OTRAS GESTIONES

En este apartado se describen algunas áreas que no han sido incluidas en los demás epígrafes. 

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AuraPortal permite gestionar con seguridad y eficacia toda la documentación corporativa, por compleja que sea la estructura de la entidad.

Cualquier soporte informativo se considera documentación: cartas, normativas, facturas, albaranes, formularios, tablas, hojas de cálculo, listas, planos, dibujos, imágenes, fotografías, animaciones, audio, video, direcciones URL a cualquier otra información como páginas web o bases de datos.

Todo el contenido de AuraPortal BPM se almacena en el potente gestor de base de datos MS SQL Server. Así, mediante una fuente de información única y organizada, el personal propio y los colaboradores externos dispondrán y compartirán la información, aumentando el conocimiento y reduciendo la repetición de tareas para obtener una mayor ventaja competitiva.

Basada en Microsoft SharePoint y mejorada sustancialmente, ofrece uno de los más completos sistemas para gestionar los documentos y sus ciclos (Archivística, Aprobaciones, Versionado, Firma Digital, Suscripciones para avisos de cambios, Búsquedas por contenido, Discusiones, Vigilancia, Traza para Auditoría, etc.).

La flexibilidad de su estructura así como la facilidad con que se integra a diferentes aplicaciones y escenarios, lo convierte en un componente de alta eficiencia en la organización, para la gestión de la información existente y captura de nueva información, de formas adecuadas al contexto de conocimiento empresarial.

Sin embargo, la verdadera potencia, flexibilidad y sencillez de manejo de la Gestión Documental de AuraPortal proviene de la sinergia que desencadena su integración con Empleados, Cuentas (Cliente, Proveedor, partner, etc.), Áreas, Proyectos o Ítems (materiales e inmateriales), que son los elementos informativos que se gestionan en AuraPortal, y en especial con las Tareas.

En el día a día, los flujos de trabajo (tareas) se encargan de controlar las actividades que se realizan en la empresa y, por tanto, son los portadores naturales de la información necesaria para su óptima realización. Como al diseñar una Tarea Personal de un determinado Proceso ya se habrá tenido en cuenta los documentos que deben crearse y consultarse:

• La mayoría de los documentos se crearán de forma automática mediante la utilidad de Documentos Base, que rellena una plantilla con los datos del Proceso.
   

• La mayoría de los documentos no deberán ser buscados, sino que estarán a disposición del ejecutor de la tarea para su consulta, modificación o eliminación.

1.1  Funcionalidades Destacadas 
 

1.2  Funciones sobre SharePoint 
 

1.3  Trabajar con Bibliotecas 

1.4  Ciclo de Vida de los Documentos 

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AuraPortal permite la automatización de procesos de elaboración y revisión de contenidos digitales, publicación automática en portales corporativos y, en general, la optimización del uso del conocimiento corporativo.

En este contexto, AuraPortal permite crear, gestionar y administrar los contenidos de la web pública y sus accesos restringidos, así como de los portales de empleados, agentes, colaboradores, clientes, proveedores, etc., de forma ágil, práctica y eficaz.

Bibliotecas de Contenidos

Los  contenidos residen completamente en las bibliotecas del sistema documental en AuraPortal. Estas bibliotecas pueden incluir contenidos de todo tipo, siendo los más populares los creados con las aplicaciones de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, HTML-FrontPage, etc.) pero también pueden contener documentos creados con aplicaciones de Corel, Macromedia, Adobe, AutoCad, etc. así como todo tipo de imágenes y fotografías y también direcciones URL a sitios Web.

 

Eficacia 

De esta forma, tanto la web pública como los comunicados de los portales privados, internos (empleados) y externos (clientes, proveedores, concesionarios…) estarán siempre al día, manteniéndose una apariencia e interfaz uniforme y con la seguridad de que el contenido es correcto.

2.1  Contenidos 
 

2.2  Comunicados 

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Con AuraPortal podrán gestionarse tanto los proyectos que se realicen para terceras personas como los de tipo interno: campañas comerciales, selección de personal, cursos de formación, una reforma de la oficina y, en general, cualquier conjunto complejo de actividades que quiera ser controlado.

La gestión de los proyectos interacciona con el resto de actividades de la empresa, de forma que los datos que en ella se generan quedan registrados también en los elementos con que se relaciona (personal, clientes, proveedores, departamentos, ítems…), abasteciendo el resto de áreas de negocio.

Y de la misma forma, cualquier actividad que se realiza en la empresa que tiene relación con un proyecto revertirá su información sobre él.

AuraPortal soporta todo el ciclo de gestión de los proyectos: configuración, planificación, ejecución y seguimiento y medición de los resultados.

3.1  Configuración
 

3.2  Planificación 
 

3.3  Ejecución 
 

3.4  Seguimiento y Medición de los Resultados 

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AuraPortal permite conocer los costes de todas las actividades que realiza la entidad, así como los ingresos que generan y su rentabilidad, controlando las desviaciones que se van produciendo en el tiempo sobre los valores previstos o presupuestados.

Además, el control de los costes, ingresos y rentabilidad se extiende de forma automática e inmediata, tanto a los elementos que han realizado estas tareas (Empleados y Áreas) como a los elementos para los que han sido realizadas (Proyectos y Cuentas).

Áreas (áreas en donde se encuentran los recursos utilizados para las funciones empresariales): departamentos, delegaciones, comités, equipos de trabajo, etc.

Proyectos, tanto los que se realicen para terceras personas como los de tipo interno: campañas comerciales, selección de personal, cursos de formación, una reforma de la oficina, etc.

Cuentas: clientes, agentes, canales indirectos, proveedores, subcontratistas, colaboradores, administración pública, etc.   

Además, como la necesidad de control de costes, ingresos y rentabilidad es muy variada en función de los diferentes elementos a controlar y del detalle que se quiera aplicar a cada uno de ellos, AuraPortal permite realizar la gestión de cada elemento sobre distintos niveles: sin previsiones, con previsiones, mediante previsiones y/o registros genéricos, mediante previsiones y/o registros sobre los recursos que intervienen, sobre familias de recursos, etc.

El procedimiento de gestión es muy sencillo y está altamente automatizado.

4.1  Carga de Datos Estructurales
 

4.2  Seguimiento 
 

4.3  Medición de los Resultados