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AuraPortal BPMS
es un sistema
de Gestión Empresarial que ofrece en un solo paquete cinco
mundos relacionados entre sí que constituyen las áreas de
mayor interés y eficacia en la gestión empresarial de hoy y
del futuro inmediato:
 
   
   
BPMS / SOA
REGLAS DE NEGOCIO
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INTRODUCCIÓN
Mucho se ha escrito,
y se sigue escribiendo, sobre las
Reglas de Negocio (Business
Rules).
La creciente evidencia de su
importancia se ha puesto de
manifiesto con la rápida
difusión de los nuevos sistemas
BPMS (Business Process Management
Suite)
que, siendo por sí mismos un
nuevo paradigma de enfoque de la
operativa empresarial, pueden
ser notablemente mejorados si
las Reglas de Negocio, en lugar
de estar embebidas en los
propios procedimientos
operativos, se mantienen como
una tribu independiente, aunque
en íntimo contacto con los
Procesos.
Esto permite que los Procesos
puedan mantenerse prácticamente
sin cambios (excepto los
derivados de las mejoras
introducidas en su diseño) ya
que la mayor parte de los
cambios se derivan de las
variaciones del entorno
empresarial (mercado, políticas,
estrategia, etc.), que es
justamente lo que queda definido
en las Reglas de Negocio. Con
este enfoque, los cambios se
introducen en las Reglas de
Negocio y los Procesos quedan
automáticamente adaptados a las
nuevas situaciones.
Para el establecimiento de
procedimientos y estándares de
creación y uso de las Reglas de
Negocio, han aparecido y siguen
apareciendo propuestas que se
centran, bien en la semántica y
sintaxis de las expresiones
(prácticamente solo en idioma
Inglés), bien en sistemas de
definiciones de terminologías
ligadas a repositorios de datos
que puedan ser transformables a
lenguaje XML y otros para la
intercomunicación entre
empresas. Todos estos esfuerzos
van encaminados a mejorar el
intercambio informativo en el
entorno multi-empresarial que se
vislumbra para los próximos
años.
PERO ¿QUÉ SON REALMENTE LAS
REGLAS DE NEGOCIO?
En palabras de Ronald G. Ross,
uno de los más reconocidos
expertos mundiales en Reglas de
Negocio:
 “A business rule is simply a
rule that is under business
jurisdiction. Under business
jurisdiction is taken to mean
that the business can enact,
revise, and discontinue their
business rules as they see fit.
If a rule is not under business
jurisdiction in that sense, then
it is not a business rule. For
example, the ‘law’ of gravity is
obviously not a business rule."
Esta es una definición muy
general. Pueden encontrarse otras
definiciones más o menos
parecidas, pero desde la
perspectiva que a nosotros
interesa, que es su aplicación
práctica en un sistema de
gestión empresarial por procesos
(BPMS), podemos aproximar la
definición y alcance de las
Reglas de Negocio con los
siguientes enunciados.
-
Reglas de Negocio son los
elementos individuales
(atómicos) que permiten ser
definidos, delimitados y
expresados de forma inteligible
y que en su conjunto componen el
marco estructural, la
política,
la estrategia y la operativa de
una empresa u organización.
-
Podría decirse que las
Reglas de Negocio se encuentran
siempre presentes en la
actuación de una organización,
bien de manera explícita (una
política de salarios, el horario
laboral, el descuento a aplicar
en función de las condiciones de
la venta, etc.) o de manera
implícita no expresada (el trato
cortés con los clientes, la
responsabilidad del supervisor
sobre sus supervisados, etc.)
siempre implicando la
participación directa o
indirecta de personas.
Sin embargo, el término Reglas
de Negocio queda reservado
únicamente para aquellas reglas
que revisten carácter explícito
y que pueden ser y son, expresadas de manera entendible,
registradas, localizables
y
modificables.
-
Las Reglas de Negocio deben
definirse y mantenerse de manera
independiente de los modelos y
los procesos con los que la
empresa funciona. No es que las
Reglas de Negocio no tengan
conexión con los procesos, mas
bien al contrario, mantienen una
relación íntima y constante. Sin
embargo, su existencia y
personalidad se deriva de la
propia concepción de la empresa
como ente económico-social y su
misión es definir de manera
granular sus políticas y modos
operativos.
Las Reglas de
Negocio no están supeditadas a
las definiciones o modelizaciones de los procesos
ni a los cambios de éstos.
Esta independencia frente a los
procesos en cuanto a su
definición y modificación es de
vital importancia para los BPMS
ya que permite que los procesos
queden automáticamente
actualizados con los cambios de
políticas de la empresa sin
necesidad de cambiar su modelo.
Basta con cambiar las Reglas de
Negocio a las que acceden.
-
Por su función, las Reglas
de Negocio se dividen en Operativas, llamadas así porque
su ejecución implica la
vinculación personal y que por
tanto pueden ser violadas (no
cumplidas), y Estructurales, que
son las que definen condiciones
y tratamientos y que, al no
depender de la acción de las
personas, no pueden ser
violadas. Un ejemplo de Regla
Operativa es: Los obreros deben
llevar casco. Evidentemente, si
un obrero no se pone el casco,
está violando esta regla. Un
ejemplo de Regla Estructural es:
Se considera Cliente VIP al que
haya comprado más de 200.000 €
en el último año. Esta regla no
puede ser violada. Podrá ser mal
computada si el encargado de
aplicarla se equivoca al
consultar la ficha del cliente.
Pero eso no es una violación
sino un error.
-
Por su naturaleza las Reglas
de Negocio pueden ser: Textuales (interpretables) y
Mecánicas (automatizables).
Las reglas Textuales muestran su
contenido mediante expresiones
de texto y normalmente aceptan
algo de interpretación, aunque
si están bien expresadas, su
margen de desvío en la
interpretación debe ser mínimo o
nulo. Su aplicación siempre será
realizada por una persona que es
la que lee e interpreta el texto
de la regla. Por el contrario,
las reglas Mecánicas se expresan
mediante fórmulas, tablas o
expresiones matemáticas y por
tanto pueden automatizarse. Su
aplicación puede realizarse sin
la intervención de personas si
existe un dispositivo
informático capaz de evaluarlas
y ejecutarlas dentro del entorno
operativo en el que actúan.
Como ejemplo de Regla Textual,
tómese esta: RN.101. Destino
Inversión: Para la concesión
del Préstamo es
necesario, aunque no suficiente,
que la inversión se pueda acoger
a la legislación vigente
sobre 'Desarrollos
preferentes'.
Para valorar esta Regla, se
necesita una persona que conozca
la legislación vigente
al respecto y pueda
analizar si la inversión
prevista la cumple o no.
Por tanto, no puede
automatizarse fácilmente
sin la intervención
humana.
Un ejemplo de Regla Mecánica es: RN.236. Límite de Préstamo: El
importe del Préstamo no puede
ser superior a la Cantidad
Límite. La Cantidad Límite se
determina en la tabla adjunta
mediante Criterios de Garantía y
Disponibilidad de Fondos que se
califican en las Reglas de
Negocio indicadas. Aquí sí es
posible que de forma automática,
sin intervención humana, y por
tanto sin interpretaciones, se
compare la cantidad solicitada
(importe del Préstamo) con la
Cantidad Límite expresada en la
tabla adjunta. (Esta tabla
contiene Criterios que se
califican en otras Reglas de
Negocio anidadas, que se indican
en la misma).
Como se ha dicho, existen
organizaciones dedicadas al
estudio y establecimiento de
estándares para la unificación
de las Reglas de Negocio. En ese
sentido, publicaciones como el SBVR (Semantics of Business
Vocabulary & Business Rules) del
OMG (Object Management Group) o
el BRS RuleSpeakTM de Ron Ross
son ‘de facto’ unas guías
aceptadas por la comunidad
interesada. Sin embargo, la
documentación disponible al
respecto adolece de dos
importantes restricciones:
1-
La semántica y la sintaxis de
estas Reglas de Negocio se
estudian a fondo y se proponen
modos de expresión estructurados
y literalmente correctos, pero
no entran a proponer sistemas
para la automatización de las
mismas. Los sistemas para la
automatización de la creación y
aplicación de las Reglas de
Negocio se dejan al criterio,
conocimientos y posibilidades
técnicas de las empresas que
desarrollan software, con lo que
cada entorno BPMS tiene su propio
sistema (si es que lo tiene) de
automatizar las Reglas de
Negocio.
2-
Solo se trabaja con el idioma
Inglés. Los estudios y
estándares se centran
exclusivamente en ese idioma, y
si bien la semántica y sintaxis
de las Reglas de Negocio son
traducibles a otros idiomas,
pasará algún tiempo antes de que
se disponga de bases aceptadas y
extendidas para el tratamiento
textual de aquellas en otros
idiomas, de manera
estandarizada.
UNA PALABRA SOBRE LOS
AUTOMATISMOS EN LAS REGLAS DE
NEGOCIO
Las organizaciones en general,
incluyendo naturalmente las
empresas, son entornos en los
que conviven a
la vez, procesos
o procedimientos mecánicos de
funcionamiento
automático
(ordenadores, maquinaria,
instalaciones, etc.) y también
procedimientos en los que las
personas desempeñan un papel
primordial, no solo con la
aportación de su
trabajo físico
sino con la intervención de su
criterio a la hora de realizar
evaluaciones, tomar decisiones y
mantener la comunicación con
otros.
La combinación de esos dos
‘sistemas operativos’ está
presente en toda la actividad
humana. Incluso el cuerpo humano
funciona, por un lado, con
procesos automáticos en los que
no interviene su capacidad de
raciocinio y decisión
(digestión, circulación
sanguínea, etc.) y otros en los
que la mente efectúa
valoraciones y toma decisiones
(buscar comida, bebida, confort,
relaciones, etc.).
Es cierto que cuantos más
procedimientos puedan dejarse al
control de mecanismos
repetitivos y automáticos, mejor
para el sistema en general. Pero
es muy importante no perder de
vista, por un lado, el coste
económico que puede implicar (en
muchas ocasiones la
automatización es de gran
complejidad, cuando no
imposible), y por otro, la
pérdida de flexibilidad y
adaptación a cambios. Un
ordenador puede llevar a cabo
con suma eficacia labores que el
ser humano realizaría con gran
torpeza comparativamente. Pero
si cambia algo en el entorno del
ordenador que afecte a sus
reglas de funcionamiento
interno, éste no sabe que hacer
y, o bien se detiene o bien
realiza mal su cometido,
generando errores con
consecuencias que pueden ser
desastrosas. Sin embargo el ser
humano será capaz
(presumiblemente) de decidir qué
alternativa debe seguir cuando
hay cambios o excepciones. Esa
es la diferencia.
En el caso del funcionamiento
empresarial por Procesos (BPMS),
que es el asunto que nos ocupa,
también se da esta convivencia.
Algunos procesos, o actividades
dentro de los procesos, están
perfectamente definidos y son lo
suficientemente repetitivos para
que su automatización sea
apropiada pues ésta apenas
presenta inconvenientes y sí
ventajas. Pero en otras
actividades, también dentro de
los procesos, la intervención
humana, con su trabajo y su toma
de decisiones, es necesaria y
esencial. De estas actividades,
algunas podrían también
automatizarse, pero el coste de
esta automatización al
considerar las consecuencias de
posibles ‘errores automáticos’
en el procedimiento o la pérdida
de flexibilidad para manejar
excepciones e imprevisiones, es
demasiado elevado, con lo que la
automatización es indeseable.
Por tanto hay que buscar la
máxima automatización, pero sin
arriesgar las posibilidades de
reacción ante los imprevistos y
sin que el coste económico de
aquella ensombrezca los
beneficios que aporta. Esta es
una sabia regla de aplicación
general.
Esto ha sido tenido en cuenta en
AuraPortal BPMS. El sistema
provee los medios para que la
empresa pueda automatizar gran
parte de los Procesos mediante
Reglas de Negocio Mecánicas,
pero también permite que el
empresario pueda dejar ciertas
partes de los Proceso en manos
de las Reglas de Negocio
Textuales para que la
intervención humana aporte mayor
facilidad de uso y flexibilidad
en la ejecución de los mismos.
La importante consecuencia
práctica de esto es que, puesto
que
AuraPortal BPMS
dispone de
las herramientas adecuadas para
un tratamiento potente y eficaz,
tanto de las Reglas de Negocio
Mecánicas como de las Textuales,
es posible, e incluso
aconsejable, al principio
utilizar con más frecuencia las
reglas Textuales y luego, con la
práctica y la consolidación de
los Modelos de los Procesos, ir
migrando paulatinamente hacia la
inclusión de más reglas
Mecánicas que sustituyan a las
Textuales, asegurando así una
transición suave de uno a otro
escenario.
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