AuraPortal provee todos los canales de comunicación ofrecidos por las últimas tecnologías: Publicación de Anuncios en los diferentes portales, diversos tipos de Encuestas, Forums y Debates Online donde los usuarios o grupos pueden participar compartiendo Agendas, etc.

La colaboración proporcionada por la Intranet/Extranet mediante tareas de proceso y tareas libres se lleva a cabo mediante conjuntos de portales que son los que proveen la entrada a los distintos grupos de usuarios. Hay dos tipos de portales. Portal de Empleados (exclusivo para los empleados de la empresa) y Portales Externos para clientes, proveedores y otros agentes externos.

En cualquier caso, los portales actúan, por un lado como difusores de información (Portales de Contenido) y por otro como plataforma de comunicación y colaboración (Portales Interactivos).

El Portal de Empleados es el que se utiliza para gestionar el contenido empresarial y es accesible solo por los empleados. El mismo portal que muestra y difunde contenido empresarial se utiliza también como puerta de acceso para que los empleados ejecuten sus tareas y accedan a la información disponible en las familias y diccionarios.

Aspectos de los Portales

Algunas características que merecen mencionarse son:

• Creación del Portal. AuraPortal proporciona los mecanismos para crear Portales Externos sin límite, uno para cada clase que figure en la familia de cuentas o siguiendo determinados perfiles de cuentas. Son multilingües, lo que permite que los portales se particularicen para diferentes usuarios que hablen lenguas distintas. También se pueden particularizar según otras características.
• Creación de Contenidos. Los contenidos pueden aparecer en diferentes portales, teniendo en cuenta los circuitos de aprobación para cada anuncio, las prioridades, las fechas de expiración, etc. Pueden usarse como medios de edición de contenidos las herramientas más comunes como Word, Excel, FrontPage, etc.
• Zonas de Publicación. Los anuncios se agrupan en diferentes Zonas de Publicación, las cuales se definen previamente con sus propias características, lo que permite automatizar, controlar y optimizar las funciones relativas. Así, al definir una zona, se definen también el circuito de aprobación de la misma y los tiempos de publicación y permanencia de los anuncios, así como el formato de los mismos. De esta manera, cuando se prepara un anuncio y se indica la zona, los mecanismos de esa zona se activan para que se realice la publicación correctamente.
• Información. Desde su portal, cada usuario (Empleado o Externo) accede a los proyectos compartidos así como a las librerías y documentos que le son permitidos. También puede recibir alertas sobre modificaciones o cambios de versión.
• Participación en Procesos. La ejecución de las tareas, tanto para empleados como para usuarios externos, se realiza desde su portal.
• Aviso. El sistema genera automáticamente un aviso en forma de pequeña ventana que informa al usuario (empleado o externo), incluso aunque no esté conectado con AuraPortal, de que existen tareas pendientes de ejecución. Este mecanismo es muy útil para asegurar que las tareas se ejecutan a tiempo y también para mantener el contacto constante con clientes y proveedores (aunque no hayan iniciado sesión de AuraPortal).