Con MS SharePoint

La gestión documental en AuraPortal es la de MS SharePoint mejorada con algunas funcionalidades que facilitan su uso y amplían sus posibilidades al permitir su integración con otros elementos informativos de la aplicación.

MS SharePoint es un sistema muy potente de manejo de documentos que cuenta con la ventaja adicional de ser de Microsoft, lo cual garantiza, tanto la optimización dentro del sistema operativo Windows como las futuras actualizaciones al máximo nivel.

Aspectos Destacables

Algunos aspectos a destacar son los siguientes:

• Creación automática de librerías. La creación automática, así como su clasificación y almacenamiento, es una funcionalidad añadida por Auraportal.
• Gran capacidad. Soporta hasta 2 millones de documentos por librería y 1.000 librerías, lo que significa dos mil millones  de documentos, todo ello en un solo ‘site’. Si se necesitan más ‘sites’ pueden crearse sin ningún problema.
• Creación, revisión y almacenamiento. Los documentos pueden crearse o importarse en cualquier sistema inclusive mediante un lector OCR que AuraPortal lleva incorporado, por ejemplo para guardar en formato digital los documentos que vienen de fuera como las facturas de proveedores, etc. La incorporación de documentos a las librerías es inmediata.
• Todos los formatos. Además de textos e imágenes, los documentos pueden ser plantillas, formularios, listas, tablas, etc.
• Revisión y aprobación. Se pueden establecer circuitos de revisión y aprobación, simples o complejos y en serie o paralelo. El sistema proporcionado por AuraPortal para ello es innovador y ofrece ventajas muy destacables.
• Firma digital. Incorpora procedimientos para firma digital, tanto certificada como garantizada.
• Archivos. Los documentos archivados permiten múltiples clasificaciones, tanto preconfiguradas como definidas por el usuario.
• Enlaces. Tanto los documentos individuales como las librerías pueden enlazarse a otros elementos como por ejemplo, otros documentos, proyectos, dossiers, empleados, cuentas, tareas, etc.
• Suscripción. Si un documento en una librería es modificado, el sistema envía una notificación a todos los usuarios incluidos en la lista de suscriptores de esa librería de manera que pueden comprobar las modificaciones realizadas en dicho documento.
• Versiones. Existe un sistema automático de creación y seguimiento de versiones.
• Discusiones. Es posible para un grupo de usuarios acceder a discutir un documento mientras se va creando.
• Búsquedas. Se pueden efectuar muchos tipos de búsquedas: Por nombre o parte del mismo, por campo o propiedades del campo (tales como autor, fecha de creación, tamaño, etc.), también por contenido (basta indicar una porción del mismo) y además mediante filtros definidos por los usuarios.
• Activación y vigilancia de las acciones y responsabilidades de los empleados que participan en los procedimientos.
• Históricos que registran los comentarios escritos por los participantes, incluso con información que no figura en el contenido del documento o las propiedades del documento.
• Agrupación de documentos por dossier, proyectos y áreas con la posibilidad de controlar los costes asociados.
• Seguridad. El acceso a las librerías se controla y restringe en función de los permisos exhibidos por cada usuario. Por omisión se establecen 5 niveles de acceso: Lectura, Agregación, Edición, Aprobador y Responsable.