El tratamiento de los documentos, así como su almacenamiento, se organiza en AuraPortal a través de su Gestión Documental. Internamente, ésta ofrece dos sistemas de repositorio: File System y MS SharePoint.

AuraPortal File System (Long Life Repositories)

Como Gestión Documental AuraPortal utiliza File System, que permite almacenar los documentos en cualquier sistema de ficheros (File System) de cualquier servidor, y la información sobre los mismos (metadatos) en SQL.

Este sistema de almacenamiento tiene importantes ventajas:

• Capacidad ilimitada, tanto en número de documentos como en tamaño.

• Evita el crecimiento desmesurado de las Bases de Datos de SQL.

• Facilita la gestión de las copias de seguridad (Backups).

Con este sistema se obtienen Long Life Repositories para el almacenamiento de los documentos, gracias a que es un sistema independiente pero totalmente integrado con AuraPortal.

SharePoint

Como Gestión Documental, AuraPortal también utiliza MS SharePoint. AuraPortal lo ha mejorada con funcionalidades añadidas que facilitan su uso y amplían sus posibilidades. MS SharePoint es un sistema muy potente de manejo de documentos.

Aspectos Destacables

Algunos aspectos a destacar son los siguientes:

• Creación automática de librerías. La creación automática, así como su clasificación y almacenamiento, es una funcionalidad añadida por Auraportal.
• Gran capacidad. Soporta hasta 2 millones de documentos por librería y 1.000 librerías, lo que significa dos mil millones de documentos, todo ello en un solo ‘site’. Si se necesitan más ‘sites’ pueden crearse sin ningún problema.
• Creación, revisión y almacenamiento. Los documentos pueden crearse o importarse en cualquier sistema, por ejemplo para guardar en formato digital los documentos que vienen de fuera como las facturas de proveedores, etc. La incorporación de documentos a las librerías es inmediata.
• Todos los formatos. Además de textos e imágenes, los documentos pueden ser plantillas, formularios, listas, tablas, etc.
• Revisión y aprobación. Se pueden establecer circuitos de revisión y aprobación, simples o complejos y en serie o paralelo. El sistema proporcionado por AuraPortal para ello es innovador y ofrece ventajas muy destacables.
• Firma digital. Incorpora procedimientos para firma digital, tanto certificada como garantizada.
• Archivos. Los documentos archivados permiten múltiples clasificaciones, tanto preconfiguradas como definidas por el usuario.
• Enlaces. Tanto los documentos individuales como las librerías pueden enlazarse a otros elementos como por ejemplo, otros documentos, proyectos, dossiers, empleados, cuentas, tareas, etc.
• Suscripción. Si un documento en una librería es modificado, el sistema envía una notificación a todos los usuarios incluidos en la lista de suscriptores de esa librería de manera que pueden comprobar las modificaciones realizadas en dicho documento.
• Versiones. Existe un sistema automático de creación y seguimiento de versiones.
• Discusiones. Es posible para un grupo de usuarios acceder a discutir un documento mientras se va creando.
• Búsquedas. Se pueden efectuar muchos tipos de búsquedas: Por nombre o parte del mismo, por campo o propiedades del campo (tales como autor, fecha de creación, tamaño, etc.), también por contenido (basta indicar una porción del mismo) y además mediante filtros definidos por los usuarios.
• Activación y vigilancia de las acciones y responsabilidades de los empleados que participan en los procedimientos.
• Históricos que registran los comentarios escritos por los participantes, incluso con información que no figura en el contenido del documento o las propiedades del documento.
• Agrupación de documentos por dossier, proyectos y áreas con la posibilidad de controlar los costes asociados.
• Seguridad. El acceso a las librerías se controla y restringe en función de los permisos exhibidos por cada usuario. Por defecto se establecen 5 niveles de acceso: Lectura, Agregación, Edición, Aprobador y Responsable.