Intranet
(Incluye Intranet y Extranet)

AuraPortal provee todos los canales de comunicación instantánea y automática entre los empleados de la empresa y también con agentes externos como clientes, proveedores, etc. mediante publicación en los distintos portales como por ejemplo: Encuestas, Forums y Debates Online donde los usuarios o grupos pueden participar compartiendo Agendas, etc.

La colaboración proporcionada por la Intranet/Extranet mediante tareas de proceso y tareas libres se lleva a cabo mediante conjuntos de portales que son los que proveen la entrada a los distintos grupos de usuarios. Hay dos tipos de portales. Portal de Empleados (exclusivo para los empleados de la empresa) y Portales Externos para clientes, proveedores y otros agentes externos

En cualquier caso los portales actúan como plataforma de comunicación y colaboración (Portales Interactivos).

El Portal de Empleados es el que se utiliza para gestionar el contenido empresarial y es accesible solo por los empleados. El mismo portal que muestra y difunde la comunicación entre empleados, se utiliza también como puerta de acceso para que los empleados ejecuten sus tareas y accedan a la información disponible en las familias y diccionarios.

Características de los Portales

Algunas características que merecen mencionarse son:

• Creación del Portal. AuraPortal proporciona los mecanismos para crear Portales Externos sin límite, uno para cada clase que figure en la familia de cuentas o siguiendo determinados perfiles de cuentas. Son multilingües, lo que permite que los portales se particularicen para diferentes usuarios que hablen lenguas distintas. También se pueden particularizar según otras características.
• Información. Desde su portal, cada usuario (Empleado o Externo) accede a los proyectos compartidos así como a las librerías y documentos que le son permitidos. También puede recibir alertas sobre modificaciones o cambios de versión.
• Participación en Procesos. La ejecución de las tareas, tanto para empleados como para usuarios externos, se realiza desde su portal.
• Aviso. El sistema genera automáticamente un aviso en forma de pequeña ventana que informa al usuario (empleado o externo), incluso aunque no esté conectado con AuraPortal, de que existen tareas pendientes de ejecución. Este mecanismo es muy útil para asegurar que las tareas se ejecutan a tiempo y también para mantener el contacto constante con clientes y proveedores (aunque no hayan iniciado sesión de AuraPortal).

Workflows

La comunicación y colaboración en AuraPortal se establece mediante tres sistemas de workflow: 1) Workflow de Tareas de Proceso, 2) Workflow de Tareas Integradas dentro de Tareas de Proceso y 3) Workflow de Tareas Libres independientes de los procesos.

Cada usuario recibe las tareas que le son asignadas clasificadas en su propia cola de tareas y puede acceder a ellas cuando lo desee.

Tipos de Tareas

Las actividades que se realizan mediante el workflow en los procesos de la empresa se denominan Tareas y se clasifican en dos tipos:

• Tareas Personales. Las que deben ser realizadas mediante el trabajo de una determinada persona o un grupo de personas.
• Tareas de Sistema. Las que realiza el sistema sin intervención humana. Realizan trabajo sin coste/tiempo y sin los siempre posibles errores humanos, por lo que su efectividad es máxima.

Además, un usuario que se encuentre realizando una Tarea Personal puede crear un flujo independiente de consulta mediante el uso de Tareas Integradas, que quedan totalmente integradas en el proceso.