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AuraPortal BPMS
es un sistema
de Gestión Empresarial que ofrece en un solo paquete cinco
mundos relacionados entre sí que constituyen las áreas de
mayor interés y eficacia en la gestión empresarial de hoy y
del futuro inmediato:
 
   
    
GESTIÓN
DOCUMENTAL
CON MS SHAREPOINT
La Gestión Documental
de
AuraPortal BPMS
es la de Microsoft SharePoint
mejorada con algunas
funciones para facilitar su
manejo y ampliar sus
posibilidades de enlace con
otros elementos
informativos.
El control de
documentos de SharePoint es
uno de los más potentes,
completos y flexibles que
existen en el mundo y
además, cuenta con la
ventaja de ser de Microsoft,
lo que garantiza, tanto la
optimización dentro del
sistema operativo Windows
como las futuras evoluciones
al más alto nivel. Algunas
funciones y aspectos de la
misma se citan a
continuación.
-
Creación automática de
bibliotecas. La creación y
ubicación automática de
bibliotecas es una
herramienta exclusiva de
AuraPortal BPMS.
-
Gran capacidad.
Soporta un número
prácticamente ilimitado de
documentos: hasta 2 millones
de documentos por biblioteca
y hasta 1.000 bibliotecas.
Todo ello en un solo Sitio.
Si fuese necesario se pueden
crear más Sitios dentro de
AuraPortal BPMS.
-
Creación, revisión e
ingreso de documentos. Los
documentos se pueden crear
con cualquier sistema, tanto
mediante un editor como
mediante el lector+OCR
(scanner + reconocedor de
caracteres) que lleva
incluido
AuraPortal BPMS. Su
incorporación a las
correspondientes bibliotecas
es inmediata.
-
Multitud de formatos. Los
documentos no han de ser
necesariamente textos e
imágenes. Se manejan
igualmente las plantillas,
formularios, listas, tablas,
etc.
-
Revisión y Aprobación. Se
pueden establecer circuitos
de revisión y aprobación,
tanto simples como múltiples
y tanto en serie como en
paralelo. Los sistemas que
proporciona
AuraPortal BPMS para esta circulación son
innovadores y ofrecen
singulares ventajas.
-
Visados con
firmas
digitales en los documentos.
Incorpora la mecánica de la
firma digital.
-
Archivística. El archivo
de los documentos en las
bibliotecas permite
múltiples clasificaciones,
tanto preconfiguradas como
definibles por el usuario.
Ello permite definir y
utilizar diversas vistas
para localizar al instante
los documentos buscados en
función de las
características diferenciadoras utilizadas.
-
Enlaces. Tanto los
documentos a título
individual como las
bibliotecas se pueden
enlazar con otros elementos
informativos, por ejemplo,
otros documentos, proyectos,
expedientes, empleados,
cuentas, ficheros, tareas,
etc.
-
Suscripción. Si un
documento en una biblioteca
sufre una modificación, el
sistema envía un aviso de
manera automática a los
usuarios incluidos en la
lista de suscriptores de esa
biblioteca para que puedan
revisar el nuevo documento.
-
Versionado. Existe un
seguimiento automático de
versiones si se desea.
-
Discusiones. También es
posible mantener discusiones
sobre un documento entre
varios usuarios mientras se
elabora.
-
Búsquedas. Todo tipo de
búsquedas: Por nombre o
parte de él, por campos o
características (autor,
fecha de creación o
modificación, destinatario,
tamaño, etc.) por contenido
(basta indicar la porción de
texto buscada), y además
mediante filtrados
personalizados definidos por
el usuario.
-
Activación y
vigilancia de las acciones y
responsabilidades de los
empleados involucrados en
los procedimientos.
-
Histórico de tareas
que
permite conocer todo lo que
ha ocurrido con cada
documento aunque esa
información no figure en el
texto ni características del
documento.
-
Agrupación de los
documentos por expedientes,
proyectos y áreas con
posibilidad de control de
los costes asociados.
-
Seguridad. El acceso a
las bibliotecas está
controlado y restringido a
los usuarios que exhiban los
correspondientes permisos.
Se establecen 5 niveles de
acceso (pueden ampliarse o
reducirse): Lector, Agregador, Editor, Aprobador
y Responsable.
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