1. Familias de Elementos

En DCM la unidad de control es el Caso, por lo que debe disponer de las herramientas para el control de los casos y de sus elementos auxiliares.

AuraPortal cuenta con una estructura imbricada que enlaza y conecta las gestiones de Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), Ítems (Productos, Servicios, Existencias e Inmovilizado), Proyectos y Áreas de la entidad. También permite la creación ágil de Gestiones Adicionales que son diseñadas por la propia entidad según sus necesidades, que están totalmente interconectadas entre sí y con el resto de elementos de gestión (procesos, documentos, etc.) y que son uno de los elementos indispensables para la Gestión Dinámica de Casos.

2. Suite BPM

La excelencia de DCM debe estar basada en una Gestión por Procesos con grandes posibilidades de automatización pero, a la vez, con potentes capacidades de agilidad y flexibilidad.

La Suite BPM de AuraPortal con Reglas de Negocio (no confundir con reglas de proceso) está considerada por los expertos como la más avanzada, completa y fácil de usar. Está dotada de tecnología de última generación desarrollada por AuraPortal para adaptarse a la Gestión de Casos, como Grupos de Campos y Tratamientos Distribuidos, Tareas Libres integradas en los procesos, Formularios Dinámicos capaces de aparecer u ocultarse según las circunstancias, posibilidad de desviar la corriente, en un momento dado, a otros procesos (con o sin retorno), etc.

3. Documentos y Contenidos

En la gestión de los casos, el manejo de los documentos y otros contenidos forma parte de la actividad que se realiza, por tanto no puede estar desligado de ella. AuraPortal integra un ECM (Enterprise Content Management) que ofrece uno de los más completos sistemas para gestionar los Documentos y Contenidos y sus ciclos (Archivística, Aprobaciones, Versionado, Firma Digital, Suscripciones para avisos de cambios, Búsquedas por contenido, Discusiones, Vigilancia, Traza para Auditoría, etc.). Incluye la generación automática de documentos inteligentes con firmas automáticas y un ágil sistema de archivos, así como un sistema de creación de contenidos con unas posibilidades de gran alcance en publicación y difusión.

4. Intranet y Extranet

Otro aspecto importante de la gestión de los casos es la necesaria comunicación entre todos los actores del caso. Además de los flujos de los Procesos, AuraPortal integra tres canales de comunicación: Intranet Corporativa, para la comunicación entre empleados, Portales Externos y la Ventana Interactiva – WIP) ubicada en la Web de la entidad para la comunicación entre empleados y externos.

Estos tres canales ofrecen el entorno ideal para la Información (Comunicados, Tablones de Anuncios, etc.), la Comunicación (Encuestas, Foros, Debates, Agendas compartidas, etc.) y la Colaboración (Workflow de gran potencia basado en tareas libres) entre el personal de los distintos departamentos de la entidad, equipos de trabajo, delegaciones, etc. llegando a los usuarios externos (agentes, clientes, proveedores, etc.).

5. Herramientas de Análisis y Control

DCM necesita las herramientas que permitan observar, controlar y analizar la ejecución de cada caso en su conjunto, así como analizar los resultados conjuntos de casos terminados para su mejora continua. Con AuraPortal, las actividades realizadas en el día a día (Procesos) van proporcionando en tiempo real la información que utilizan sus herramientas de Inteligencia: Cuadro de Mandos, BI (Business Intelligence), BAM (Business Activity Monitoring), KPI´s (Key Performance Indicators), etc., que al estar incluidas en la propia Plataforma AuraPortal, permiten la automatización de la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos.