento de las empresas y organizaciones de toda índole.

Enfoque de Futuro

AuraPortal BPMS ha sido calificado como el programa ejemplo de la próxima generación de BPMS por sus innovadores características. Su exclusivo generador de Motores de Procesos de forma automática a partir de los Modelos sin necesidad de programación, constituye un adelanto tecnológico de envergadura.

Configuración

AuraPortal está totalmente orientada a los directivos que poseen el conocimiento de Negocio ya que no es necesario programar ni una sola línea de código ni en la puesta en marcha ni en el día a día, por lo que la intervención de IT no es necesaria.

Operativa

Es extremadamente sencillo de usar. Los empleados pronto se encuentran en un entorno de trabajo muy amigable y eficaz que les incita a realizar bien sus funciones hasta el punto que ya no desearán trabajar de otra manera. Esto está garantizado.   

AuraPortal contiene una Suite de Gestión de Procesos con Reglas de Negocio formado por SOA (Service Oriented Architecture). El ciclo completo de un sistema BPM abarca las siguientes etapas:                          

9.1.1  Modelización 

9.1.2  Ejecución-Orquestación 

9.1.3  Monitorización y Optimización 

2. Comunicación Corporativa 

AuraPortal BPM facilita a las entidades todos los medios disponibles en la actualidad para la creación, gestión y difusión interna y externa de su identidad corporativa, así como para la promoción de su proyección pública a través de todo tipo de medios de comunicación. Con AuraPortal BPM es muy fácil mantener una completa política de comunicación corporativa gracias a la integración de sus elementos de gestión y a la automatización de los procesos empresariales.

9.2.1  Creación de la Identidad Corporativa 

9.2.2  Gestión de la Comunicación 

9.2.3  Difusión Interna y Externa 

3. Gestión del Conocimiento  

AuraPortal BPM induce a desarrollar mecanismos de captación, estructuración y transmisión del conocimiento, aprovechando y utilizando el aprendizaje y la información de toda la organización (empleados y externos: clientes, proveedores, concesionarios…) y poniéndolo al servicio de quien lo necesita, y en el momento en que lo necesita. En realidad, la Gestión del Conocimiento es el resultado natural de la aplicación del sistema AuraPortal BPMS a la gestión de la empresa.

9.3.1  Los Elementos Informativos

9.3.2  El Aprendizaje Organizativo 

9.3.3  Los Flujos de Trabajo 

4. Gestión de Proyectos

Con AuraPortal podrán gestionarse tanto los proyectos que se realicen para terceras personas como los de tipo interno: campañas comerciales, selección de personal, cursos de formación, una reforma de la oficina y, en general, cualquier conjunto complejo de actividades que quiera ser controlado.

La gestión de los proyectos interacciona con el resto de actividades de la empresa, de forma que los datos que en ella se generan quedan registrados también en los elementos con que se relaciona (personal, clientes, proveedores, departamentos, ítems…), abasteciendo el resto de áreas de negocio.

9.4.1  Configuración 

9.4.2  Planificación 

9.4.3  Ejecución 

9.4.4  Seguimiento y Medición de los Resultados